Внутренний контроль и аудит закупок

Зачастую закупочная деятельность в компаниях связана с высоким уровнем риска. Можно выделить следующие основные причины такой оценки риска:

1. комплексность бизнес-процесса – обусловлена наличием различных интересов у подразделений компании при проведении закупок: заказывающим подразделениям важно удовлетворить потребности для обеспечения деятельности подразделения, финансовым подразделениям – экономичное использование средств компании, юридическим подразделениям – соблюдение законодательства и внутренних нормативных документов при проведении закупочных процедур. Наличие большого количества заинтересованных сторон внутри компании влечет за собой долгий и сложный процесс согласования закупок, который может привести к возникновению ошибок;

2. наличие риска мошенничества, возникающего, когда работники компании преследуют не корпоративные, а личные интересы при проведении закупок;

3. наличие большого количества требований в части законодательства и внутренних нормативных документов, которые зачастую сложно учитывать при планировании, организации и проведении закупочных процедур подразделениями компаний.

Снижение рисков

Снижая уровень риска, связанного с закупочной деятельностью, при формировании контрольной среды важно учитывать:

• требования действующего законодательства; 

• лучшие практики; 

• предписания регулирующих органов;

• рекомендации внутренних и внешних консультантов.

В качестве примера можно привести следующие контрольные процедуры, формируемые на уровне организации:

• принятие и применение закупочных политик, регламентирующих соблюдение принципов конкуренции, равных возможностей, экономии и т.п.;

• применение методик, предписывающих правила действия всех участников бизнес-процесса, а также порядок их взаимодействия друг с другом;

• использование  электронной торговой площадки  при проведении закупочных процедур, что способствует обеспечению наибольшего уровня конкуренции; 

• разделение обязанностей и коллегиальное принятие решений. 

В зависимости от формы собственности, масштабов, организационной структуры, системы закупок, сложившейся в компаниях, этапы проведения закупочных процедур могут отличаться, однако можно выделить общие этапы, которые существуют в большинстве средних и крупных компаний.

На каждом этапе следует обращать внимание на эффективность ключевых контрольных процедур, разработанных для недопущения ошибок и злоупотреблений:

1. На этапе планирования закупок следует обращать внимание на порядок определения и утверждения потребности в закупках. Потребность в объеме товаров, работ, услуг может быть определена  достаточно точно  или иметь  оценочный характер . Стоимость планируемых к закупке товаров, работ, услуг также может быть  определена точно  или иметь  оценочных характер .

2. При организации и проведении закупок следует обращать внимание на соблюдение принципов информационной открытости, равноправия, целевого и экономически эффективного расходования денежных средств, отсутствия необоснованного ограничения конкуренции. Соблюдение указанных принципов необходимо обеспечить при  подготовке тендерной документации . Для обеспечения соблюдения указанных принципов многие компании используют электронные торговые площадки.

3. На этапе заключения и исполнения договора следует обращать внимание на соответствие условий договора условиям, отраженным в заявке победителя тендера. Также необходимо оценить эффективность организации процедуры подготовки и проведения претензионной работы в отношении контрагентов, нарушающих условия заключенных договоров либо отказывающихся от заключения договора по результатам тендера.

Для оценки эффективности закупочной деятельности в компаниях подготавливается отчетность, в которой отражаются показатели фактического количества проведенных закупочных процедур,  тендерное снижение . Следует обращать внимание на ключевые контроли и их эффективность для того, чтобы гарантировать достоверность показателей, отраженных в отчетности.