Пандемия: новый вызов для внутреннего аудита

Ситуация в мире

Весь мир сегодня столкнулся с колоссальным вызовом. Всемирная организация здравоохранения объявила распространение коронавируса COVID-19 пандемией. Президент Российской Федерации Владимир Путин выступил с обращением к гражданам России, в котором изложил меры реагирования во время эпидемии коронавируса, а также поддержки бизнеса и граждан РФ. Президент США объявил о выделении 2,2 трлн долларов для поддержки национальной экономики в условиях пандемии. Обращения прозвучали от лидеров других стран: Китая, Германии, Франции и пр. Мировые торговые площадки отреагировали на новость об объявлении пандемии обвалом своих индексов (на Нью-Йоркской фондовой бирже индексы США снизились более чем на 9%; FTSE-100 Лондонской фондовой биржи обрушился на 10,87%  — по мнению экспертов, это худшая динамика с 1987 года).

Это лишь некоторые факты, говорящие о том, что мир столкнулся с очень серьезной ситуацией, которая обязательно отразится на экономике в целом и на внутреннем аудите в частности. Каждый из нас должен это осознать, а дальше необходимо действовать. Но с чего начать?

Что влияет на внутренний аудит в кризис

На мой взгляд, каждый руководитель функции внутреннего аудита должен ответить минимум на два вопроса:

1. Как должна функционировать служба внутреннего аудита в условиях серьезного экономического кризиса?

2. Чем может помочь служба внутреннего аудита заинтересованным сторонам (акционерам, менеджменту и другим лицам)?

При этом необходимо учесть следующие факторы:

1. Сфера деятельности. Если, к примеру, речь идет о  сфере высоких технологий , то нет острой необходимости быстро и серьезно менять амплуа внутреннего аудита, и это даже  опасно . А в  сферах, наиболее подверженных кризису , наоборот, нужны быстрые изменения.

2. Масштаб бизнеса. Если бизнес крупный, вертикально интегрированный, с  широким географическим охватом — к нему нужен один подход, если бизнес малый, локальный — то другой.

3. Регулятивные особенности. Например, в банковской и страховой сферах наличие службы внутреннего аудита является обязательной нормой, также регулируется и охват деятельности внутреннего аудита, поэтому нет возможности резко снизить или отказаться от определенных проверок. В некоторых отраслях подобные обязательные нормы отсутствуют, и, соответственно, есть возможность маневра.

4. Восприятие внутреннего аудита заинтересованными сторонами, в частности, менеджментом. Менеджмент может поддерживать и поощрять активность внутреннего аудита, его трансформацию, прибегать к консультационным услугам внутренних аудиторов. Другой тип менеджмента относится к внутреннему аудиту нейтрально и не ждет от него помощи бизнесу в сложных условиях, а также трансформации деятельности при кризисе.

5. Уровень развития функции внутреннего аудита. Если функция находится на стадии формирования, а уровень знаний и компетенций сотрудников еще не столь высокий, то кризисная трансформация внутри функции, скорее всего, не будет иметь должного эффекта.

6. Наличие обязательств перед третьими сторонами. Например, если внутренние аудиторы обязаны в соответствии с акционерным соглашением осуществить целый ряд аудитов, но, согласно документу, возможность изменения обязательств в случае кризиса не предусмотрена, то будет затруднительно трансформироваться.

7. Наличие/отсутствие ресурсов в организации для трансформации. При изменении сущности внутреннего аудита есть ли возможность у организации предоставлять внутренним аудиторам более широкие и оперативные доступы к ПО, документам, источникам информации? Не будет ли в условиях кризиса это воспринято как отвлечение ресурсов первой и второй линии для нужд третьей линии защиты?

8. Другие факторы, которые необходимо учесть.

Чем полезен внутренний аудит в кризис

Далее необходимо сформировать вопросы и/или предложения заинтересованным сторонам. На первом этапе это могут быть только вопросы: может ли внутренний аудит помочь? в чем помочь? По мере мониторинга ситуации и более глубокого понимания можно предоставить конкретные предложения.

Концептуально трансформация функции внутреннего аудита может быть двухуровневой:

• Трансформация на уровне подразделения внутреннего аудита. Изменение формата работы: переход с офлайн на дистанционную работу, оптимизация штатной структуры, переход из парадигмы предоставления гарантий в  парадигму предоставления консультаций . 

• Парадигма предоставления консультаций перетекает в трансформацию на уровне организации, когда внутренние аудиторы начинают более активно функционировать как антикризисные консультанты.

1. Увеличение/сохранение доходов организации

Например:

• запуск новых, комфортных для клиентов продуктов/сервисов, не имеющих аналогов на рынке, с возможностью быстрой монетизации;

• предложения по оптимизации  продуктовых линеек ;

• организация собственных служб доставки,  кооперация с конкурентами ;

• инициация и изучение возможности получения помощи от государства,  анализ использования пакетов социальной и иной помощи от государства и тех или иных организаций.

2. Уменьшение расходов

Здесь также нужно быть очень аккуратными. Слишком часто в условиях кризиса осуществляется целый набор действий — либо очень жестких, либо слишком поверхностных — по сокращению затрат, которые не оказывают эффекта по существу.

Внутренним аудиторам стоит заняться аналитической работой и выстроить сценарии усиленного, умеренного и мягкого сокращения расходов, а затем предоставить их менеджменту для ознакомления и возможного использования.

Независимо от того, какой сценарий будет воплощен в жизнь, можно предложить меры первого уровня, которые несущественно влияют на бизнес: ограничение заграничных командировок, ограничение количества командированных сотрудников, длительности командировок и VIP-перелетов,   минимизация дорогого обучения , отказ от развлекательных мероприятий, пересмотр системы мотивации.

Помните о главных рисках

В кризисной ситуации со сложностями сталкиваются практически все субъекты хозяйственной деятельности, поэтому задача минимум — не потерять персонал и обеспечить рентабельность, а задача максимум — воспользоваться ситуацией и сработать в плюс. И внутренний аудит может и должен в этом помочь.

Главное отличие этого кризиса в том, что основной капитал — человеческий — подвержен наиболее серьезному влиянию и риску, поэтому здоровью сотрудников необходимо уделить особое внимание. Если в ваших организациях до настоящего времени не приняты упреждающие противовирусные меры, не выработаны планы реагирования на случай невыхода на работу ключевых сотрудников и т.д., то необходимо срочно об этом задуматься.