Итоговое сообщение

Законные основания

Внутренний аудит  в большинстве случаев является дополнительной, т.е. не выполняющей основную операционную деятельность, функцией в компании. Выстраивание коммуникаций с бизнесом и аудируемыми подразделениями является ключом к эффективности и результативности ВА. 

Существует несколько видов и типов коммуникаций между ВА и представителями бизнес-подразделений, например: 

• неформальная коммуникация на общих собраниях, комитетах; 

• формальная коммуникация вне аудиторского задания; 

• формальная коммуникация в рамках аудита и другие. 

Одним из основных средств и инструментом формальной коммуникации по аудиторскому заданию является аудиторский отчет, который – в зависимости от уровня развития функции ВА и корпоративной культуры компании – может содержать в себе наблюдения, рекомендации, выявленные риски и их оценку, аудиторское мнение и т.д. Но в наши дни перед ВА возникают амбициозные задачи, которые диктуются развитием бизнеса или ставятся руководством компании, а аудируемые бизнес-процессы становятся все масштабнее. Действительно ли после каждого аудита необходимо формировать аудиторский отчет? Давайте порассуждаем, а зачем вообще нам нужен аудиторский отчет?

В явном виде  Международные стандарты внутреннего аудита  не обязывают использовать именно формат отчета для коммуникации с бизнесом и стейкхолдерами. В целом ВА по результатам проверки должен подготовить  итоговое сообщение , при этом итоговое сообщение может быть в форме отчета. Рекомендации по вопросам практической реализации к этому же стандарту говорят: «Возможна публикация нескольких редакций итогового сообщения, формат, содержание и уровень детализации которых зависят от…». 

На практике самый яркий пример разных целей и аудиторий – это подготовка итогового сообщения для комитета по аудиту при совете директоров или итогового сообщения для руководителей бизнес-функции и исполнителей. В первом случае важен синтез информации, самые основные выводы, графики и иллюстрации, во втором случае важны детали, конкретные примеры, глубокий анализ причин и развернутый ход исследований. И в первом примере, и во втором удобно использовать форму отчета. 

В некоторых организациях принято формировать аудиторские отчеты, потому что «так исторически сложилось», в других организациях руководители бизнес-подразделений ожидают именно формат классического отчета, поэтому ВА готовит свое заключение в подобном виде. Безусловно, аудиторский отчет является ключевым инструментом коммуникации с бизнесом, понятным, стройным, предсказуемым. 

Вторая сторона отчета

Любой инструмент имеет «две стороны одной медали», отчет – не исключение. Сколько времени аудиторы тратят на подготовку аудиторского отчета, его проверку, редактирование и согласование? Это количество времени будет пропорционально расти с ростом числа проектов. Т.е. чтобы делать больше проектов, нужно больше внутренних аудиторов. Этот ли вывод хочет слышать от нас комитет по аудиту или собственник бизнеса? Может быть, есть другие способы справляться с бо́льшим количеством проектов? А что, если не писать аудиторский отчет по каждому проекту?

На одном из своих вебинаров в 2024 году я с гордостью делился статистикой за 2023 год. Команда из шести человек смогла провести более 150 проектов за календарный год. Вы только представьте, сколько времени нужно было потратить на подготовку 150 отчетов, если бы каждая проверка заканчивалась именно отчетом! Безусловно, мы не готовили отчет по каждому из проектов, просто потому что цель нашей работы не в «красивом» отчете, а во влиянии на бизнес, в своевременной помощи коллегам в достижении целей компании, в совершенствовании процессов, повышении качества принимаемых решений и т.д. Зачем писать отчет, когда это неуместно? Зачем тратить силы и ресурсы на формат взаимодействия, который в конкретной ситуации и в конкретном задании неэффективен? Тем более таких требований со стороны МСВА нет. Разумный ответ на этот вопрос простой – незачем. 

Примеры из практики

«Писать или не писать?» – этот вопрос является следствием большой вариативности заданий, которые сегодня выполняют внутренние аудиторы. Во всем многообразии аудиторских проектов необходимо разумно подходить к планированию ресурсов на каждом из этапов проверки (в т.ч. и этапе написания «итогового сообщения»), предусмотреть под каждый формат проекта шаблоны и порядок взаимодействия, правила коммуникаций. Например, у нас в команде мы делим проекты как по размеру и количеству затрачиваемых ресурсов:

• S – небольшой проект, 

• M – средний проект, 

• L – большой проект, 

так и по формату задания:

• аудит, 

• расследование, 

• аналитика, 

• Ad-hoc-запрос и др. 

Под небольшой Ad-hoc-проект (например, точечный анализ небольшого линейного процесса) достаточно будет зафиксировать следующее: ход работы, описание процесса, производимые расчеты (вычисления, источники информации и т.д.), выводы и наблюдения (если они есть). Затем важно донести эту информацию до ответственных, получить от них обратную связь и зафиксировать сроки устранения выявленных замечаний. В этой ситуации можно обойтись без написания отчета? Конечно! 

На заключительном собрании в устной коммуникации важно донести суть проблемы и выводы. Это нормально, если ваши выводы будут подкрепляться рабочими Excel-документами, рабочие бумаги будут выложены на общий ресурс, доступный всем заинтересованным сторонам, а план действий будет зафиксирован в ответном письме (резюме к встрече) к собранию или в тикете  Jira . Если в процессе действительно есть проблема, то бизнес в первую очередь заинтересован в ее скорейшем устранении. Для этого не нужно готовить отчет. 

Я также не вижу смысла в написании полноценных отчетов по аналитикам, которые не переросли в полноценные аудиты, либо по аудитам, в результате которых процесс и контроли показали свою эффективность и не было выявлено значительных несоответствий. Еще интересный пример ситуации, когда мы знаем, что процесс в компании будет изменен через несколько месяцев после завершения аудита (предположим, что это не ошибка планирования, а суровая реальность): в этом случае цель аудита – принести пользу бизнесу здесь и сейчас, а не готовить подробный отчет, который к своему завершению может стать уже неактуальным. 

Описанные выше ситуации – лишь некоторые из существующих примеров, которые можно использовать как повод задуматься, действительно ли нам всегда нужен аудиторский отчет. Аудиторский отчет – один из самых эффективных инструментов взаимодействия с проверяемыми подразделениями, но инструменты внутреннего аудитора по взаимодействию с ответственными шире и многограннее, чем просто отчет. Для достижения максимальной эффективности и результативности стоит комбинировать различные инструменты в зависимости от текущих задач и ситуации.