Цифровой внутренний аудит за 100 дней

Такого рода деятельность и рекомендации вполне укладываются в функционал внутреннего аудита. Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита предполагают, что, предоставляя  гарантии  акционерам и совету директоров, мы также выполняем проекты по консультированию. В рамках этой логики внутренний аудит «Сегежа Групп» старается не только находить недостатки, но и предлагать варианты их устранения за счет цифровизации процессов и контролей. 

Менеджмент вправе не соглашаться с нами и устранять проблемы другим способом. Но у цифровых технологий есть как минимум два неоспоримых преимущества: снижение влияния человеческого фактора на процессы и электронные «следы» выполняемых операций. Это чрезвычайно важно для построения надежной системы внутреннего контроля. Поэтому мы стараемся не спорить, а совместно с менеджментом тестировать новые технологии и затем тиражировать их. 

Идея цифровизации внутреннего аудита пришла к нам осенью 2020 года. Наняли ИТ-аудитора, сотрудники прошли  дополнительное обучение , были реализованы пилотные цифровые проекты. Сейчас доля выполняемых проверок с использованием ИТ-инструментов и цифровых технологий превысила 70%. Фактически за 100 дней внутренний аудит «Сегежа Групп» перешел на цифровой формат работы. Это не потребовало дополнительных затрат, на этот процесс не повлияла пандемия и дистанционный формат работы команды, ключевым было желание развиваться.

Как рождаются идеи цифровых проектов? 

Если посмотреть на развитие цифровых технологий за последние годы, виден огромный прогресс. 10 лет назад машинное обучение, распознавание фото и видеопотока данных, нейросети, децентрализованные системы, дополненная реальность и многое другое воспринималось как перспективные разработки. Сейчас это успешно работающие во многих компаниях промышленные решения. То есть выбор цифровых технологий достаточно большой, главное – найти им грамотное применение для решения конкретных бизнес-задач. 

Сотрудники внутреннего аудита компании изучают существующие на рынке технологии и адаптируют их под те проблемы, которые были обнаружены в рамках проверок. Необходимо определить корневые причины выявленных нарушений и проработать вариант их устранения за счет использования ИТ.

Один из проектов внутреннего аудита – цифровая инвентаризация склада Сегежского ЦБК. На крупнейшем целлюлозно-бумажном комбинате хранится более 200 тыс. кубометров древесины, которую используют в качестве сырья для производства целлюлозы. Это огромные штабели из бревен, объем которых, как и десятилетия назад, замеряют вручную. Метод трудоемкий, в расчетах используют различные коэффициенты из отраслевых стандартов, плюс велико влияние человеческого фактора. Как результат – погрешность измерений и низкое доверие результатам измерений.

Для устранения этой проблемы мы нашли технологию, которая уже апробирована несколькими российскими металлургическими компаниями для контроля за сырьем. С помощью дрона мы провели съемку штабелей древесины и на основе полученного массива данных сформировали 3D-модель складов комбината. Огромную территорию комбината дрон облетает за несколько часов, что значительно упрощает процесс инвентаризации, измерения и учета древесины.

Если проводить съемку с дрона каждую неделю, можно отслеживать изменения склада в динамике: система автоматически выделит места на складе и штабели, в которых изменился объем древесины. Помимо этого, можно формировать аналитику, подключать к системе видеокамеры и GPS-датчики с техники, которая осуществляет погрузку и разгрузку древесины. 

Реализация этого упражнения заняла несколько дней, при этом компания, владеющая технологией, сделала пилотный проект бесплатно. Такой формат взаимодействия с вендорами позволяет оценить перспективы внедрения той или иной цифровой технологии, что упрощает дальнейшее принятие решения по ее полномасштабному внедрению. Пилотный проект наглядно показал выгоды цифровизации контроля за сохранностью и движением дорогостоящего сырья и снижения рисков.

Тиражирование цифровых идей 

Важно, что ИТ-решения могут быть тиражированы и использованы для выполнения различных задач. Например, они были применены при строительстве фанерного комбината в городе Галиче Костромской области. Критически значимым является соблюдение сроков строительства, проектных решений и бюджета проекта. Соответственно, был нужен инструмент управления, который мог помочь организовать работу подрядных организаций, отслеживать динамику выполнения работ, контролировать сроки и объемы. И внутренний аудит такой инструмент предложил. Применение дронов, о которых говорилось ранее, помогло сформировать цифровую модель строительной площадки. Технология позволяет отслеживать выполняемые работы, их соответствие проектной документации и проектным отметкам, выявлять отклонения, проводить автоматические расчеты объемов и многое другое. В личном кабинете, который доступен команде проекта, сформирован детализированный график реализации проекта, привязанный к конкретным объектам, объемам работ, подрядчикам.

Реализация этого проекта и еженедельная съемка строительной площадки дроном дали возможность внутреннему аудиту провести проверку строительства дистанционно, не выезжая в период пандемии на место. Цифровые инструменты позволили проверить соответствие фактически выполненных строительных работ проектной документации, выявить отклонения фактических объемов от выставленных к оплате, оценить риски срыва сроков реализации проекта и прочее.

Цифровизация аудиторских проверок 

Автоматизация позволяет значительно повысить скорость проведения аудиторских проверок и уровень их качества. Компания экспортирует свою продукцию в большое количество стран по всему миру, поэтому анализ эффективности продаж и работа с дилерами всегда находились в фокусе внутреннего аудита. В 2019 году мы перешли на формат непрерывного аудита процесса продаж, это позволило повысить как надежность системы внутреннего контроля, так и эффективность самого процесса. В 2020 году мы решили пойти дальше.

Для оценки эффективности продаж и контроля за комиссиями дилеров внутренний аудит автоматизировал алгоритмы анализа данных таможенной статистики разных стран и их сопоставления с продажами компании. Данные таможенной статистики по каждой стране отличаются по формату, набору информации, видам отчетов. Пришлось настраивать алгоритмы для каждой страны отдельно с учетом множества параметров: базисы поставки, сроки доставки, валюты, нюансы таможенного оформления сделок и прочее. Следующей задачей была обработка данных таможенной статистики, так как в описании декларируемых товаров нужно было с помощью алгоритмов найти названия марок продукции, наименования поставщиков и производителей, привести все расчеты к единой валюте. 

В результате мы получили массив очищенных данных по поставкам конкурентов, который можно сравнить с информацией по продажам «Сегежа Групп». При этом появилась возможность не только смотреть на динамику средних цен, но и проводить сравнение с учетом структуры продуктового портфеля «Сегежа Групп» и конкурентов, что критично для объективного анализа. Этот инструмент был реализован на базе Power BI в виде  дашбордов  по каждому продукту для конкретных стран. Пример такого дашборда по мешочной бумаге приведен на фото:

Ключевое преимущество такого решения, помимо удобной визуализации, – использование алгоритма для повторных проверок. Когда будут доступны данные таможенной статистики за следующий период, мы просто загрузим их, и алгоритмы сделают всю работу по обработке и анализу информации самостоятельно. Внутренним аудиторам останется только изучить новые графики на предмет различных отклонений и подготовить заключение с рекомендациями. 

По такой же логике автоматизированы алгоритмы проверки закупочного процесса и анализа поставщиков. В планах – автоматизация аудиторских процедур по проверке других материальных и рисковых процессов: лесообеспечение, логистика, ремонты, запасы и так далее. Это значительно упрощает работу с массивами данных и проведение аудиторских проверок. А визуализация понятна как сотрудникам проверяемых подразделений, так и членам совета директоров, которые могут нажатием на планшете выбирать различные элементы дашборда и наблюдать, как графики автоматически изменяются.

Рекомендация коллегам по цеху 

Опыт цифровых проектов внутреннего аудита и общение с коллегами из других компаний, которые также внедряют современные технологии, говорят об одном – не нужно бояться пробовать и совершать ошибки. На этапе планирования пилотного проекта непросто предусмотреть все нюансы и риски, которые могут возникнуть в процессе внедрения технологии. Прежде всего потому, что новое решение ранее не внедрялось и соответствующего опыта мало. 

Путь инноваций тернист, сложности могут возникнуть в том числе из-за корпоративных процедур. Например, как обосновать бюджет цифрового проекта и утвердить его инвестиционные показатели? Как провести тендер и определить подрядчика на создание того, что не всегда можно четко сформулировать?

Возможное решение – описать в нормативных документах компании упрощенный процесс утверждения и проведения закупок для пилотных проектов. Менеджмент может определить сумму, которую готов потерять в случае неудачи, и начать пробовать. Как правило, пилотные проекты стоят недорого или выполняются бесплатно, зато позволяют оценить потенциальный эффект для компании от полномасштабного внедрения технологии.

Аналогично для внутреннего аудита. Продемонстрировав ценность внедрения ИТ-инструментов, на уровне комитета по аудиту или совета директоров можно согласовать дополнительный бюджет на цифровизацию своей деятельности. 

Также внутренним аудиторам необходимо коммуницировать с представителями рынка цифровых технологий. Не ждите, что ИТ-компании или технологические стартапы придут к вам и предложат цифровую таблетку от всех проблем. Следует взаимодействовать с ИТ-сообществом, участвовать в профильных конференциях, делиться опытом, формулировать ваши запросы. Например, в 2019 году представитель внутреннего аудита компании выступал на конференции «Открытые инновации» в Сколково; один из участников мероприятия год спустя вспомнил доклад и предложил опробовать их технологию. Именно эта компания и помогла нам с проектом цифровой инвентаризации склада древесины на Сегежском ЦБК. 

В конечном счете все зависит от желания внутреннего аудита непрерывно развиваться и совершенствоваться. Цифровых технологий достаточно много, и аудит может стать проводником их внедрения для усиления системы внутреннего контроля и снижения рисков. Цифровизация аудита не является сложной задачей, и ее можно реализовать в сжатые сроки, при этом создаваемая за счет этих изменений ценность очевидна и бизнесу, и представителям акционеров.