Обучение по TWI. Как применять программу?

Суть TWI

Программа делает акцент на качестве обучения, так как работа неправильно обученных сотрудников способствует лишним производственным затратам. 

Чтобы обучение было эффективным, необходимо применять четыре принципа:

1. установить стандарты;

2. разработать хорошие стандарты обучения;

3. методически правильно провести обучение;

4. не торопиться с завершением обучения.

Кроме этого необходимо подготовить наставников, владеющих не только знаниями предмета работы, технической информацией, но и навыками постоянного улучшения работы, лидерства и управления людьми, обучения.

Как часто классическое обучение в стиле «делай как я» приносит свои плоды?

Практически никогда!

Потому что метод «рассказать и показать» навыки работы не формирует, человек не получает свой двигательный опыт! Вот почему большинство курсов, на которые отправляют сотрудников, неэффективны.

Об истории появления TWI и о том, почему такая программа нужна предприятиям сейчас, читайте в статье «Обучение по TWI. Зачем это нужно?».

Рассмотрим, в чем особенность системы TWI.

Основные элементы TWI: 

1. Четырехэтапный метод обучения персонала – он стандартизирует процесс обучения наставником;

2. Стандарты обучения – стандартизируют выполнение операции;

3. Матрица компетенций – позволяет оценить результативность сотрудников и спланировать обучение

Четырехэтапный метод обучения

В основе этого метода лежит алгоритм действий Чарльза Аллена: 

1. подготовить ученика; 

2. показать, что и как делать; 

3. проверить усвоенное на практике; 

4. проконтролировать выполнение. 

Без всех этих этапов, как показывают практика и опрос обучающихся, возникает иллюзия, что все очень просто. Но в результате это выливается в непонимание процесса работы, низкую производительность, бракованные изделия, лишние затраты времени и ресурсов. 

Система изначально кажется громоздкой, но, единожды обучив сотрудника, можно быть уверенным, что он будет трудиться безопасно, качественно и производительно. 

Рассмотрим этапы детально.

Первый – подготовка ученика. Включает мини-этапы, на которых необходимо: 

• ободрить, успокоить, мотивировать на успех;

• сообщить название операции;

• выяснить, что новичок знает о работе, операции, процессе;

• пробудить интерес к освоению работы;

• помочь ученику занять правильное положение при обучении.

Второй – ознакомление ученика с операцией. На этом этапе необходимо:

• показать молча, как выполняется операция;

• показать и рассказать основные этапы;

• еще раз показать, рассказать основные этапы, выделяя ключевые моменты;

• снова показать, рассказать основные этапы, выделяя ключевые моменты и объясняя причины выделения каждого ключевого момента;

• инструктировать ученика четко и терпеливо, излагая всю необходимую информацию;

• не давать больше материала, чем можно усвоить за один раз.

Третий – пробное выполнение операций учеником, где он:

• выполняет операцию (наставник исправляет его ошибки);

• выполняет операцию, называя основные этапы;

• выполняет операцию, называя основные этапы и ключевые моменты;

• выполняет операцию, называя основные этапы, ключевые моменты и причины выполнения ключевых моментов;

• повторяет процесс, пока материал не будет усвоен.

Четвертый – проверка и окончательная отработка навыков ученика, где необходимо:

• дать ученику здание;

• сказать, к кому он может обратиться за помощью;

• периодически проверять, как идут дела;

• поощрять вопросы;

• постепенно сокращать объем помощи и контроля.

При таком обучении задействуются максимальное количество рецепторов и логика обучающегося:

• во время визуального показа у ученика создается зрительный образ операции;

• выделение этапов операции акцентирует внимание ученика на действиях, которые продвигают работу вперед;

• акцент на ключевых моментах разъясняет вопросы, связанные с безопасностью, качеством, рациональными приемами работы и затратами;

• объяснение причинно-следственной связи способствует тому, что ученик понимает, почему действовать нужно именно так, и что произойдет, если выполнить по-другому;

• практическое применение навыков, где ученик выполняет операцию сам и сам объясняет свои действия, основные этапы и ключевые моменты, способствует закреплению материала на двух уровнях – мышечно-двигательном и речевом. 

Такой четырехэтапный метод также позволяет стандартизировать саму методику обучения. Если внедрить такой стандарт работы и сформировать по нему навык с помощью наставника, инструктора, то этот процесс быстро и безошибочно будет производить любой новый человек.

Разработка стандартов обучения

Стандартом TWI заложены четкие правила разработки стандартов обучения, и они отличаются от классических СОП. Эти правила необходимо соблюдать для того, чтобы обучение было качественным.

Основной этап – это:

1. действие,

2. которое продвигает работу вперед 

3. и является логически завершенным.

То есть это любая логическая часть процесса, которая помогает продвигать работу вперед или придавать дополнительные преимущества продукту.

Ключевые моменты – это факторы, аспекты, влияющие на:

• безопасность,

• качество,

• приемы работы,

• затраты.

Для примера давайте рассмотрим, как качество гигиены рук зависит от применения тех или иных стандартов. При использовании стандарта в виде картинок, разработанных Всемирной организацией здравоохранения, зафиксированы несоответствия качества гигиены рук в 21% случаев. Тщательная проработка основных этапов и ключевых моментов безопасного и качественного выполнения операции после обучения свыше 800 сотрудников показала существенное улучшение качества.

Подробнее о применении TWI в медицине читайте в статье «TWI – методологическая основа качества в медицине».

Если стандартов обучения нет или они разработаны без соблюдения правил, то на выходе вы получите огромную разницу в навыках работников и, как следствие, в их производительности, качестве, безопасности работы и оказания услуг. 

Если стандарты есть, но никто не занимается формированием навыков у работников, то история аналогичная – метод проб и ошибок, разная производительность, разное качество товаров или оказания услуг.

И еще один важный вывод: сами по себе стандарты навыки не формируют. Стандартизация позволяет обучать всех работников одинаковому выполнению операций.

Это дает возможность не зависеть от человеческого фактора, когда:

• условный мастер Семеныч не объяснил новобранцу Коле, как настраивать скорость подачи материала; 

• мастер Иваныч объяснил Диме, как делать отверстие в сложной детали, но Дима не понял один важный нюанс; 

• руководитель отдела забыл сказать новому продавцу, как отвечать клиенту в случае, если товара сейчас нет, и так далее.

Инцидент может произойти через месяц, год, пять лет, и никто не свяжет это с тем, что ученика не научили надлежащим образом. Зато навесят ярлык необучаемого. Стандартизация процесса и стандартизация обучения выводят на одинаковую производительность и принципы оказания услуг.

Матрица компетенций

Для дальнейшего развития компании и ее сотрудников необходимо анализировать процессы и навыки людей. Результаты удобно сводить в единую таблицу – матрицу компетенций. Это третий важный элемент в системе TWI, который позволяет наглядно увидеть, какими навыками обладает тот или иной сотрудник, где, в каких процессах и операциях он может подменить заболевшего, ушедшего в отпуск или уволившегося сотрудника, кто настолько профессионален, что может обучать других, кому можно доверить адаптацию и обучение новичков, каков план обучения.

Матрицу компетенций используют во многих проектах бережливого производства, но в сокращенном варианте. Зачастую она используется для визуализации квалификации работников и аудита производственной системы, но в ней нет плана обучения и развития сотрудников.

Если такого плана нет, то и развития предприятия нет, на каком-то этапе может произойти регресс производственной системы. Непрерывные улучшения – обязательное условие роста производительности труда, улучшения качества и увеличения прибыли.   

Важно, чтобы матрицу компетенций заполнял не один руководитель производства на все 150 человек, а бригадиры небольших участков, мастера производственного обучения или наставники – один на 10-12 работников. Иначе есть большая вероятность необъективной оценки навыков.

На этом этапе необходимо определиться с идеальным количеством сотрудников, выполняющих те или иные операции, для поддержания нужной производительности и плана. Все это рассчитывается с учетом колебаний цифры количества сотрудников, ушедших в отпуск, уволившихся, заболевших. После этого на основе подсчетов количества освоенных на 100% функций в бригаде разрабатываются планы обучения.

Необходимо учитывать, что матрица компетенций с планом обучения – это динамичный инструмент. Примерно раз в месяц нужно сравнивать матрицу с реальными производственными показателями, связанными с количеством брака, количеством отклонений, с простоями, поломками оборудования и инструментов. А далее надо смотреть, у кого каких навыков не хватает, и выстраивать дальнейший план обучения.

В начале внедрения проекта TWI это делается часто, даже раз в неделю, а затем раз в месяц.

После того как появился реестр навыков для выполнения операций, можно разработать план ввода в профессию, разложив обучение по местам нахождения процессов, операций и датам. Таким образом определяется последовательность формирования навыков нового сотрудника.

Внедрение всех инструментов системы TWI дает нужный результат: 

• сокращение времени обучения сотрудников;

• повышение производительности труда;

• сокращение количества брака  с 2% до 0,9% ;

• улучшение микроклимата в компании;

• уменьшение времени ввода в профессию новых сотрудников на  40% ;

• улучшение показателей безопасности труда;

• увеличение производительности на  20% .