прочитано
#лидерство #карьера #гайд #стратегия

Для руководителя тайм-менеджмент – обязательное условие эффективной работы и выполненных в срок задач. Основным инструментом оптимизации управления временем считается органайзер. Чем руководствоваться при выборе?

0 590

Метод Лимончелли

Гуру тайм-менеджмента для системных администраторов Томас Лимончелли советует использовать компьютерные органайзеры совместно с бумажными. Его система состоит из трех составляющих:

  • календарь;
  • список дел;
  • долгосрочные цели.

В календарь вносятся встречи, дни рождения и другие повторяющиеся мероприятия. В список дел – все запланированные задачи в порядке их приоритета. «A» – дела на сегодня, «B» – задачи, которые необходимо завершить в ближайшее время, «C» – все остальные. В списке целей – долгосрочные планы.

Метод Трейси

Брайан Трейси использует в органайзере систему, аналогичную приведенной выше. Он выделяет пять видов задач:

  1. «A» – очень важные дела;
  2. «B» – обязательные;
  3. «C» – желательные;
  4. «D» – делегируемые;
  5. «E» – ненужные дела, которые можно не выполнять.

Метод Аллена

Дэвид Аллен, в отличие от Трейси, предлагает делить в ежедневнике задачи на четыре категории:

  • конкретные дела;
  • этапы реализации проектов;
  • запланированные дела;
  • несрочные задачи, которые можно было бы сделать. Сюда же относятся и возникающие идеи.

Метод Архангельского

Наш соотечественник Глеб Архангельский расставляет приоритеты по следующему принципу: выделить в ежедневнике главную задачу дня, которую можно закрыть сегодня. Затем направить силы на решение части большой проблемы. Далее устранить неприятную задачу дня. 

Кроме того, в этой системе предусмотрены фиксированные встречи и гибкие задачи, составляющие отдельные списки.

Метод Кови

Стивен Кови использует «Матрицу Эйзенхауэра» для оптимизации времени. Здесь четыре вида задач:

  • важные и срочные,
  • важные и несрочные,
  • срочные, но неважные,
  • неважные и несрочные.

Метод Парабеллума

Бизнесмен Андрей Парабеллум, как и Кови, классифицирует задачи по «Матрице Эйзенхауэра». Однако дополнительно он разделяет их в органайзере на утренние, дневные, вечерние и задачи перед сном.

Авторский метод

Каждый из вышеперечисленных методов имеет свои достоинства и недостатки. Результатом их анализа стала разработка собственного способа организовать рабочий процесс - универсального органайзера LOGBOOK.

Он соединяет лучшие идеи основных систем планирования. LOGBOOK – инструмент селф-менеджмента. Он дополняет рассмотренные методики распределения времени, помогает расставить задачи по приоритетам и упорядочить мысли.

Структура LOGBOOK

В зависимости от решаемых задач разворот органайзера можно использовать для любого периода – день, неделя или даже месяц. Правая страница – страница фокусировки, т.е. список дел на период.

92Мим_инфографика3.jpg

Категория «A» – 3–4 самых важных, но несрочных задачи. От их решения может зависеть крупный проект или развитие компании. Таких дел не должно быть много, и они контролируются в первую очередь, ежедневно.

В категорию «B» входят 5–6 менее важных дел, которые, тем не менее, нужно обдумать и вовремя выполнить.

«C» – все остальные задачи. Если время не позволяет, дела третьей категории можно сделать позже.

Вертикальная линия на правой странице отделяет область для записи имен людей, с которыми нужно созвониться или встретиться по конкретному делу. Внизу страницы, в так называемом подвале, фиксируются дела, запланированные ранее на текущий период. Позже они распределяются по категориям.

Имеет смысл оставлять пустые строки во всех блоках: ситуация может измениться, значит, придется добавить новых задач

Если список полностью заполнен, а дел по-прежнему много, настал момент делегировать часть дел коллегам или договориться с вышестоящим руководством о распределении задач.

Левая часть органайзера – страница «хаоса». Она предназначена для оперативной фиксации. Записывайте сюда все задачи, которые возникают в этот период, а затем распределяйте их по категориям «A», «B», «C».

Клеить стикеры, записывать напоминания, фиксировать поручения, которые даны сотрудникам, можно и нужно.

Как правильно заполнять органайзеры

1. Главная цель – на первой странице 

Чтобы не забыть о главной цели, нужно записать ее на одной из первых страниц. Таким образом при каждом открывании планировщика перед глазами будет находиться напоминание о важных стратегических задачах, а не о текущих рутинных делах. 

2. Вычеркивайте решенные дела

Если задача выполнена – смело вычеркивайте ее из списка. Если же понимаете, что не справляетесь, переносите задачу в список дел следующего периода. 

3. Сверяйтесь с курсом

В конце органайзера записывайте планы на месяцы и годы вперед. Когда заполняете задачи на более короткие промежутки времени, всегда стоит сверяться с глобальными задачами в конце планировщика. 

4. Записывайте идеи

На последней странице планировщика записывайте идеи, которые хотели бы реализовать. Так появится банк идей, которыми можно пользоваться в дальнейшем. 

Использование перечисленных методов распределения времени на практике помогает высвободить дополнительные ресурсы руководителя. Если освободить в дневном графике 2 часа от рутинных дел, в месяце появится 40 «лишних» часов на решение действительно важных стратегических задач.