Как повысить скорость и прозрачность процесса согласования договоров

По данным исследования IACCM, 92% времени в работе с договорами уходит на процесс согласования. Как следствие, между командами возникают трения, а недостаток скорости может повредить способности компании закрывать сделки. 

Автоматизация договорного процесса позволяет увеличить скорость работы с документами и минимизировать риски ошибок. А еще она делает каждый шаг понятнее и прозрачнее. Вы можете смотреть на процесс как на маршрут на карте, находить узкие места и выбирать другой маршрут, чтобы «объехать пробку». Точнее, оптимизировать процесс так, чтобы действительно качественно расширить «узкое горло».

Рассмотрим практику автоматизации договорного документооборота в «Диджитал Дизайн». 

Основной вид договоров в компании, которые требуют согласования, – это договор на работы и услуги. Он связан с основной деятельностью – оказанием услуг по внедрению и развитию ИТ-систем для наших заказчиков. Именно по этим договорам в компании осуществляется коммерческая деятельность, приносящая прибыль.

Особенности согласования договоров

1. Большое число участников процесса из разных подразделений, из разных региональных офисов;

2. Сложный процесс, который подчиняется ряду внутренних правил компании;

3. Высокий риск ошибки из-за человеческого фактора;

4. Высокая стоимость ошибки.

В соответствии с принятой системой менеджмента качества компания «Диджитал Дизайн» стремится регламентировать и автоматизировать внутренние бизнес-процессы. Работа с договорами уже давно была автоматизирована в компании, но используемая более 10 лет система на базе платформы Docsvision потребовала обновления и модернизации, чтобы соответствовать новым требованиям к скорости изменения процессов и потребности в адаптации.

1. Процесс согласования договоров инициирует коммерческая дирекция после конкурсных процедур и согласования коммерческого предложения с заказчиками. Договор может быть в формате компании-заказчика, компании-исполнителя или в формате, который отвечает требованиям ФЗ-243 или ФЗ-44. Вместе с договором готовится смета на работы, которая согласуется с руководителем соответствующего подразделения.

2.  Тендерно-договорной отдел  получает основные артефакты от коммерческого блока: договор и смету. Далее в  Системе электронного документооборота  на базе платформы Docsvision сотрудник ТДО вносит данные в карточку договора, которые позволяют автоматически построить маршрут согласования:

• определить последовательность согласования, участников согласования и  время реакции , что позволяет следить за соблюдением  SLA , собирать данные в отчет, чтобы сотрудники могли анализировать и улучшать работу;

• при необходимости назначить групповые задания, которые выполняются в зависимости от загруженности сотрудников, сложившейся практики внутри компании.

3. В согласовании участвуют:

• сотрудники юридического подразделения; 

• сотрудники финансового подразделения;

• руководители производственных подразделений, которые будут осуществлять работы по новым обязательствам; 

• топ-менеджмент в зависимости от условий договора и внутренних регламентов компании. Например, в зависимости от суммы контракта.

4. Процесс согласования проходит последовательно. Каждый последующий участник видит комментарии предыдущего. 

5. После прохождения круга согласования сотрудники ТДО получают документ с правками, запросами к другим сотрудникам компании. 

6. После исправления замечаний договор уходит на новый круг согласования.

7. После полного согласования внутри компании договор направляется на согласование заказчику. 

8. После получения правок от заказчика договор снова проходит свой круг согласования.

Процесс подписания

1. После согласования договора юристы финально просматривают документ и проверяют, чтобы все замечания были исправлены. 

2. После проверки юристами договор можно направлять лицам, подписывающим договоры, задания на подпись в СЭД. 

3. Далее договор может быть подписан в электронном виде через юридически значимый онлайн-документооборот между организациями или на бумаге.

Процесс хранения оригиналов

После подписания все договоры в оригинальном виде хранятся в отделе бухгалтерии, а также в электронном архиве.

Роль автоматизации в компании

Автоматизация бизнес-процессов компании, в том числе договорного документооборота, позволяет выполнять основные требования  системы менеджмента качества . То есть измерять результативность и эффективность каждого процесса, предупреждать несоответствия, устранять их причины и постоянно улучшать всю СМК.

Напутствие

Несмотря на все описанные плюсы от автоматизации процесса согласования договоров, перед стартом подобного проекта следует вначале описать процессы, убедиться в их работоспособности, а затем дополнять их ИТ-системой, которая автоматизирует то, что уже работает. И при выборе ИТ-системы ориентироваться следует на две вещи: на функциональность, которая должна закрывать описанные требования, и команду, с которой предстоит работать в проекте внедрения и развития.