прочитано
#бережливое производство #персонал #эффективность бизнеса #обзор

Чем больше мы можем получить с каждого вложенного рубля, тем больше прибыль и искренняя радость инвесторов. На самом деле в бизнес вкладываются не только деньги и не только рост прибыли определяет его эффективность. Давайте разбираться.

0 287

Ресурсами в бизнесе называют абсолютно все, что используется в работе. Обычно под этим словом понимают только материальные или финансовые активы: деньги, средства производства, помещения любых назначений, сырье, энергия. Но не менее важны и ресурсы нематериальные: время, люди, знания и опыт, информация, ноу-хау. И все эти источники должны работать с максимальной отдачей.

Ниже приведены пять способов оптимизации ресурсов, которые нетрудоемкие для внедрения, но при этом экономят немало затрат.

Способ первый. Структурировать работу руководителя

Часто говорят, что время – деньги, но время значительно ценнее денег. Просто потому, что этот ресурс не возобновляем и купить его не получится: израсходовал – и нету. Те дни, а то и годы, которые вкладываются в бизнес, надо использовать очень эффективно. Чтобы время в компании не тратилось зря, лидер должен начать с себя.

От упорядоченного графика руководителя зависит работа подчиненных. Руководитель должен вести персональный органайзер. Если он заранее знает, когда и чем нужно заниматься, устанавливает себе дедлайны на каждое дело, он избежит попадания в цейтнот. 

Сегодня выбор систем планирования огромен. Это классические бумажные ежедневники, необычные органайзеры типа «циферблатов» Chronodex, различные электронные календари и программы. Важно выбрать наиболее подходящий для вас вариант или придумать его самостоятельно. Так и не найдя органайзер, который бы устраивал меня полностью, я разработал собственную структуру еженедельника – Logbook, в котором все поступающие дела распределяю по уровню значимости и срочности. В итоге возросло не только количество свободного времени, но и качество выполняемой работы. Рекомендую также использовать бумажный планировщик в паре с электронным, например с «Google Календарь». Это просто и удобно.

Проверенный метод сокращения продолжительности совещаний – проводить их стоя

Стоит помнить, что существует множество компьютерных программ, позволяющих автоматизировать управление проектами, – например, очень популярный в среде айтишников Trello. А если это покажется сложным, всегда можно воспользоваться инструментом производственной системы Toyota (TPS), так называемой «канбан-доской» – обычной магнитно-маркерной офисной доской, на которой отражается перемещение задачи между исполнителями или стадиями работы.

Очень важно соблюдать информационную гигиену – не все электронные письма одинаково полезны. И, как это ни смешно, огромное значение имеет соблюдение порядка на рабочем месте. Когда в рабочей зоне отсутствует лишнее, а все нужное лежит на своих местах, это экономит время и снижает утомляемость. И если руководитель хочет, чтобы на столах работников был порядок, его стол должен служить образцом.

Соблюдайте информационную гигиену – не все электронные письма одинаково полезны

Для руководителя принципиальное значение имеет умение делегировать задачи. В жизни компании есть множество вещей, которые не то что контролировать, о них и знать не надо. Формализация проведения совещаний, соблюдение регламентов – весьма существенно берегут время. Кстати, есть проверенный метод сокращения продолжительности совещаний – проводить их стоя. Затягивать обсуждения в таких условиях обычно никому не хочется. 

Я сам долгое время страдал от постоянной нехватки времени и был вынужден приезжать на работу по выходным, пока не нашел выход. Благодаря выработанным мной требованиям к документам количество бумаг, которые попадали ко мне на стол, сократилось с пачки толщиной в 30 см до 2–3 см в день. Оказалось, что с большей частью бумаг исполнители вполне могут справиться без моего участия.

Способ второй. Развивать сотрудников

Еще один значительный ресурс, нуждающийся в оптимизации, – люди. Обычно под этой фразой понимают сокращение штата, но это не так. Оптимизация работников – это получение от них максимальной отдачи. Хорошие сотрудники постоянно развиваются и через какое-то время перерастают уровень стоящих перед ними задач. И тогда, если не происходит соответствующего изменения полномочий, теряется мотивация и качество работы падает. Если в компании отсутствует встроенная система мониторинга сотрудников, которая позволяет отслеживать подобные ситуации, риск потери ценных кадров достаточно велик.

В компании, которую я консультировал, раз в год отдел кадров проводит подробное исследование сотрудников по методу «360 градусов», когда собираются мнения руководителей, коллег, подчиненных, заказчиков, самих испытуемых, проводится беседа с сотрудником и его непосредственным руководителем, и с учетом этого принимается решение о дальнейшем продвижении или перемещении. Эта компания постоянно увеличивает свою рентабельность, и кадровая политика играет в этом не последнюю роль. Конечно, такой подход требует высокого уровня доверия между персоналом и руководством, но одновременно он сам является инструментом создания такого доверия. Здесь стоит обратить особое внимание на методы TPS, подробно описанные, например, в «Талантливых сотрудниках» Дэвида Майера и Джеффри Лайкера.

Однако на основе «360 градусов» не всегда удается определить, как человек поведет себя в новой должности. В такой ситуации можно использовать профессиональные тесты, профильные бизнес-кейсы, assessment-центры. Эти инструменты позволяют создать аналог присущей для работы ситуации и оценить поведение человека.

Способ третий. Сохранять полученный опыт

Знания и опыт нарабатываются годами. Но если их носителем являются отдельные работники, то эти знания принадлежат не компании, а этим сотрудникам. И с их уходом бесценные сведения утрачиваются. Подробные письменные описания всех процессов в организации, зафиксированные стандарты выполнения операций не только помогут унифицировать работу, но и сберегут месяцы, а то и годы труда. 

Людей тяжело убедить записывать свои «секреты» на бумагу – так, по их мнению, они лишаются «гарантии от увольнения» 

Я как минимум трижды сталкивался с ситуацией, когда уход ключевых сотрудников приводил компании к огромному ущербу, а один раз – и к закрытию. Преждевременная гибель главного технолога кондитерского производства оставила компанию без оригинальной рецептуры, на которой строилась ее репутация. Технолог, который лично дозировал ингредиенты, очень гордился своей памятью и не вел систематизированных записей. В один момент из лидера отрасли компания превратилась в заурядную пекарню, прибыль сократилась, и производство, в которое были вложены значительные инвестиции, перестало окупаться.

Людей очень тяжело убедить записывать все свои «секреты» на бумагу, они понимают, что это их «гарантия от увольнения». Но знания и опыт, приобретенные за время работы в компании, должны оставаться в компании, это часть ее капитала. Стандартизация – не только залог качественного выполнения работ, но и способ сохранения навыков.

Способ четвертый. Минимизировать запасы

У всех производственных организаций и не только всегда остро стоит проблема складских площадей. Склады постоянно разрастаются, превращаясь в свалку материалов и оборудования. На самом деле это груды денег, которые извлечены из оборота и ржавеют или гниют за высоким забором незаметно для руководства. Запасы, которые хранятся на складе, – в принципе зло, от которого надо по возможности избавляться, доводя до разумного минимума. 

В строительных компаниях обычно используются два типа складов – централизованные и приобъектные. Централизованный склад – это перевалочная база, куда поступают материалы и оборудование от поставщиков, остаются на хранение или распределяются по объектам. В компании, которую я консультирую, было два централизованных склада. Мы выяснили, что при правильно организованной логистике один склад можно вообще не использовать, а площадь второго сократить на 75%. Изменив всего один бизнес-процесс без каких-либо затрат, компания ежемесячно экономит порядка 500 тыс. руб. за счет снижения транспортных расходов и сдачи в аренду избыточных складских площадей.

Запасы на складе – зло, от которого надо избавляться

Подход JustInTime (JIT), предполагающий выполнение всех работ, в том числе и поставку материалов, «точно вовремя», не раньше и не позже, давно доказал свою эффективность в Toyota. К сожалению, у нас можно встретить успешные примеры применения JIT в основном в сфере общественного питания.

Способ пятый. Отказаться от излишней техники

Еще один ресурс, зачастую требующий оптимизации, – средства производства. Это могут быть как компьютеры в офисе, так и станки в цехе. Существует распространенное заблуждение, что чем современнее и производительнее будет оборудование, тем лучше оно будет работать. Сотрудники очень любят писать заявки на приобретение чего-либо новейшего и мощнейшего. Но если возможности средств производства превышают потребности, это приводит только к убыткам. И дело не только в переплате за само оборудование, комплектующие и расходные материалы. Излишняя мощность требует дополнительных энергоресурсов, а недостаточная загрузка вызывает соблазн эту возможность как-то использовать. В результате «про запас» производятся ненужные продукты, которые потом лежат на складе и генерируют новые потери.

Я разработал специальный бланк для заказа новой техники, в котором нужно изложить экономическое и техническое обоснование любого нового приобретения. В том числе провести сравнение покупки, аренды техники и даже передачи выполняемой ей работы на аутсорсинг. Количество заявок сократилось в семь раз. Простой бланк только в одной компании сэкономил порядка трех миллионов в год. 

Не стоит ждать увеличения прибыли от эффективной компании

Под конец хочу напомнить, что увеличение прибыли – это прекрасно, но от эффективной компании его ожидать не стоит: если все бизнес-процессы оптимизированы, уровень дохода без изменения внешних факторов останется стабильным. Или, точнее сказать, стабильно высоким. Поэтому в какой-то момент рост резко остановится. Парадоксально, но именно к этому следует стремиться. К достижению максимума.