Внутренний аудит в строительстве

В чем проблема

В настоящее время существует общественный запрос на достижение максимально возможной прозрачности в вопросах ценообразования в строительстве, поддержанный руководством страны. В силу своей специальности я тоже принимаю участие в экспертном обсуждении этого вопроса.

Вместе с тем раз от раза вырабатываемые экспертами документы и предложения, складные на первом этапе обсуждения, рассыпаются по причине огромного количества неизвестных им  Тех самых «но». , совокупность которых может быть известна, пожалуй, только внутренним аудиторам.

Большинство предлагаемых сегодня экспертных схем ценообразования, преследующих цель обеления строительной отрасли, действуют только в гипотетической идеальной ситуации.

При этом не учитываются:

• проектные ошибки и  изменения в процессе строительства;

• проблемы с кадрами в некоторых регионах  и тонкости мобилизации строительной техники ;

• логистика доставки материально-технических ресурсов  и их  Возможность приобрести. на месте. Сюда входят разработка общераспространенных полезных ископаемых в районе строительства, наличие централизованных поставщиков заказчика и т.п.;

• возможное простаивание строительства. В том числе из-за  нюансов проектирования , низкого качества строительных материалов, несвоевременной мобилизации, нарушения последовательности операций при раскоординированности действий разных субподрядных организаций;

• как ни плачевно, аппетиты менеджмента.

При наличии любых сложностей из вышеуказанного и далеко не полного перечня у отдельных руководителей и сотрудников практически со 100%-ой вероятностью возникнет соблазн неправомерного материального обогащения. Даже если отбросить корыстные побуждения, перечисленные нюансы ведут к экстенсивному и самому невыгодному для собственника варианту решения проблемы. Поскольку лень, отсутствие опыта, профессионализма и мотивации у отдельного исполнителя еще никто не отменял.

Зачастую присутствуют и не объяснимые законами рынка нормы, регламентирующие вопросы ценообразования у крупных заказчиков, преследующие их практически монопольные интересы и ставящие строителей на грань выживания.

В силу динамизма и изменчивости ситуации на строительной площадке, когда объект должен быть построен «еще вчера», в строительной отрасли широко распространена практика директивных указаний без их письменного утверждения. Фактические инициаторы договоров, схем оплаты, проектных решений остаются в тени, в связи с чем их ответственность за принимаемые решения, допущенные нарушения, злоупотребления и даже совершенные преступления остаются незадокументированными.

Границы решений, принимаемых самостоятельно  непосредственными руководителями строительных проектов , не обозначены точно. Уровень ответственности этих людей определен в документах строительных организаций только в общих чертах. При этом максимальная ответственность сконцентрирована у руководства строительной организации, в то время как фактическая инициатива и полномочия по реализации решений по большинству текущих вопросов проекта сосредоточены в руках руководителей на строительной площадке.

В ворохе бумаг эти решения автоматически визируются, одобряются, санкционируются у руководства подрядчика. При получении же отрицательного результата менеджмент прикрывает свою персональную ответственность за последствия решениями «сверху». Данный процесс зачастую позволяет им санкционировать свои же идеи и вводит с их стороны порочную практику личной безответственности за проводимые решения.

Отсутствие толерантности к хищениям в строительной организаций – похвально со стороны высшего руководства. Но внешнее давление, внутреннее оправдание и вышеописанные  возможности  делают этот риск почти постоянным. Недостатки контроля в любой организации самым оперативным образом выявляются и тестируются, в первую очередь, именно расхитителями, а не руководителями или внутренними аудиторами.

В связи с этим по крайней мере в настоящее и ближайшее обозримое время данная ситуация радикально не поменяется, что очередной раз подтверждает важность и растущую актуальность профессии  внутреннего аудитора .

Чем поможет внутренний аудит

Внутренний аудит  – это деятельность, осуществляемая специально подготовленными сотрудниками независимого подразделения, являющегося составной частью системы внутреннего контроля организации.

Независимость внутреннего аудита,  как правило , обеспечивается путем функционального подчинения собственнику или совету директоров компании, а на уровне группы – совету директоров управляющей компании. Совет утверждает кандидатуру руководителя внутреннего аудита, положение о подразделении и его годовой план работы. Административно внутренние аудиторы подчиняются генеральному директору головной структуры, что, по сути, обеспечивает их прямым доступом к любым сотрудникам, активам и документам.

В целом деятельность внутренних аудиторов направлена на совершенствование системы внутреннего контроля, которая в идеале должна экономично нивелировать или доводить до приемлемого уровня присущие организации риски.

Многочисленность и  многогранность операций , реализуемых на всех этапах строительства, их низкая подверженность четкой и однозначной регламентации создают разнообразные и изменяющиеся во времени факторы риска, которые должны стать предметом самого пристального внимания внутренних аудиторов строительной организации.

Деятельность профессионального внутреннего аудитора в сфере строительства связана не только с пониманием бизнес-процессов и технологических особенностей сооружения разных объектов, но также со знанием и  предвидением  способов использования факторов неопределенности и дезорганизованности. Такое знание приходит со временем.

Специфика аудита в строительстве

Строительная отрасль в большей мере, чем все другие, связана с внутригрупповыми отношениями, отношениями «на доверии», «по понятиям», «так принято» или «по беспределу». И это, кстати, еще один повод и еще одно «но» к вопросам об обелении ценообразования в отрасли.

С этими факторами приходится считаться внутреннему аудиту. Но не мириться! Баланс контроля и рисков, с учетом интересов владельцев бизнеса, для внутреннего аудитора – задача не из простых. Ясное дело, что никто не собирается «кусать руку кормящего». Но раз у собственников возникла необходимость в таком подразделении, раз они наделили его поистине выдающимся местом в штатной структуре и одарили прямым доступом к своей персоне, то очевидно, что внутренний аудитор должен донести до них ясную и объективную картину состояния дел.

Работа внутреннего аудитора строительной организации имеет свои специфические сложности. Попытки выстроить работающую стандартизированную систему контроля наталкивается на элементарное отсутствие постоянных бизнес-единиц или структурных элементов, исчезающих после сдачи проекта и собираемых по-новому, в зависимости от специфики возводимого объекта. По той же причине бизнес-процессы страдают от постоянных изменений даже внутри устоявшихся самостоятельных структурных элементов, таких как мехколонны, бригады и т.п.

Постоянно присутствуют сложности налаживания и обеспечения элементарного контроля в условиях удаленного объекта строительства, отсутствия оргтехники и современных средств коммуникации. И как результат – задержки в документальном оформлении первичных документов, его неточности, ошибки, умышленные искажения, которые невозможно своевременно отследить по причине позднего поступления первичных документов в распоряжение внутренних аудиторов.

Ну и конечно, играют роль авральные темпы и принципы принятия решений. Здесь внутренний аудитор превращается в вечно догоняющего с функцией последующего контроля в надежде, что принятыми мерами удастся если не минимизировать, то хотя бы снизить присущие риски.

Таким образом, специфика операций строительства, их низкая подверженность регламентации и контролю создают изменяющиеся во времени факторы риска, являющиеся предметом контроля со стороны внутренних аудиторов строительной организации. В то время как управление рисками остается зоной ответственности менеджмента компании.

Статья подготовлена в рамках спецпроекта «Начни с себя».