Где тонко, там и минимизируй риски

Целью управления цепочками поставок является поставка товаров клиенту в нужном количестве в заранее оговоренное время и за приемлемую цену.

Исходя из оценки рисков организации, приоритетов компании и ресурсов службы внутреннего аудита в периметр проверки можно включать все или отдельные процессы цепочки поставок. В этой статье мы рассмотрим четыре основных блока процессов:

1. Общее управление цепочками поставок;

2. Снабжение;

3. Складские операции;

4. Управление транспортом.

Однако помимо этих блоков в периметр аудита цепочки поставок могут быть включены такие разделы, как управление ассортиментом, процессы пополнения полок в торговом зале, обслуживание и коммуникация с клиентами.

Рассмотрим каждый из разделов более детально.

Общее управление цепочками поставок

Стратегия и КПЭ

Первое, на что хотелось бы обратить внимание, это наличие формализованной стратегии управления цепочкой поставок. Можно ожидать, что в стратегии описаны ключевые показатели эффективности (КПЭ), а также определены их целевые значения.

Стоит отметить, что вариантов используемых КПЭ достаточно много, однако в целом их можно поделить на две основные группы: 

• первая группа определяет уровень сервиса, предоставляемого внутреннему клиенту. Часто применяют такие показатели, как OT (on time – вовремя), IF (in full – в полном объеме); может отслеживаться общий показатель OTIF. В КПЭ также могут быть включены другие параметры: например, полнота и корректность сопроводительных документов;

• вторая группа КПЭ включает показатели расходов на управление цепочкой поставок.

Положительной практикой является использование как минимум двух КПЭ из разных групп, в том числе в качестве инструмента для мотивации команд (премиальная часть заработной платы), таким образом соблюдается баланс между целевым уровнем сервиса и расходами, понесенными на логистику для достижения данного уровня.

Стоит обратить внимание на соответствие КПЭ подразделений цепочки поставок общим КПЭ компании и КПЭ других ключевых подразделений.

План обеспечения непрерывности деятельности

В рамках аудита также полезно будет проанализировать план обеспечения непрерывности бизнеса. Это документ (набор документов), который разработан с целью его использования в случае возникновения инцидента. Создание документа направлено на обеспечение выполнения компанией критически важных видов деятельности на приемлемом уровне.

От этого документа аудитор может ожидать следующее:

• его наличие;

• в документе определены и приоритизированы основные функции подразделений управления цепочками поставок;

• определены ресурсы, необходимые для работы каждой из функций (инфраструктура, люди, а также инструменты, не исключая информационные активы);

• разработана модель угроз с указанием степени влияния такой угрозы или чрезвычайного происшествия. По результатам оценки степени влияния распространенной практикой является определение целевого времени для восстановления штатной работы (часто связано с информационными активами).

Положительной практикой является симуляция описанных угроз и тестирование плана непрерывности, при этом могут быть выявлены ранее не учтенные пункты плана действий либо определена необходимость дополнительной подготовки, которую стоит выполнить заранее, чтобы в случае ЧП обеспечить требуемый уровень работоспособности подразделения. Например, планом может быть предусмотрено изменение способа снабжения, что потребует заблаговременного изменения настроек информационных систем. 

Управление логистическими объектами

Первое, в чем необходимо убедиться аудиторам при анализе управления логистическими объектами, это в том, что количество и географическое расположение складов или распределительных центров (РЦ) экономически обосновано. В экономическом обосновании должны быть учтены не только стоимость аренды, эксплуатации склада и т.д., но также объемы, например, количество торговых точек к обслуживанию и их удаленность от РЦ. Площади, выделенные для хранения товаров, должны быть адаптированы под нужды бизнеса, поэтому стоит ожидать наличия контроля со стороны менеджмента за загруженностью складов. 

Также необходимо учесть, в собственности или в аренде находится склад или РЦ. В любом случае должна быть возможна оптимизация сладких площадей. Например, в договоре аренды может быть указана возможность сдачи площадей в субаренду.

Нередко для обеспечения операций на складе в компании не предусмотрен собственный штат, а заключен договор с логистическим провайдером. В таком случае целесообразно убедиться в отсутствии зависимости от поставщиков логистических услуг, рассчитав долю расходов в рублях или долю в объемах обработки для каждого провайдера. Риск зависимости надо держать под контролем и в отношении арендодателей, если у компании имеется несколько арендованных складов.

Анализ договоров поставки

Прописанные в договорах с поставщиками условия существенно влияют на организацию цепочки поставок, следовательно, анализ договоров является важной частью аудиторской проверки.

Из общих требований к содержанию и оформлению договоров поставки можно выделить следующие:

• предусмотрена типовая форма договора;

• шаблон договора неизменяем;

• все изменения к типовому договору оформляются либо отдельным соглашением, либо протоколом;

• положительным моментом является наличие цепочки согласования при отступлении от типовых условий договора, не исключающей подразделение управления цепочкой поставок при изменении логистических условий;

• отсутствуют или обоснованы какие-либо ограничения по объемам поставок или другим параметрам. При наличии таких ограничений можно провести оценку их влияния на деятельность компании;

• описаны ключевые требования к перевозке товаров. Например, требования к транспортным средствам, осуществляющим перевозку замороженной продукции;

• описаны ключевые требования к комплектации поставляемых товаров в обособленные подразделения компании. В данных требованиях могут быть прописаны различные пункты – начиная от требования к упаковке товаров до требований к размещению коробов на палете;

• описаны требования к идентификации товаров (наличие этикетки) и к оформлению товаросопроводительных документов;

• описаны требования по другим характеристикам, например, по срокам годности, а точнее – допустимому остаточному сроку годности;

• описаны условия по графику поставки, включающие период от заказа до фактической поставки товаров в обособленные подразделения компании. Должен быть определен целевой период для разных групп товаров, а отступление от целей должно быть обосновано;

• описаны требуемый уровень сервиса, а также штрафные санкции за несвоевременные поставки или поставки не в полном объеме и др.

Снабжение

Анализ потоков снабжения

Для проведения анализа потоков снабжения команде аудита необходимо получить список возможных потоков снабжения. На первом уровне данные потоки можно разделить на две группы: самостоятельные поставки поставщиками товаров в торговые точки и поставки поставщиками товаров на склады компании. В свою очередь, поток снабжения на склады также можно разделить по типам: например, это могут быть поставки, которые предусматривают запас, то есть хранение товаров на складе, или это может быть транзитный поток, когда товары при поступлении на склад сразу распределяются в заказы торговых точек.

В наличии должны быть инструменты или методология для определения таких потоков снабжения. Необходимо рассмотреть, какие именно параметры учитывает методология или инструмент. В качестве параметров могут быть сроки годности (товары с короткими сроками годности нецелесообразно хранить на складе), объемно-весовые характеристики, оборачиваемость товаров, условия хранения, минимальный заказ, частота поставок, фактический уровень сервиса поставщика. Потоки для каждого из товаров должны быть определены в соответствии с методологией. Пересмотр таких потоков должен проводиться с заданной периодичностью.

Прогнозирование спроса

Прогнозирование спроса – это первый шаг к обеспечению необходимого количества товара на полке. При анализе этого процесса необходимо убедиться в наличии либо методологии при ручном прогнозировании, либо автоматизированного инструмента, не исключая информационной системы, для прогнозирования спроса. Данный инструмент или методология должны учитывать такие параметры, как отгрузки со складов, продажи торговых точек и сезонность. 

Можно ожидать, что определен и отслеживается целевой показатель точности прогноза, а в случае недостижения целевого показателя предусмотрены корректирующие действия, в том числе изменения настроек прогнозирования в информационных системах.

Формирование заказов

После составления прогноза обычно наступает этап формирования заказа. Аудитору необходимо убедиться в наличии инструментов или методологии определения количества товаров к заказу. Вне зависимости от отсутствия или применения информационных систем стоит ожидать, что при расчете учитываются имеющийся остаток товаров в торговых точках и на РЦ, уровень сервиса поставщика, минимальный/страховой запас и прогноз спроса, а также другие метрики, которые могут влиять на объем заказа. В случае настройки автоотправки заказа (без подтверждения сотрудником) аудитору целесообразно убедиться, что до установки такой настройки был проведен анализ показателя точности прогноза. 

В методологии или инструменте должны быть учтены параметры, обеспечивающие своевременную отправку заказов, то есть график заказов и поставок. 

Позитивным моментом является определение и отслеживание целевого показателя по ручным корректировкам заказов.

Анализ складских запасов

Ежедневно в распределительных центрах изменяется запас тех иных товаров. В ходе проверки аудитор должен проанализировать процесс управления данными запасами. Ожидается, что предусмотрены и соблюдаются контрольные процедуры, которые направлены на поддержание целевого уровня запаса. Целевой уровень запаса при этом определен и отслеживается, а при отклонении от целей предусмотрены корректирующие действия.

Аудитору следует проверить, что налажен контроль следующих параметров:

• запасы товаров с отсутствием выхода со склада за определенный период;

• запасы с отрицательным значением остатка;

• запас превышает потребность на целевой период;

• запасы с подходящими сроками годности;

• отсутствие необходимого запаса товара.

Ожидается, что со стороны подразделения снабжения все эти показатели отслеживаются, определяются причины аномалий и по результатам анализа предпринимаются действия по их исправлению. 

Складские операции

Приемка

Первое, на что стоит обратить внимание аудиторам, это наличие системы или процесса согласования даты и времени доставки товаров поставщиками, в результате чего формируется график приемки, определяется нагрузка и выполняется распределение ресурсов (персонала и техники).

Приемка товаров должна начинаться только после проверки сопроводительной документации и контроля соответствия транспортного средства, в котором доставлен товар, чтобы минимизировать риски поставки некачественной продукции из-за нарушения условий перевозки. Контроль приемки товаров должен обеспечивать достаточную идентификацию товара, исключать приемку товара сверх заказа. Для разных групп товара может быть предусмотрен разный контроль, например, контроль сроков годности, фиксация приемок маркированных товаров в государственных информационных системах, приемка маркированной алкогольной продукции на соответствующих лицензированных площадях.

Хранение

Что касается хранения товаров, то в целом можно ожидать, что выполнено зонирование площади РЦ или склада в зависимости от требований, которые предъявляются к хранению товаров. Должны быть учтены такие параметры, как температурный режим хранения, товарное соседство, лицензируемые зоны.

При наличии адресного хранения должен быть предусмотрен учет мест хранения или сбора и учет размещаемых в этих местах товаров. Размещение товаров для отбора должно быть организовано таким образом, чтобы в дальнейшем оптимизировать маршруты сборки. Обычно при применении информационной системы по управлению складом вышеописанные параметры настраиваются в системе. Аудитор может проанализировать процесс настройки данных параметров.

Необходимо убедиться в наличии контрольных процедур для поддержания корректности данных о фактических запасах в информационных системах и рассмотреть более детально процесс инвентаризации.

Сборка

Можно ожидать, что в целом предусмотрена фаза идентификации всех задач по сборке заказов и дальнейшему распределению ресурсов. Аудитору следует изучить, как распределяются задачи по сборке, как происходит информирование сборщика о необходимости выполнить действие, к какому месту подойти и какой товар в каком количестве взять, как проводится идентификация товара на соответствие указанному в заказе.

Может применяться, не ограничиваясь, голосовая сборка, сборка по бумаге (листу заказа) или сборка со сканером, возможна роботизированная сборка.

Маршруты сборки должны быть выстроены таким образом, чтобы отсутствовали лишние перемещения сборщика, а также были соблюдены требования к качеству сборки: например, тяжелое не должно размещаться на легком. Положительным фактором является согласование маршрута сборки с внутренним клиентом компании, например, с торговыми точками.

Аудитору также целесообразно проверить, что соблюдается принцип fifo (first in, first out).

Правилами или настройками в информационных системах должны быть определены и соблюдаться ограничительные параметры сборки: например, высота и вес одной части заказа – одной палеты.

Позитивным фактором является наличие контроля качества сборки. При наличии данного контроля учитываются для выборки параметры, обеспечивающие равномерность проводимого контроля. Например, контроль заказов, собранных разными сборщиками, разных магазинов, разных групп товаров. Должны быть определены цели по объему выборки и целевой показатель качества сборки.

В случае наличия договора на предоставление логистических услуг с провайдером результаты данного контроля могут быть включены в договор как КПЭ, могут быть предусмотрены штрафные санкции за их невыполнение.

Отгрузка

В обязательном порядке должен быть внедрен контроль транспортных средств, используемых для доставки заказов в магазины. Контроль должен обеспечивать соблюдение требований к перевозке товаров, например, должно использоваться транспортное средство с холодильными установками для перевозки товаров категории свежих продуктов.

Ожидается, что предусмотрен график отгрузки заказов, который учитывает удаленность и возможность приемки заказов торговыми точками.

На складе должно быть определено место для размещения подготовленных заказов для каждой торговой точки, а процесс перемещения всех частей заказа с территории склада в транспортное средство должен завершаться подтверждением отгрузки корректного заказа и в полном объеме. Распространено сканирование палетных листов и сверка в информационных системах отсканированных данных с теоретическими данными о частях заказа.

Необходимо проконтролировать процесс оформления сопроводительной документации, дополнительно должна быть доступна или подготовлена к отправке сопроводительная документация от поставщика товаров.

По завершении погрузки в транспортное средство положительным является применение инструментов, обеспечивающих герметичность транспортных средств. Одним из самых доступных является применение пломбы с фиксацией номера пломбы в товаросопроводительной документации.

Управление транспортом

Возможны две ситуации, в которых наполнение аудита будет значительно различаться:

• наличие в компании собственного транспорта;

• сотрудничество с поставщиками транспортных услуг.

Так, при наличии собственного транспорта аудиторам следует рассмотреть загруженность транспортных средств (ожидается отсутствие простоев), а также наличие резервных контрактов с поставщиками транспортных услуг на случай увеличения поставок или технических поломок автопарка.

При низкой доле собственного автопарка или использовании исключительно транспорта поставщиков услуг необходимо убедиться в отсутствии зависимости от этих поставщиков.

Планирование необходимого количества транспортных средств (ТС) должно быть основано на данных, полученных от РЦ, содержащих информацию о количестве палет к отгрузке с указанием торговой точки. Стоит обратить внимание на наличие холостых рейсов, т.е. транспортных средств, которые были поданы в РЦ, но не были загружены и отправлены в торговую точку.

В наличии должен быть инструмент или методология построения маршрута транспортных средств. Маршруты должны учитывать графики приемки торговых точек, при перевозке в одном транспортном средстве заказов нескольких торговых точек – учитывать удаленность торговых точек от распределительного центра и друг от друга.

В случае заказов транспортных средств у разных поставщиков должны учитываться тарифы, предлагаемые транспортными компаниями, заказ транспорта должен быть выполнен на наиболее выгодных для компании условиях.

Необходимо удостовериться, что обеспечена герметичность транспортного средства в пути.

Также для подразделения по управлению транспортом должны быть определены и отслеживаться КПЭ: например, соотношение фактического объема перевозимого груза с полной вместимостью заказного транспортного средства (утилизация транспорта).

В завершение стоит отметить, что достаточно сложно представить себе современные процессы управления цепочками поставок без информационных систем.

Данные из таких информационных систем (например, ERP, WMS, TMS, системы обмена EDI-сообщениями и др.) являются источником информации для аудита. 

Следует рассмотреть наличие контрольных процедур, таких как мониторинг потоков данных между информационными системами, проанализировать инциденты, связанные с передачей данных. Дополнительно целесообразно рассмотреть присвоенные роли и доступ пользователей в системах, а также механизмы, обеспечивающие исключение конфликта интересов в части предоставленного пользователям функционала.

В данной статье мы рассмотрели лишь часть процессов, относящихся к цепочкам поставок, при этом охватили очень значительный периметр. Таким образом, очевидно, что проведение всеобъемлющего и глубокого аудита цепочек поставок требует значительных ресурсов, поэтому нам представляется целесообразным на первом этапе – если у команды аудита не было опыта проведения проверок цепочек поставок и нет достаточных данных об этих процессах – провести так называемую диагностику или обзор процессов, чтобы в будущем сфокусировать свои усилия на процессах, имеющих наибольшие риски для компании, с тем чтобы потратить ресурсы аудита наиболее эффективно, с наибольшим результатом для компании.