0
2
10/10/2024
Современные компании сталкиваются с растущей сложностью бизнес-процессов, изменяющимся законодательством и необходимостью постоянного повышения конкурентоспособности. В этих условиях успешная деятельность бизнеса невозможна без эффективно выстроенных и работающих бизнес-процессов, а также без слаженного взаимодействия между различными подразделениями компании, включая внутренний аудит. Такая связь часто является критически важной, поскольку именно от ее качества зависит оперативность выявления и устранения проблем, а также способность компании адаптироваться к изменениям.
Традиционно внутренний аудит воспринимается как контролирующий орган, задача которого – искать ошибки, нарушения и докладывать об этом совету директоров и собственникам компании. Однако современный внутренний аудит работает иначе. Сегодня внутренний аудит все чаще рассматривается как партнер менеджмента, который не просто выявляет проблемы, но и помогает их предотвращать.
Одним из ключевых принципов эффективного взаимодействия является вовлечение аудиторов в процессы на ранних стадиях. Это позволяет избежать многих ошибок и недоразумений, а также выстраивать отношения доверия между менеджментом и внутренним аудитом.
Главная цель работы внутреннего аудита точно такая же, как и у менеджмента: повышение эффективности работы компании. Когда аудиторы и руководство компании работают в тандеме, это приносит ощутимую пользу всем сторонам и позволяет достичь таких результатов, как:
оптимизация бизнес-процессов. Внутренний аудит, будучи независимой функцией, может взглянуть на бизнес-процессы компании со стороны. Это позволяет выявить не только явные нарушения, но и скрытые резервы для улучшения процессов. Например, внутренние аудиторы могут предложить более эффективные способы распределения ресурсов, автоматизации работы или улучшения контроля за выполнением задач;
поддержка принятия решений. Результаты внутреннего аудита могут использоваться менеджментом для принятия управленческих решений. Внутренние аудиторы предоставляют объективную информацию о текущем состоянии дел в каком-либо процессе компании, что позволяет руководству принимать более взвешенные и обоснованные решения. Важно, чтобы эти данные были представлены в простой и понятной форме, чтобы менеджмент мог их использовать максимально эффективно;
повышение качества управления рисками. В условиях растущей неопределенности бизнеса управление рисками становится одной из важнейших задач компании. Внутренний аудит способен предоставить независимую оценку системы управления рисками, выявить потенциальные угрозы и предложить меры по их минимизации. В свою очередь, менеджмент, используя результаты аудита, получает возможность оперативно корректировать процесс управления рисками, повышая его эффективность.
Для того чтобы взаимодействие между внутренним аудитом и менеджментом было продуктивным, необходимо следовать ряду ключевых принципов:
Открытость и прозрачность. Менеджмент и внутренний аудит должны строить свои отношения на основе открытости и взаимного доверия. Аудиторы должны четко объяснять свои цели и задачи, а также предоставлять информацию о ходе и результатах аудита. Важно, чтобы все участники процесса понимали, что аудит – это не наказание, а возможность улучшить работу компании;
Взаимное уважение. Уважение к мнению друг друга – залог успешного взаимодействия. Внутренние аудиторы должны внимательно относиться к аргументам менеджмента, а менеджмент, в свою очередь, не должен игнорировать рекомендации аудиторов. Важно понимать, что обе стороны работают ради общей цели – улучшения работы компании;
Четкость и простота отчетности. Внутренний аудит должен предоставлять менеджменту отчеты, которые просты и понятны как по формату, так и по содержанию. Объем информации в аудиторском отчете должен быть необходимым и достаточным для того, чтобы менеджмент четко понимал контекст, значимость аудиторских обнаружений, рекомендации по улучшениям. Менеджменту и внутреннему аудиту имеет смысл заранее договориться о формате отчета и иных ожиданиях от него, чтобы избежать недопонимания и двойной работы;
Объективность. В своих отчетах внутренний аудит должен не только предоставлять информацию о тех недостатках, которые были выявлены в ходе аудита, а также открыто говорить о том, какие сильные стороны проверяемого процесса они отметили, какие улучшения произошли в проверяемом процессе по сравнению с прошлым аудитом и пр. Это позволяет высшему руководству, совету директоров и собственникам компании видеть целостную большую и сбалансированную картину бизнес-процесса и, как следствие, принимать взвешенные решения;
Соблюдение сроков и договоренностей. Сроки проведения аудита должны быть четко оговорены заранее. Это поможет избежать нежелательных ситуаций с чрезмерной загрузкой сотрудников аудируемого подразделения и соответствующим их недовольством, задержек с предоставлением информации и затягивания сроков аудита. Важно, чтобы внутренний аудит всегда стремился к выполнению своих обязательств в срок, а менеджмент – оперативно реагировал на его рекомендации.
Несмотря на важность взаимодействия, существуют определенные ошибки, которые могут существенно снизить его эффективность. Вот несколько примеров того, чего не стоит делать:
Игнорирование рекомендаций внутренних аудиторов. Менеджмент не должен игнорировать результаты аудита или относиться к ним с недоверием. Важно помнить, что внутренний аудит стремится помочь компании, а не наказать сотрудников;
Излишняя бюрократия. Аудиторы не должны создавать дополнительные сложности для менеджмента. Отчеты и рекомендации должны быть конкретными и простыми для внедрения;
Непрозрачность. Если стороны скрывают свои намерения или не до конца объясняют свои действия, это может вызвать недоверие и разрушение взаимоотношений между внутренним аудитом и менеджментом;
Использовать внутренний аудит в качестве арбитра. Периодически в процессе работы или в процессе обсуждения или выполнения рекомендаций внутреннего аудита между различными подразделениями компании могут возникать разногласия и споры относительно сфер ответственности. Такие споры должны быть разрешены этими подразделениями самостоятельно. Внутренний аудит может высказать свое мнение относительно конкретной ситуации, но не должен привлекаться в качестве арбитра для решения вопроса, так как это решение аудитора может быть воспринято как навязанное и выполняться не будет.
Примером успешного взаимодействия внутреннего аудита и менеджмента может быть крупная производственная компания, которая несколько лет назад столкнулась с проблемами в качестве внедрения ERP-системы. Внутренний аудит выявил ряд ключевых проблем, связанных с отсутствием важных автоматизированных контрольных процедур и некорректным разделением полномочий. Совместно с менеджментом были обсуждены конкретные меры по улучшению системы контроля. В результате компания смогла повысить эффективность процессов, реализованных в ERP-системе, а также обеспечить высокий уровень внутреннего контроля.
Другой пример – телекоммуникационная компания, которая с помощью внутреннего аудита выявила каналы потери части своей выручки. Внутренние аудиторы выявили, что определенная категория звонков абонентов отсеивалась в процессе тарификации и не попадала в счета на оплату. Менеджмент, воспользовавшись рекомендациями внутреннего аудита, пересмотрел алгоритмы тарификации, что позволило компании исключить потери и увеличить свою выручку.
Взаимодействие между внутренним аудитом и менеджментом – это не просто формальность, а важный инструмент для повышения эффективности работы компании. Принципы открытости, честности, взаимного уважения и простоты коммуникации являются основой успешного сотрудничества. Если обе стороны будут следовать этим принципам, внутренний аудит станет неотъемлемой частью управления рисками, оптимизации процессов и повышения качества работы компании в целом.
Помните, что внутренний аудит – это не просто проверка, а важный инструмент, который может помочь компании двигаться вперед, обходя препятствия и эффективно реагируя на вызовы современного бизнеса.
О том, как внутренний аудит способствует повышению эффективности бизнеса, и о практических примерах такого взаимодействия расскажут представители крупнейших российских компаний на сессии по внутреннему аудиту в рамках международного форума «Всемирный день качества в России». Сессия «Как внутренний аудит помогает повышать качество продукции, услуг и бизнес-процессов» состоится 11 ноября, в первый день работы форума, и на ней выступят руководители внутреннего аудита госкорпорации «Росатом», «ВымпелКома», «Аэрофлота», X5 Group, РОСБАНКа, Askona Life Group.
