Для руководителя тайм-менеджмент – обязательное условие эффективной работы и выполненных в срок задач. Основным инструментом оптимизации управления временем считается органайзер. Чем руководствоваться при выборе?
1
2
30/10/2018
Метод Лимончелли
Гуру тайм-менеджмента для системных администраторов Томас Лимончелли советует использовать компьютерные органайзеры совместно с бумажными. Его система состоит из трех составляющих:
- календарь;
- список дел;
- долгосрочные цели.
В календарь вносятся встречи, дни рождения и другие повторяющиеся мероприятия. В список дел – все запланированные задачи в порядке их приоритета. «A» – дела на сегодня, «B» – задачи, которые необходимо завершить в ближайшее время, «C» – все остальные. В списке целей – долгосрочные планы.
Метод Трейси
Брайан Трейси использует в органайзере систему, аналогичную приведенной выше. Он выделяет пять видов задач:
- «A» – очень важные дела;
- «B» – обязательные;
- «C» – желательные;
- «D» – делегируемые;
- «E» – ненужные дела, которые можно не выполнять.
Метод Аллена
Дэвид Аллен, в отличие от Трейси, предлагает делить в ежедневнике задачи на четыре категории:
- конкретные дела;
- этапы реализации проектов;
- запланированные дела;
- несрочные задачи, которые можно было бы сделать. Сюда же относятся и возникающие идеи.
Метод Архангельского
Наш соотечественник Глеб Архангельский расставляет приоритеты по следующему принципу: выделить в ежедневнике главную задачу дня, которую можно закрыть сегодня. Затем направить силы на решение части большой проблемы. Далее устранить неприятную задачу дня.
Кроме того, в этой системе предусмотрены фиксированные встречи и гибкие задачи, составляющие отдельные списки.
Метод Кови
Стивен Кови использует «Матрицу Эйзенхауэра» для оптимизации времени. Здесь четыре вида задач:
- важные и срочные,
- важные и несрочные,
- срочные, но неважные,
- неважные и несрочные.
Метод Парабеллума
Бизнесмен Андрей Парабеллум, как и Кови, классифицирует задачи по «Матрице Эйзенхауэра». Однако дополнительно он разделяет их в органайзере на утренние, дневные, вечерние и задачи перед сном.
Авторский метод
Каждый из вышеперечисленных методов имеет свои достоинства и недостатки. Результатом их анализа стала разработка собственного способа организовать рабочий процесс - универсального органайзера LOGBOOK.
Он соединяет лучшие идеи основных систем планирования. LOGBOOK – инструмент селф-менеджмента. Он дополняет рассмотренные методики распределения времени, помогает расставить задачи по приоритетам и упорядочить мысли.
Структура LOGBOOK
В зависимости от решаемых задач разворот органайзера можно использовать для любого периода – день, неделя или даже месяц. Правая страница – страница фокусировки, т.е. список дел на период.
Категория «A» – 3–4 самых важных, но несрочных задачи. От их решения может зависеть крупный проект или развитие компании. Таких дел не должно быть много, и они контролируются в первую очередь, ежедневно.
В категорию «B» входят 5–6 менее важных дел, которые, тем не менее, нужно обдумать и вовремя выполнить.
«C» – все остальные задачи. Если время не позволяет, дела третьей категории можно сделать позже.
Вертикальная линия на правой странице отделяет область для записи имен людей, с которыми нужно созвониться или встретиться по конкретному делу. Внизу страницы, в так называемом подвале, фиксируются дела, запланированные ранее на текущий период. Позже они распределяются по категориям.
Имеет смысл оставлять пустые строки во всех блоках: ситуация может измениться, значит, придется добавить новых задач
Если список полностью заполнен, а дел по-прежнему много, настал момент делегировать часть дел коллегам или договориться с вышестоящим руководством о распределении задач.
Левая часть органайзера – страница «хаоса». Она предназначена для оперативной фиксации. Записывайте сюда все задачи, которые возникают в этот период, а затем распределяйте их по категориям «A», «B», «C».
Клеить стикеры, записывать напоминания, фиксировать поручения, которые даны сотрудникам, можно и нужно.
Как правильно заполнять органайзеры
1. Главная цель – на первой странице
Чтобы не забыть о главной цели, нужно записать ее на одной из первых страниц. Таким образом при каждом открывании планировщика перед глазами будет находиться напоминание о важных стратегических задачах, а не о текущих рутинных делах.
2. Вычеркивайте решенные дела
Если задача выполнена – смело вычеркивайте ее из списка. Если же понимаете, что не справляетесь, переносите задачу в список дел следующего периода.
3. Сверяйтесь с курсом
В конце органайзера записывайте планы на месяцы и годы вперед. Когда заполняете задачи на более короткие промежутки времени, всегда стоит сверяться с глобальными задачами в конце планировщика.
4. Записывайте идеи
На последней странице планировщика записывайте идеи, которые хотели бы реализовать. Так появится банк идей, которыми можно пользоваться в дальнейшем.
Использование перечисленных методов распределения времени на практике помогает высвободить дополнительные ресурсы руководителя. Если освободить в дневном графике 2 часа от рутинных дел, в месяце появится 40 «лишних» часов на решение действительно важных стратегических задач.
Нравится: 2
Была ли статья полезна? Да Нет
распечатать статью
Александра
