Бесперебойная работа

ТОиР своими силами и при помощи контрагентов

ТОиР могут производиться как собственными силами, так и силами сторонних организаций. Риски, которые присущи этим процессам, также могут различаться в зависимости от исполнителя. Этот фактор внутренний аудитор должен учесть, проводя проверку.

Планирование аудита ТОиР

Ремонт оборудования бывает плановым и  внеплановым . И внутренний аудит этих процессов будет отличатся.

Аудит плановых ТОиР

При анализе плановых ремонтов и технического обслуживания внутреннему аудитору необходимо убедиться в том, что:

1. Обслуживание оборудования проводится строго в соответствии с графиком, предусмотренным производителем. Для этого аудитор должен изучить документы от производителя, которые регламентируют периодичность ремонтов, и проверить, не пропускаются ли данные ремонты, нет ли критических недопустимых задержек в проведении предусмотренных производителем ремонтов и технического обслуживания;

2. В компании имеется оперативный запас  ТМЦ , который позволяет обеспечить все потребности при проведении плановых ТОиР. Внутреннему аудитору следует провести анализ, корректно ли данный запас рассчитан: слишком большой запас может привести к неэффективному использованию ресурсов компании, в то время как маленький запас может спровоцировать срыв сроков ремонта. Также рекомендуется провести выборочный натурный осмотр ТМЦ, включенных в запас, чтобы убедиться в их фактическом наличии;

3. В компании корректно ведется учет выполненных работ. Все выполненные работы должны отражаться в журнале технического обслуживания оборудования. Хорошей практикой является наличие в компании автоматизированных программ, в которых ведется и отслеживается график выполнения плановых ТОиР, а также заносятся все сведения о выполненных незапланированных ремонтах. Аудитор должен собрать доказательства того, что учитываются только фактически выполненные ремонты.

Аудит внеплановых ТОиР

В компании также должна быть выстроена система прогнозирования внеплановых ремонтов с учетом полученных ранее статистических данных о выходе оборудования из строя. На основании таких прогнозов компания резервирует производственные мощности и запас ТМЦ, необходимых для проведения данных ремонтов.

Внутреннему аудитору необходимо убедиться в том:

• что такое прогнозирование ведется;

• что оно основано на реальной статистике выхода из строя оборудования;

• что данная статистика, полученная на основании исторических фактов, экстраполирована с учетом роста или снижения количества эксплуатируемого оборудования;

• что в компании имеются  достаточные резервы , которые соответствуют потребностям, основанным на прогнозах. 

Нормативы использования ТМЦ

Значительным риском является завышение расходов на ТОиР. Одной из причин завышения этих расходов может быть некорректный расчет нормативов использования ТМЦ либо несоблюдение данных нормативов.

Внутреннему аудитору следует провести анализ обоснованности расчетов нормативов использования ТМЦ. Для этого необходимо узнать, на основании чего они были установлены, соответствуют ли нормативам, установленным производителями оборудования.

После того как аудитор удостоверится в том, что нормативы рассчитаны обоснованно, необходимо выбрать ряд ремонтов и проверить, соответствует ли фактический расход ТМЦ установленным нормативам.

Завышение стоимости ТОиР силами стороннего исполнителя

В случае выполнения ТОиР силами стороннего исполнителя важно удостовериться, что стоимость данных работ не завышена. К завышению стоимости могут привести следующие факторы:

• завышенная стоимость самих работ;

• завышенная стоимость используемых контрагентом ТМЦ и включаемых в стоимость работ ТМЦ.

Внутреннему аудитору необходимо провести анализ ценообразования, сравнить стоимость услуг со стоимостью аналогичных услуг других компаний. 

Также следует отметить, что хорошей практикой в плане выбора исполнителя ТОиР является тендер. В  ряде случаев  его проведение нецелесообразно. Вместе с тем отсутствие тендерных процедур на проведение ТОиР может являться признаком неэффективного выбора контрагента либо мошенничества со стороны ответственных сотрудников компании.

При наличии у компании возможности произвести ТОиР собственными силами внутренний аудитор должен проанализировать, насколько обоснованным было решение о произведении ТОиР на стороне.

Соблюдение требований производителя оборудования

Каждый производитель устанавливает свои требования к эксплуатации оборудования. Несоблюдение этих требований может привести к следующим рискам:

• излишние расходы, связанные с преждевременным отказом оборудования;

• потеря гарантийных обязательств от производителя оборудования, которая может привести к невозможности его ремонта за счет данного производителя;

• невозможность претензионной работы в отношении производителя оборудования в случае выявления брака.

Требования производителя могут касаться периодичности ТОиР, использования оригинальных запасных частей, условий размещения оборудования, времени беспрерывной эксплуатации и т.д. Внутренний аудитор должен проверить, соблюдаются ли фактически требования, установленные производителем оборудования.

Гарантия

Еще одним риском является оплата ремонтов, которые могли быть произведены бесплатно в качестве гарантийных обязательств. 

Данные гарантийные обязательства могут быть как со стороны производителя оборудования, так и со стороны сервисных организаций, производивших ранее ремонт.

Для того чтобы исключить указанный риск, внутреннему аудитору можно произвести следующие тесты:

1. Проанализировать договоры с сервисными организациями на предмет гарантийных сроков и удостовериться, что после ремонтов у данных сервисных организаций в установленные гарантийные сроки не выполнялись аналогичные ремонты, за которые компания платила;

2. Проверить гарантийные сроки на оборудование от производителя и удостовериться, что в течение данного периода не производились ремонты, которые могли быть выполнены в рамках гарантийных обязательств.

Контроль качества

В ходе проведения аудита следует убедиться в наличии в компании выстроенных процессов по контролю качества ТОиР. Нужно проанализировать, кем проводится контроль и насколько исполнители контроля качества независимы от исполнителей ремонта.

Приемка ТОиР

Внутренний аудитор также должен убедиться в фактическом выполнении ТОиР. Для этого нужно удостовериться в том, что отремонтированное оборудование работоспособно, акты приемки выполненных работ подписаны всеми ответственными сотрудниками.

Использование давальческого сырья при выполнении ТОиР контрагентами

При выполнении ТОиР силами сторонних контрагентов последние могут использовать как собственные ТМЦ, так и ТМЦ, полученные от компании в качестве давальческого сырья.

Обычно передача давальческого сырья контрагенту происходит на основании унифицированной формы М-15. По завершении контрагентом работ должен оформляться отчет об использовании материалов, который является основанием для списания давальческих материалов на расходы.

Отсутствие указанных первичных документов может привести к следующим рискам:

• отсутствие доказательств того, что ценные давальческие материалы переданы контрагенту, в случае споров с данным контрагентом;

• налоговый риск в связи с невозможностью документального подтверждения расходов;

• штраф за отсутствие первичной учетной документации.

Внутреннему аудитору важно убедиться в наличии указанных документов.

Регулярный мониторинг наличия оборудования в неработающем статусе

В компаниях с разветвленной филиальной сетью или большим количеством оборудования, подлежащего ТОиР, имеются риски длительного простоя оборудования в нерабочем статусе. Эта ситуация может возникнуть, если ответственные сотрудники не принимают мер по его ремонту, а информация о простое оборудования не доносится до руководства компании.

Хорошей практикой является регулярный мониторинг со стороны руководства компании статуса оборудования. В случае если оборудование простаивает на протяжении длительного времени, должны быть приняты меры по его ремонту или – в случае экономической нецелесообразности эксплуатации – по его продаже.

Внутренний аудитор должен убедиться в том, что такой регулярный мониторинг проводится, и проанализировать его эффективность.

Заключение

Проведение внутреннего аудита процесса ТОиР является неотъемлемой частью деятельности подразделения внутреннего аудита абсолютного большинства крупных компаний. 

Улучшение всех бизнес-процессов, связанных с ТОиР, позволит в значительной мере повысить эффективность компании и серьезно сократить издержки, а также значительно обезопасить компанию от риска остановки производственных мощностей.