Аудит второй стороны в «Сименс Мобильность»

Что такое аудит второй стороны?

Проблемы поставщиков  напрямую влияют на деятельность самой организации, ее возможность выполнять свои обязательства. Кроме того, любые потери и расходы поставщика и возникающую вследствие сего дополнительную работу в итоге оплачивает ваш конечный потребитель. 

Аудит второй стороны – это инструмент, который позволяет в том числе устанавливать взаимовыгодные отношения с поставщиками. По моим наблюдениям, он набирает сейчас все большую популярность, но многие компании пользуются этим мощным инструментом неэффективно. Я предлагаю разобрать самые распространенные ошибки, понять, что именно к ним приводит и как их избежать.

Любой аудит – это сбор информации, которая в дальнейшем будет использоваться для принятия решения. Исходя из этого, как можно увидеть, что аудиты проводятся неэффективно? 

1. Информация не получена или получена не полностью. То есть встреча прошла, а когда стали подводить итоги, поняли, что обсудили не все; 

2. Получили информацию, но  не задокументировали . Это особенно важно, когда решения по результатам аудита принимаются с задержкой или принимаются теми людьми, которые в самой встрече не принимали участия; 

3. Информация получена, задокументирована, но она никак не используется. То есть результаты аудита ни на что не влияют и решения по этим результатам никакие не принимаются. 

Если же делать все правильно, то аудиты проводятся только тогда, когда они действительно нужны. При этом они ведут к укреплению отношений между партнерами, приносят пользу обеим сторонам, а собранные данные и полученная информация помогают организации принимать взвешенные, грамотные решения. Что же для этого нужно? 

Цель – прежде всего

Первое и самое важное – определить цель аудита. Чаще всего есть общее понимание, что спрашивать и на что смотреть. Но просто получить ответы на вопросы – это еще не цель аудита. И даже стандартная формулировка «подтвердить соответствие процессов или системы поставщика критериям аудита» тоже не дает ответа на вопрос «зачем проводится встреча?». Почти всегда есть что-то большее, что нужно учитывать. Например, поставщик проблемный и надо разобраться в причинах этих проблем. Или нужна объективная оценка, чтобы сравнить между собой двух, трех или более потенциальных партнеров и выбрать лучшего, самого надежного. Или вы знаете, что у поставщика сменилось руководство, ключевые сотрудники. Тогда аудит можно использовать в том числе для знакомства с новыми людьми, а также для того, чтобы убедиться, что в процессах поставщика никаких серьезных изменений не произошло и что ваши партнерские взаимоотношения останутся прежними.

О компании

«Сименс Мобильность» работает в 28 странах и имеет 10 тыс. сотрудников. Основными направлениями бизнеса являются подвижной состав, автоматизация и электрификация железных дорог, проекты под ключ, интеллектуальные транспортные системы, а также сопутствующие услуги. 

Некоторые из референтных проектов в России:

• Станция «Лужская-Сортировочная» (система MSR32);

• Высокоскоростной поезд «Сапсан» (адаптированный для российских условий эксплуатации);

• Электропоезд «Ласточка» (эксплуатация во время подготовки и проведения Олимпийских игр в Сочи. С 2016 года курсируют на Московском центральном кольце (МЦК));

• Локализованное производство и обслуживание (с локализованной цепочкой поставок поездов «Сапсан» (30 лет) и «Ласточка» (40 лет)).

подробнее

Иногда цель аудита объясняют так: согласно стандартам нашей организации, мы проводим аудиты основных поставщиков не реже, например, одного раза в три года. 

Чтобы сформулировать цель, надо понять – как будут использоваться результаты аудита. Например, планируется сравнить сегодняшнее состояние компании с более ранним. Или найти совместно с поставщиком возможности по улучшению и сокращению потерь. Или же убедиться, что поставщик по-прежнему является надежным. А может быть, и понять, что вам пора искать альтернативу. Таким образом, правильно сформулированная цель аудита позволяет расставить приоритеты и выделить те самые ключевые темы и вопросы, которые нуждаются в обсуждении. 

С целью мы определились, и из нее уже вытекают область, критерии и команда, которая будет участвовать в аудите. Здесь важно помнить про ту самую заинтересованность, о которой мы говорили в  определении  ранее. Принимая ее во внимание, нужно осознать, что не всегда целесообразно проводить комплексный аудит. Например, если вы предоставляете поставщику материалы для производства, то процесс закупок можно не смотреть, зато вам будут интересны процессы складирования, условия хранения и другое. То есть при выборе области аудита фокус внимания аудита должен быть на те процессы, которые непосредственно влияют на качество продукции и услуг, производимых именно для вашей компании.

Критерии аудита

Бывает, что за основу в критериях берутся требования ИСО 9001. Однажды я видела такой отчет, в котором было восемь отклонений, и все они звучали примерно следующим образом: «нарушение пункта номер такой-то, стандарты ИСО 9001», и дальше формулировка: «несоответствие». А вывод по результатам аудита гласил, что система менеджмента качества организации не соответствует стандарту качества ИСО 9001. Это был аудит второй стороны. Казалось бы, все логично. Но только за месяц до этого компания успешно прошла сертификационный аудит аккредитованного органа по сертификации и получила на руки совершенно свежее заключение о том, что их СМК этим требованиям соответствует. Странная ситуация, согласитесь? 

Еще один неоднозначный, но распространенный вариант – это использование в качестве критериев аудита внутренней документации организации, которая принимает аудит. В этом случае получается ситуация, когда аудитор владеет информацией и критериями в меньшей степени, чем принимающая сторона. И возникает вопрос: откуда такое доверие к чужой документации? И что делать, если в ней обнаружатся противоречия и явные ошибки? Таким образом, при определении области и критериев аудита следует исходить, в первую очередь, от цели встречи и очень тщательно их продумывать.

На позитиве

Теперь давайте посмотрим, что непосредственно во время встречи может помешать вам получить необходимую информацию. В первую очередь это неправильный настрой аудитора. Любой аудит – это стресс. Посторонние люди в организации задают вопросы, делают какие-то выводы, но в дополнение к этому бывает и так, что еще и аудитор общается с позиции силы. Такое обращение вынуждает принимающую сторону обороняться, то есть скрывать и приукрашивать факты. В итоге встреча из партнерского диалога превращается в игру «кто кого перехитрит». Кроме того, нельзя забывать, что во время встречи аудитор является лицом своей организации. Именно с ним потом будет ассоциироваться у всех название его фирмы.

Подход конфронтации вряд ли даст хорошие плоды. Скорее всего, во избежание дополнительных споров, для вас начнут создавать видимость соблюдения требований. То есть действия будут заменены формальным подходом. Нужна бумага? Вот, пожалуйста! При этом по-прежнему за все лишние действия будет платить ваш конечный заказчик. А вы рискуете потерять понимание того, что на самом деле происходит у вашего партнера. 

Второй момент, который может повлиять на возможность получить нужную информацию, это неправильные показатели для оценки эффективности аудита. Бывает, что перед аудитором ставится цель выявить не менее определенного числа несоответствий. Такая задача смещает фокус с конструктивного диалога на поиск замечаний. Это всегда чувствуется принимающей стороной. Падает качество и серьезность несоответствий. В погоне за количеством аудитор может упустить какую-то действительно важную системную проблему. Ну и, согласитесь, цель в этом случае у аудита получается совсем другая. Также бывает, что служба качества принимающей компании имеет KPI «отсутствие несоответствий, выявленных внешними аудиторами». Тогда команда бьется за каждую мелочь и не соглашается принимать даже самые серьезные замечания. И снова получается работа во вред.

Здесь упускается возможность выявить проблемы там, где для сотрудников все уже давно стало привычным.

Третий момент, который хотелось бы обозначить, – потеря аудитором инициативы. Любая компания знает свои сильные и слабые стороны и стремится выглядеть наилучшим образом, это понятно. Поэтому важно заранее решить, что и где будут смотреть аудиторы, и не рассчитывать разобраться на месте. Иначе может получиться так, что, например, аудит процесса изготовления изделий из пластика будет проходить в цехе окраски, потому что это гордость завода, здесь новейшее оборудование, подробные инструкции и идеальные рабочие места. Причем в сторону вас могут уводить не намеренно, просто сопровождающий лучше знает какую-то свою область и именно про нее хочет вам рассказать. Поэтому нужно следить за тем, чтобы беседой управлял аудитор и чтобы эта беседа вела вас к цели. 

Следующий момент – это нежелание работать с документацией. То есть во время аудита не запрашиваются подтверждающие документы. Картина в отчете тогда может оказаться очень далекой от действительности, а результат аудита будет завышен. 

Итак, подведем итог. Для получения информации во время аудита нужно: поддерживать цель, дружественную атмосферу, использовать правильные показатели эффективности аудита, держать инициативу в своих руках и работать с документацией.

И в конце

Теперь перейдем к завершению аудита. Лучше всего, если к заключительному совещанию уже будут сформулированы общий результат встречи и основные обнаруженные несоответствия, чтобы обсудить их на месте, согласовать и подписать. Потом можно будет подписать свидетельства аудитов, подсчитать баллы, оформить и приложить чек-лист. Но общую картину лучше всего обозначить и согласовать сразу. Здесь самое важное – избежать того, чтобы результат аудита стал для принимающей стороны сюрпризом. Ведь если ваш партнер не согласен с теми несоответствиями, которые появятся в отчете, он не станет разрабатывать и внедрять план корректирующих мероприятий. В этом случае зачем нужен был аудит? 

Отчетом аудит не заканчивается, завершенным его можно считать только тогда, когда все запланированные действия и мероприятия выполнены и их эффективность подтверждена. Также важно, чтобы по результатам аудита были сделаны нужные выводы и приняты решения. То есть чтобы этот аудит послужил своей цели. 

Аудит второй стороны – это очень эффективный инструмент, и если работать с ним правильно, то пользу получают обе стороны. Ведь на самом деле и организация, и ее поставщики заинтересованы в одном и том же – гарантировать поставки качественной продукции в срок и по согласованной цене. И проще добиваться этого в партнерстве, а не в конфронтации.

Больше материалов с форума «Всемирный день качества – 2020» – по ссылке.  
Другие кейсы сессии «Технологические лидеры» – в нашем материале.