Инновации и внутренний аудит

Материал подготовлен  Ассоциацией «Институт внутренних аудиторов»   при участии Сергея Скуредина, менеджера отдела методологии, финансового и операционного аудита департамента внутреннего аудита ПАО «Аэрофлот».

Общая реакция на инновации

Практика показывает, что во многих организациях внутренний аудит не привлекается к обсуждениям инноваций и организационных изменений. Не участвуя в обсуждении, внутренние аудиторы будут постоянно находиться в реакционном режиме и могут оказаться в положении неготовности адекватно реагировать на изменения, с которыми сталкивается организация.

Наиболее очевидный способ, которым внутренние аудиторы могут принести пользу организации в части внедрения инноваций, сохраняя при этом независимость и объективность, – это использовать свои навыки идентификации рисков, а также оценки и дизайна контролей, помогая организации понять влияние внедрения инноваций на ранних стадиях. Слишком мало организаций пользуются опытом внутреннего аудита в этой области, хотя у внутренних аудиторов здесь есть большой потенциал. 

Это демонстрирует, насколько важно иметь доверительные отношения с высшим руководством и менеджментом, чтобы они держали внутренний аудит в курсе внедрений или планов внедрения инноваций. Когда внутренние аудиторы участвуют в обсуждении при принятии решения даже просто в качестве наблюдателей, они смогут подготовиться к изменению. По словам Сергея Петрова, заместителя начальника управления внутреннего аудита ПАО «Юнипро», в компании взаимоотношения с бизнесом выстраиваются в ключе повышения прозрачности предоставления информации и консультаций вне аудитов, продвижения подхода «доверенный советник». Его суть заключается в максимальном приближении аудита к бизнесу, оперативной реакции на его запросы, предложении и выстраивании конструктивных отношений. Подход видоизменяет функцию внутреннего аудита из контрольной и надзорной в консультационную. Таким образом, аудиторам удается принимать участие в обсуждении инноваций или быть в курсе о планах внедрения инноваций в компании.

Подробнее о том, с какими изменениями сталкиваются службы внутреннего аудита крупнейших компаний и как к ним адаптируются, читайте в статье «Инновации и внутренний аудит. Что актуально?».

Наконец, инновации требуют изменений и от самих внутренних аудиторов: в частности, переобучения имеющихся специалистов вместо найма новых сотрудников. Роман Куликов, начальник отдела аналитики блока внутреннего аудита ПАО «МТС», советует: «Для  начала целесообразно  овладеть основными инструментами по сбору и углубленному анализу данных, такими как SQL, Python, и различными BI-платформами (Tableau, Power BI, Qlik) и при необходимости переходить к другим решениям, например, в области process mining, роботизации или машинного обучения. В настоящее время в открытом доступе имеется большой ресурс знаний по данным направлениям, что позволяет получить базовые навыки работы с указанными инструментами без дополнительного бюджета. После получения практического опыта можно запланировать внешнее обучение с участием специализированных компаний для обсуждения и проработки сложных кейсов, с которыми успели столкнуться сотрудники».

Повышение квалификации – важный процесс и в профессиональном развитии аудиторов ПАО «Юнипро». «Ежегодно составляется план обучения, в процессе реализации которого аудиторы могут получить новые знания и ведущие международные квалификации исходя из изменений в технологиях и процессах, – отметил Сергей Петров, заместитель начальника управления внутреннего аудита ПАО «Юнипро». – Среди направлений развития немаловажную роль играют инновации, риски, связанные с их внедрением, и то, как внутренний аудит может помочь на всех этапах внедрения инноваций».

Никита Масюк, руководитель внутреннего аудита АО «Россети Тюмень», отмечает, что в вопросах внедрения инноваций внутренний аудит должен не только получать сведения о планируемых изменениях и ходе работы проектной команды, но и иметь возможность обучаться в тех же центрах, где проходят обучение ответственные за изменения менеджеры. В условиях дефицита времени, финансов и трудовых ресурсов выходом из ситуации может стать обмен учебными материалами с подразделением внутреннего аудита. Информационная блокада будет иметь качественно более серьезные последствия, чем потенциальный риск сообщить внутреннему аудиту лишнее.

Лучшие практики

IIA предлагает следующие лучшие практики, которые помогут службе внутреннего аудита эффективно реагировать на инновации в организации:

1. Участие в обсуждении

Желательно, чтобы служба внутреннего аудита информировалась обо всех нововведениях на раннем этапе. В идеале это означает, что руководитель службы внутреннего аудита участвует в обсуждении при принятии инновационного решения. При этом внутренний аудит не должен привлекаться в таком ключе, когда нарушаются принципы независимости и объективности.  СВА  может помочь организации (1) определить новые риски и потенциальные контроли, которые потребуются в случае внедрения инноваций, (2) проверить потенциальных поставщиков, (3) предоставить важную информацию о рисках и контролях, что поможет организации принимать разумные инновационные решения, которые с большей вероятностью будут успешными.

Дополнительным преимуществом раннего участия  ВА  является то, что он будет проинформирован об инновациях до их внедрения. Это позволит ВА подготовиться: запланировать обучение по конкретным инновациям и/или нанять аудиторов с необходимым набором навыков, добавить инновации в план аудита. Без такого раннего уведомления о грядущих серьезных изменениях внутренний аудит может действовать в реакционном режиме, иногда даже не вмешиваясь, пока что-то не пойдет не так. По словам Сергея Петрова, заместителя начальника управления внутреннего аудита ПАО «Юнипро», руководитель службы внутреннего аудита еженедельно принимает участие в оперативном совещании руководства компании, что дает высокий уровень информированности обо всех нововведениях на раннем этапе процесса. Данное преимущество позволяет скорректировать план аудита или предложить свои услуги в качестве консультанта.

Мария Кедрова,  директор управления внутреннего аудита, «Ренессанс страхование» , делится практикой, принятой в компании: «Внутренний аудит, как правило, узнает о внедрении инноваций заранее или на начальных этапах. В компании выстроена эффективная система обмена информацией. Помимо личного общения или участия в рабочих встречах, развит внутренний интранет-канал, в новостной ленте которого коллеги из различных подразделений делятся информацией о внедренных или планируемых инновациях. Кроме того, при внедрении или закупке ИТ-решений зачастую запрашивается независимая оценка ИТ-аудитора обоснованности выбранного варианта. Также внутренние аудиторы приглашаются в качестве независимых экспертов при внедрении инноваций (например, аудитор был привлечен в качестве независимого эксперта при автоматизации тендерного процесса в системе электронного документооборота)».

2. Эффективная коммуникация

Необходимо обеспечить эффективную коммуникацию между подразделением внутреннего аудита и другим персоналом компании, участвующим в инновациях. Этой коммуникации, которая  началась с участия ВА в обсуждении инноваций , следует продолжаться на протяжении всего процесса изменений. Об успехах и неудачах в области инноваций следует сообщать внутренним аудиторам, чтобы они могли соответствующим образом скорректировать свой план аудита и своевременно проанализировать или  предоставить гарантии  в отношении инновационной деятельности. Наиль Айнетдинов, руководитель направления по аудиту информационной безопасности Tele2, делится опытом компании по выстраиванию конструктивных отношений между внутренним аудитом и бизнесом: «По результатам плановых аудитов информационной безопасности нередко отдельные подразделения осознают пользу подобных проверок и с доверием относятся к их результатам. В таких случаях подразделения начинают привлекать ВА для консультаций по  ИБ  при внедрении новых технологических решений, а иногда запрашивают возможность внеплановой проверки отдельных сервисов, систем или процессов».

В деловом мире существует совет в отношении инноваций: «Неудачу лучше потерпеть быстро». Если новый процесс, технология или продукт не будет работать, организации лучше понять это как можно быстрее и сократить свои потери до того, как проблема выйдет из-под контроля или компания столкнется со значительными репутационными и рыночными последствиями. Взаимодействие с внутренним аудитом на протяжении всего процесса внедрения инноваций должно повысить вероятность того, что СВА сможет проводить более своевременные оценки и предоставлять значимые рекомендации руководству относительно инновационной практики.

В то же время Ирина Удалова,  CIA , ACCA, предостерегает: «Здесь нужно найти баланс: иногда инновация терпит неудачу именно из-за отсутствия дополнительного финансирования. На первоначальном этапе сложно рассчитать всю необходимую сумму и сроки внедрения инновации. Зачастую менеджмент принимает решение о сворачивании инновации и закрывает дополнительное финансирование до того момента, когда она полностью раскрыла бы свой потенциал. И компания несет убытки». 

3. Сильное корпоративное управление

Хотя наличие «сильного корпоративного управления» как обязательного фактора кажется очевидным для всех организаций, оно особенно важно в организациях, поощряющих инновации. Бывают случаи, когда отдельные сотрудники или подразделения самостоятельно внедряют инновации, не придерживаясь общекорпоративной стратегии или политики в области управления инновациями.

В результате (1) служба внутреннего аудита проинформирована о внедренных инновациях, когда стало слишком поздно давать рекомендации, (2) однотипные, но различающиеся инновации внедрены во всей организации, что сделало сравнение и оценку практически невозможными, (3) инновации, такие как сложный анализ данных, внедрены таким образом, что была потеряна целостность данных или была нарушена политика доступа к данным. В каждом из этих случаев отсутствие сильной, согласованной структуры корпоративного управления подвергало организацию значительному риску, которого можно было бы избежать при заблаговременном анализе, хорошем управлении и эффективной коммуникации. 

Никита Масюк, руководитель внутреннего аудита АО «Россети Тюмень», подчеркивает, что в организациях с развитой практикой корпоративного управления участие внутреннего аудита в процессе внедрения (обсуждения внедрения) инноваций приобретает особое значение именно для единоличного исполнительного органа, который, руководствуясь мнением своей топ-команды, может не обратить внимание на личную заинтересованность отдельных лиц, в то время как привлечение внутреннего аудита поможет избежать злоупотреблений исполнительного менеджмента и не приведет к более серьезному корпоративному конфликту.

В «Юнипро» в рамках повышения операционной эффективности внедрен проект «Оптимизационные инициативы». По словам Сергея Петрова, заместителя начальника управления внутреннего аудита ПАО «Юнипро», целью проекта является предоставление всем сотрудникам компании возможности предложить идею по оптимизации работы. Служба внутреннего аудита принимает активное участие в комиссии по оценке инициатив.

4. Роль  ERM

Чтобы служба внутреннего аудита была осведомлена обо всех обсуждаемых и внедряемых инновациях, ей необходимо принимать участие в ERM. В некоторой степени это участие могло бы заменить практику привлечения внутреннего аудита к обсуждению решений при внедрении инноваций, поскольку, если предположить, что ERM является частью обсуждения инноваций, внутренний аудит также будет проинформирован в связи с его ролью в ERM. Эта рекомендация подчеркивает важность ранней осведомленности внутренних аудиторов обо всех организационных рисках, чтобы иметь возможность подготовиться к реагированию на них по мере необходимости.

5. Внутренний аудит сам должен быть новатором

Внутренний аудит также должен работать над внедрением инноваций в свою практику, чтобы быть более эффективным. Кроме того, он должен быть в курсе применения инноваций и революционных технологий в других организациях в отрасли. Ирина Удалова, CIA, ACCA, отмечает, что СВА может рекомендовать внедрение технологий и инноваций в бизнес-процессы, которые не практикуются в СВА, для улучшения эффективности процесса. Для этого внутренние аудиторы должны поддерживать уровень знаний и осведомленности о существующих разработках и нововведениях. Различные инновации в организации могут повлиять на функцию внутреннего аудита. Такие методы, как анализ данных, RPA, искусственный интеллект, agile-технологии и технологии беспилотных летательных аппаратов, могут быть использованы внутренним аудитом до того, как организация рассмотрит возможность их внедрения. Таким образом, организация могла бы обратиться к внутреннему аудиту за обучением и опытом. Многие внутренние аудиторы используют анализ данных в течение более длительного времени и в большей степени, чем другие подразделения компании. Организация может обратиться к службе внутреннего аудита за помощью, персоналом и экспертными знаниями. Хотя это может вызвать краткосрочные кадровые трудности, долгосрочная выгода оправдывает эти затраты.

Кроме того, многие функции внутреннего аудита страдают от образа «инквизитора» или «ревизора». Неудивительно, что организация в процессе внедрения инноваций не будет обращаться за советом к подразделению, которое само по себе не считается особенно передовым или инновационным. Внедряя инновации в рамках функции ВА, внутренние аудиторы могут сигнализировать о том, что они обладают необходимыми знаниями и их вклад будет полезен, когда организация принимает инновационные решения. Юлианна Бочарова, руководитель направления по общему аудиту Tele2, говорит, что важность данной рекомендации подтверждается на практике: «Так, инструменты для визуализации данных, разработанные внутренним аудитом для задач подразделения, сейчас используются и в других подразделениях компании. Разумеется, тем самым уровень доверия к рекомендациям или предложениям аудита относительно внедрения инновационных решений существенно повышается».

Служба внутреннего аудита ПАО «Юнипро» для оптимизации и повышения эффективности своей работы внедряет различные инструменты. Например, такие, отмечает Сергей Петров, заместитель начальника управления внутреннего аудита ПАО «Юнипро», которые позволяют отслеживать и анализировать длительность аудитов на всех фазах и стоимость аудитов. Также был введен мониторинг выполнения рекомендаций, благодаря которому как внутренние аудиторы, так и объекты аудита могут контролировать статус исполнения рекомендаций и сроки. В настоящее время внутренний аудит внедряет отчетность по закупкам на платформе Qlik view в системе BI. Используя отчеты из BI, внутренний аудит сможет с меньшими затратами провести анализ закупок и выявить области, на которые следует обратить внимание.

6. Развивайте правильные навыки

По мере того как организация внедряет инновации, независимо от того, привлекаются ли внутренние аудиторы для раннего информирования или предоставления гарантий по результатам внедрения инноваций, важно, чтобы они обладали необходимым набором навыков для удовлетворения потребностей организации. Конечно, учитывая высокотехнологичный характер многих инноваций, которые в настоящее время внедряют организации, ИТ-знания становятся все более важными. Однако потенциально более важно, чтобы внутренние аудиторы были интеллектуально любопытными, гибкими и хотели узнать больше о новых методах и технологиях, которые приходят с инновациями. Рвение и способность быстро учиться имеют решающее значение. Юлианна Бочарова из Tele2 подчеркивает, что это одни из самых важных критериев при подборе сотрудников в подразделение внутреннего аудита.

Следуя этим передовым практикам, внутренние аудиторы могут лучше подготовиться и стать более эффективными перед лицом инноваций и связанных с ними изменений, с которыми они будут все чаще сталкиваться в своих организациях.