Союз робота и человека: как эффективно автоматизировать бизнес-процессы

BPMS и RPA не противоборствующие технологии, а взаимодополняющие. Они решают одну и ту же проблему, но каждый под своим углом. BPM-системы занимаются вопросами автоматизации процессного управления, а RPA – автоматизации конкретных операций.

Для чего нужна роботизация бизнес-процесса

Аббревиатура RPA – Robotics Process Automation – переводится как «автоматизация процессов с помощью роботов».

Идея RPA проста: вместо людей рутинные механические операции выполняют программные роботы. Самые распространенные примеры таких операций:

• работа с таблицами в Excel, копирование и преобразование данных;

• проверка информации на корректность, сверка данных;

• заполнение экранных форм;

• формирование отчетов по шаблонам;

• перенос данных из одной системы в другую.

Сейчас этой механической работой занимается огромное количество людей. Она важна, но при этом не требует определенных знаний или навыков. Поэтому нет смысла тратить на такую работу время людей, которое к тому же дорого стоит. 

Так, в промышленности рутинные и повторяющиеся операции давно поручены роботам. Они не устают, не требуют соцпакетов, способны работать круглые сутки. Поведение роботов предсказуемо, результат их деятельности можно спрогнозировать. Обычно «механические сотрудники» и работают быстрее.

Для бизнеса это означает снижение издержек, повышение качества и скорости выполнения задач, сокращение рисков, связанных с человеческим фактором. И, что важно, перераспределение человеческих ресурсов: сотрудники теперь могут заниматься более важными задачами, такими как принятие решений, развитие, контроль качества, масштабирование бизнеса и т.п.

RPA и автоматизация

Возникает закономерный вопрос: чего такого особенного в RPA? Что отличает эту технологию от привычных решений для автоматизации? Сама по себе идея использования компьютера как помощника человеку или даже как его заместителя не нова и давно применяется в рамках привычных решений для автоматизации.

Ответ прост: RPA-робот ведет себя как человек. Он двигает курсором мыши, нажимает кнопки. Фактически это эмуляция человека-пользователя, работающего на компьютере. Точное воспроизведение повторяющихся стандартных процедур: ввод, копирование и т.п.

Пример

В качестве примера процесса в BPM с использованием робота можно привести покупку билета . Пользователь запускает процесс на командировку, руководитель согласовывает, офис-менеджер приступает к поиску билета.

Если отдать офис-менеджеру другую задачу, а роботу поручить покупку билета, то сотрудник сможет сосредоточиться на коммуникациях, а билеты быстро купит бот.

подробнее

Это не просто автоматизация. Это качественно другой подход к использованию механизмов с массой преимуществ. Благодаря простоте интерфейса создать программного робота может простой аналитик или даже специалист, который ранее выполнял эту работу за робота. Помощь программиста может и не потребоваться, поскольку система адаптирована к невысокому техническому уровню пользователя.

Иными словами, робот, который используется в RPA, – простой алгоритм, выполняющий линейную последовательность шагов. Для сравнения: скрипт, который использует программный интерфейс (API), работает как программа, выполняя действие на уровне софта, а робот – через пользовательские интерфейсы.

Для ИТ-специалиста RPA-решение выглядит очень прямолинейно, неизящно. Но бизнес подходит к этому с другой точки зрения: быстро, дешево, эффективно. Идеальный робот прост в настройке, практически не требует доработок и длительной очистки сценариев, верификации и т.д. Следовательно, спрос на такое решение будет только расти.

BPMS и RPA

Что касается синергии с BPMS, нужно учитывать, что BPM-системы автоматизируют процесс в целом, организуют взаимодействие между людьми. Поле деятельности BPM-систем – автоматизация целых участков бизнеса. RPA же автоматизирует рутинные простейшие процедуры.

При этом процедуры могут выполняться в трех режимах: ручном, автоматическом и полуавтоматическом.

Если рассматривать интеграцию с RPA с точки зрения системы ELMA BPM, то непосредственно для системы робот не отличается от обычного пользователя ничем. Он имеет собственный логин, все его шаги фиксируются, ведется история и так далее. 

Робот получает от ELMA задачи и по факту передает значения соответствующих переменных бизнес-процесса, то есть выполняет задачу. Процесс, описанный в редакторе ELMA, можно представить в виде схемы. На ней видны участки, в которых включаются софтовые роботы.

Логика бизнес-процесса в системе может проектироваться под бота изначально или предполагать модель поэтапного замещения. В схеме процесса можно сразу посмотреть, в какой момент робот включается в работу. 

Как и сам процесс, робота программирует бизнес-аналитик с помощью библиотеки предустановленных действий для реализации простых задач.

Какие процедуры прямо сейчас ELMA отдает роботам:

• Извлечение данных (OCR, E-Mail, PDF);

• Перенос данных, интеграция;

• Преобразование данных; 

• Транзакции в ERP;

• Работа с формами;

• Написание писем, работа с SM\IM;

• Анализ данных, формирование отчетов.
  

подробнее

RPA – живая, работающая технология, которая активно применяется. RPA без BPM дает недостаточный результат с точки зрения менеджмента, это точечная автоматизация отдельных процедур. В то время как симбиоз технологий BPM и RPA обеспечивает кумулятивный эффект.