Плюсы и минусы стандартизации деятельности службы внутреннего аудита

Что такое внутренние стандарты и зачем они нужны

Каждый руководитель   на определенном этапе профессиональной деятельности подходит к задаче стандартизации процессов. Это происходит по разным причинам:

• необходимость приведения результатов работы внутренних аудиторов к единым  ; 

• необходимость повышения эффективности управления СВА;

• желание упростить процесс адаптации новых сотрудников;

• чтобы обеспечить координацию и единство подходов к управлению СВА в дочерних компаниях и региональных центрах;

• для подготовки СВА к внешней независимой оценке на соответствие  МПСВА и др.

Для целей стандартизации руководитель СВА разрабатывает  ряд внутренних стандартов , регламентирующих деятельность внутреннего аудита.

Содержание МПСВА № 2040 

Руководитель внутреннего аудита должен внедрить внутренние политики и процедуры, регулирующие деятельность подразделения внутреннего аудита.

Интерпретация МПСВА № 2040 

Форма и содержание политик и процедур зависят от размера и структуры подразделения внутреннего аудита и сложности выполняемой им работы.

Практическая реализация МПСВА № 2040

Реализация МПСВА № 2040 руководителем внутреннего аудита будет в значительной степени зависеть от структуры, сложности организации и деятельности внутреннего аудита, а также от того, насколько она развита. 

В то время как крупное, развитое подразделение внутреннего аудита может иметь формальное руководство по осуществлению операций внутреннего аудита, включающее в себя политики и процедуры, у небольшой или менее развитой организации его может не быть. Вместо этого политики и процедуры могут быть опубликованы в виде отдельных документов или включены в программное обеспечение для управления аудитом.

Как правило,  в руководство по внутреннему аудиту для упрощения управления СВА включаются  следующие темы.

Политики внутреннего аудита:

• главная цель и обязанности внутреннего аудита;

• соблюдение обязательных для применения элементов  МОПП ;

• независимость и объективность;

• этика;

• защита конфиденциальной информации;

• хранение документации.

Процедуры внутреннего аудита:

• подготовка риск-ориентированного плана аудита;

• планирование аудиторской проверки и подготовка программы аудиторского задания;

• выполнение аудиторских заданий;

• документирование аудиторских заданий;

• информирование о результатах и отчетность;

• процессы текущего и последующего мониторинга.

Программа гарантии и повышения качества.

Административные вопросы:

• возможности для обучения и сертификации;

• требования к повышению квалификации;

• оценка результатов деятельности.

Советы по разработке внутренних стандартов

Вышеуказанный перечень внутренних стандартов СВА рекомендован Руководством  ИВА  по применению МПСВА № 2040. Однако, приступая к их фактической разработке, руководителю СВА следует принять во внимание несколько факторов:

• Соответствие внутренних политик и процедур СВА требованиям обязательных для применения элементов МОПП;

• Согласованность внутренних стандартов с Положением о внутреннем аудите;

• Внутренние стандарты не должны дублировать друг друга, быть избыточными; их задача – «четко и без воды» определять процессы СВА. У каждого внутреннего стандарта должна быть своя цель; 

• Количество и детализация внутренних стандартов зависят от сложности процессов и организационной структуры СВА; 

• При разработке внутренних стандартов следует учитывать обычаи компании в разрезе терминологии, форматов используемой документации и пр.

Примеры внутренних стандартов, разработанных в нашей службе внутреннего аудита, приведены ниже.

Примеры внутренних стандартов, политик и процедур СВА

Плюсы и минусы внутренних стандартов

В заключение я хотела бы рассмотреть плюсы и минусы внутренних стандартов. Думаю, многие согласятся с тем, что внутренние стандарты при их грамотной разработке во многом способствуют повышению эффективности управления и качества услуг СВА.

Плюсы:

• повышение прозрачности и качества работы СВА; 

• унификация работы как внутренних аудиторов головной компании, так и внутренних аудиторов группы компаний или региональных подразделений;

• распределение полномочий между СВА головной и дочерних компаний, а также между внутренними аудиторами одной компании;

• более легкая адаптация новых сотрудников;

• упрощение работы в «удаленном» режиме.

Минусы :

• нехватка ресурсов на разработку и периодическую актуализацию стандартов. Эта проблема особенно характерна для небольших СВА при чрезмерной детализации стандартов и небольшом штате СВА;

• не для всех аудиторских проверок применимы единые стандарты. К примеру, если цель аудита – оценка дизайна бизнес-процесса, то стандарты по проведению тестирования эффективности контрольных процедур могут быть неприменимы;

• не под все аудиторские процессы возможно подготовить однозначные внутренние стандарты. 

В связи с этим автор приводит еще несколько практических советов для руководителей СВА, рассматривающих вопрос о внедрении внутренних стандартов: 

• Следует сначала оценить все внутренние процессы СВА и их сложность,  разделить их по степени критичности .

• Определить цель каждого стандарта и его формат . Продумать, как справиться с возможными трудностями.

• Хорошим инструментом является вовлечение всей команды СВА в процесс разработки внутренних стандартов в формате коллективного «мозгового штурма». Внутренние аудиторы, как непосредственные исполнители, зачастую могут подсказать зоны развития аудиторских процессов. Например, они могут указать, что процессы чрезмерно перегружены. Кроме того, совместная работа повышает мотивацию и причастность персонала к деятельности СВА.

• Зоны улучшения аудиторских процессов также могут подсказать пользователи услуг СВА посредством заполнения  анкеты удовлетворенности результатами аудитов .