Четыре шага готовности к кризису

Нынешняя ситуация с коронавирусом — хорошая причина привлечь высшее руководство к разработке плана реагирования на чрезвычайные ситуации.

В течение моих 26 лет на военной службе я участвовал в разработке комплексных планов готовности, которые просты в понимании и исполнении для всех участников процесса. Вот четыре шага, которые лидеры могут совершить при разработке кризисного плана.

1. Выявление и осознание существующих рисков

Вашей организации нужен метод определения потенциальных кризисов и чрезвычайных ситуаций, а также их ранжирования по важности и вероятности наступления. Важно знать, как действовать и какие ресурсы можно применить без промедления.

Для этого должна проводиться всеобъемлющая оценка рисков, учитывающая все возможные варианты кризисов. Подготовка матрицы рисков поможет выявить те участки, где инвестиции наиболее нужны. Используя такую матрицу, команда лидеров определяет потенциальное воздействие и возможность наступления кризиса и таким образом категоризирует риск.

Возьмем, например, тайфун в Японии или торнадо в США. И то, и другое окажет серьезное воздействие на ситуацию в соответствующем регионе и имеет высокую вероятность наступления. Отключение электроэнергии на предприятии более чем на 24 часа, напротив, маловероятно, но все же это необходимо учитывать и определить корректирующие действия, чтобы не подвергнуть вашу организацию серьезной опасности.

Проставьте баллы по риску и вероятности по каждому из типов кризиса и занесите значения в матрицу. Перемножьте числа, определяющие вероятность и риск, — и получите общий индивидуальный балл для каждого типа кризиса. Так вы сможете выстроить приоритеты.

2. Составление команды

Часто планы готовности к кризису не учитывают человеческий фактор. Люди, которые физически участвуют в реализации плана, должны участвовать и в его подготовке.

Команда из представителей различных подразделений и высшее руководство должны совместно разрабатывать план и определять уровень проработки отдельных деталей с учетом трех фаз управления кризисом:

• Готовность

Подготовительные действия и минимизация воздействия ЧС.

• Реакция

Планы и действия, как безопасно реагировать на ситуацию.

• Восстановление

Действия, необходимые для возвращения организации к полному объему функционирования.

С самого начала планирования к этой работе должны быть подключены руководители служб безопасности, охраны труда, PR и коммуникаций, энергоснабжения, производства, представители высшего руководства. Если планы готовности к кризисным ситуациям уже есть, команда должна произвести их пересмотр, чтобы удостовериться, что ничто не упущено.

В случае если некоторые сотрудники географически удалены от команды лидеров или от администрации, но могут быть подвержены влиянию того или иного кризиса, то в подготовительной работе должны участвовать представители этих удаленных групп.

Сотрудники, затронутые распоряжением «оставаться дома» или «находить убежище на месте работы», могут подсказать, каким образом их нужно оповещать об этих распоряжениях.

Например, в ходе текущего кризиса весной 2020 года распоряжение соблюдать социальную дистанцию и оставаться дома за исключением случаев крайней необходимости повлияло на миллионы людей. Большинство из них не было готово. Если бы уже имелся план, как доводить правдивую информацию до сотрудников от команды лидеров в любое время суток, это помогло бы снизить уровень стресса и беспокойства об их будущем и будущем компании, а также о планах восстановления.

От сотрудников на основании их опыта в ходе кризиса можно получать полезную информацию и делиться ею со всеми. Для этого важно отстроить коммуникацию.

3. Описание понятных и простых в реализации действий

Если в организации уже есть план готовности к кризису, часто это бывает объемный документ со многими разделами и сложными процедурами. Он находится в офисах директора и службы охраны труда, а если повезет, то и в офисе службы безопасности. Когда последний раз кто-то читал его или обсуждал с сотрудниками для того, чтобы удостовериться, что он всем понятен? На составление такого всеобъемлющего плана уходит много сил, но все ли знают, что он в себя включает и насколько просто выполнять действия, предусмотренные в нем?

План должен быть краток и понятен, важно, чтобы он соответствовал типу угрозы, риска и описывал необходимые действия. Длинные списки процедур и согласований, которые требуются для выполнения действий, надо минимизировать.

Некоторые организации подготавливают краткую информацию на твердых носителях с информацией:

1. о типе угрозы;

2. необходимых действиях;

3. куда обращаться за помощью.

Эти данные размещаются на каждом рабочем месте в компании. В любом цехе и крупном офисе должен иметься экземпляр плана готовности к кризису, и каждый сотрудник должен знать, где этот план находится. Любой сотрудник должен знать, что ему делать в случае кризиса, чтобы обеспечить личную безопасность и безопасность других.

В географически удаленных филиалах компаний ответственность за подготовку плана, его обновление и обеспечение его понимания всеми обычно лежит на местном директоре и его службах охраны труда и безопасности. Планы могут несколько различаться в зависимости от местоположения площадок в разных частях страны или в других странах.

4. Проведение учебы и имитация плана реализации

Мир меняется и реакция на кризис — тоже. Раньше, когда возникала чрезвычайная ситуация, обычные действия включали в себя объявление пожарной тревоги, эвакуацию из здания, звонок по номеру 112 и ожидание прибытия пожарных и полиции. Сейчас в мире социальных сетей и интернета мы иногда узнаем о кризисе из СМИ еще до того, как руководитель сообщит об этом.

Сегодняшние кризисы требуют намного более разнообразных реакций. Так, в современных реалиях в первую очередь стоит определить набор срочных действий для тех, кого кризис затронул.

Мы должны тестировать методы коммуникации, планы эвакуации и применения убежищ и др. Если мы используем определенный набор фраз для оповещения сотрудников о приближающемся кризисе, необходимо их опробовать, чтобы удостовериться, что все их правильно понимают и осознают то, какие действия им нужно предпринимать. Специалисты HR и IТ должны участвовать в подготовке сообщений и тестировать работу средств коммуникации, через которые они передаются (компьютеры, смартфоны и др.)

Руководители служб охраны труда и безопасности обязаны иметь план проведения испытаний. Его нужно подготовить совместно с высшим руководством и назначить место и время тестирования. Два простых способа такого испытания:

• учебный брифинг с вопросами и ответами участников;

• упражнения по реализации под руководством команды реагирования.

Наиболее распространенный способ доведения информации и действий реагирования до аудитории — это упражнения. В ходе учений лидер может протестировать прохождение информации до подразделений и обратно до штабов.

Упражнения помогут вскрыть то, что еще не сделано и чего еще нет в существующем плане. Лучше всего, если в упражнении будут участвовать те, кто непосредственно отвечает за мероприятия, а не их заместители или другие сотрудники из их подразделений.

Во время аудиторных упражнений ведущий может задавать критичные вопросы по определению кризиса, убежищам, эвакуации, восстановлению работоспособности организации. Ведущий может реализовывать конкретные сценарии по разным видам кризисов и испытывать немедленную реакцию участников.

После проведения первых прогонов можно запланировать и скоординировать более широкие учения с участием всех сотрудников компании (можно, в том числе, и из других географически удаленных подразделений), чтобы проверить, все ли сотрудники понимают, как реагировать при наступлении кризиса.

Расширенные учения будут стоить дороже, но это оправдано. Координация совместных действий по тестированию вашего плана с местными пожарными службами и полицией может потребовать до полугода. Возможно, придется останавливать работу компании на один-два дня, что повлечет за собой потери на производстве. Но ценность упражнений и хорошего планирования со стороны директоров и всех подразделений обычно намного перевешивает потери.

Хотя аудиторные упражнения и тренинги дешевле, рекомендуется проводить полноценную имитацию реагирования и упражнений по восстановлению для всего персонала хотя бы один раз в год. Упражнения в аудитории должны также проводиться раз в год для администрации или отдельного подразделения, а также для всех географически удаленных филиалов.

Отчет и внесение изменений

После проведения маломасштабных упражнений или полномасштабных имитаций еще нельзя будет сказать, что на этом подготовка заканчивается. Необходимо подготовить отчет о проведении. Он должен включать описание использованного процесса оповещения, кто в мероприятии участвовал, его эффективность и др.

Такой отчет является важным инструментом оценки вашего плана. Если вы задокументируете все действия реагирования и составите отчет сразу после учений, то пользы от него будет не меньше, чем от самого мероприятия. После небольшого перерыва высшее руководство, службы охраны труда и безопасности и другие ключевые сотрудники должны будут еще раз рассмотреть отчет и имеющийся план готовности к кризису и произвести, если нужно, необходимые изменения.

Наличие плана, разработанного и испытанного с участием высшего руководства организации, — это один из способов обеспечения лучшей готовности к будущим кризисам.

Получить дополнительную информацию или задать вопросы Майклу Вейдеру можно по электронной почте: mike@michaelwader.com или на сайте.