Как сохранять продуктивность сотрудников

Что такое work-life balance и work-life blend

Первые предпосылки к возникновению концепции work-life balance появились еще двести лет назад. В 1817 году английский бизнесмен и один из социальных реформаторов Роберт Оуэн предложил сократить рабочий день работников фабрик с 10-16 до восьми часов, считая, что это положительно скажется на их производительности. Однако его идеи не нашли поддержки.

Спустя сто лет к этой идее вернулась компания Ford Motor. Ее специалисты провели серьезное исследование, чтобы понять, как добиться наибольшей продуктивности рабочих, сведя при этом к минимуму количество ошибок. Они тоже пришли к выводу, что необходимо ограничить рабочий день восемью часами. Компания внедрила нововведение, которое в разы увеличило эффективность производства. Пример Ford Motor Company вдохновил и другие организации, и к 1970-1980 годам абсолютное большинство наемных сотрудников перешло на сорокачасовую неделю. Так концепция work-life balance получила широкое распространение, и сотрудники стали учиться применять инструменты тайм-менеджмента, позволяющие успевать делать все дела за отведенное время, оставлять работу «за порогом» и бороться с выгоранием.

Однако по мере распространения интернета и мобильных устройств граница между работой и личной жизнью стала стираться, и снова случился перевес в сторону работы. К этому фактору добавились мощные экономические, политические и социальные потрясения, которыми были насыщены последние годы.

Современные работники пересматривают отношение к труду. Их приоритеты сдвинулись в сторону психологического благополучия, саморазвития и возможности получать больше удовольствия от жизни. Они стали спокойнее расставаться с компаниями, в которых им некомфортно. 

Это заставило компании искать новые стратегии работы с кадрами. В 2013 году профессор менеджмента Университета штата Кентукки Кристин Риордан заявила о том, что концепция work-life balance часто неосуществима, так как редко у кого получается адекватно распределить время между работой, отдыхом и личной жизнью. Она предложила другую стратегию – искать возможности для гармоничного сосуществования работы и других сфер, не разделяя их во времени и пространстве. Так начала формироваться концепция work-life blend. Она получила свое развитие в пандемию, когда миллионы людей по всему миру одновременно столкнулись с тем, что границы между рабочим и личным были принудительно стерты. Применение work-life blend позволило сохранить работоспособность тем, кто быстро перестроился и научился грамотно расставлять приоритеты, ориентироваться на внутреннее ресурсное состояние и встраивать выполнение рабочих задач в повседневные дела. Такой подход для многих оказался более предпочтительным, чем постоянный поиск баланса, поэтому после пандемии многие остались на удаленке или перешли на гибридный график. 

Методики, помогающие быть продуктивным

Не стоит думать, что work-life blend – это подход, позволяющий решить все проблемы. Например, в компаниях, где работники заняты в производственных циклах, он попросту неприменим.

Кроме того, этот подход требует определенной внутренней дисциплины и высокого уровня ответственности, которым могут похвастаться не все сотрудники. Практикуя work-life blend, человек сам составляет свое расписание, в котором рабочие и личные дела могут идти вперемешку. Он обязан формировать график так, чтобы не только выполнить все поставленные задачи, но и своевременно отдохнуть и восстановиться.

Для этого необходимо уметь расставлять приоритеты, применяя, например, такие инструменты, как матрица Эйзенхауэра, где дела распределяются по четырем квадратам: 

1. «Важные срочные»; 

2. «Важные несрочные»;

3. «Неважные срочные»; 

4. «Неважные несрочные». 

Можно также классифицировать дела по принципу квадрата Декарта, для которого нужно последовательно ответить на четыре вопроса: 

1. Что будет, если это произойдет?

2. Что будет, если этого не произойдет?

3. Чего не будет, если это произойдет?

4. Чего не будет, если этого не произойдет?

Для отслеживания своей эффективности можно создавать собственные канбан-доски, распределяя дела по столбцам «задача», «в процессе» и «выполнено».

Тем, кто придерживается концепции work-life balance и стремится выполнять задачи в отведенное для этого рабочее время, хорошо помогают техники тайм-менеджмента. Наиболее популярными считаются:

• Метод «помидора». Он получил свое название из-за таймеров, которые делались в виде томата. Таймер нужно завести на 20-25 минут, которые стоит посвятить исключительно работе. Эти периоды нужно чередовать с пятиминутками отдыха, а после каждых четырех циклов устраивать получасовой перерыв;

• Правило 1-3-5. На один рабочий день планируется одна большая задача, три средние и пять мелких;

• Метод «Съешь лягушку». Мотивационный оратор Брайан Трейси называет «лягушками» самые сложные и неприятные дела и рекомендует делать одно из них в начале дня. Это позволяет расправиться с энергоемкими задачами в первую очередь, а остаток дня потратить на что-то более легкое и вдохновляющее.

При любом подходе важно свести к минимуму отвлекающие факторы: посещение сторонних сайтов, соцсетей и общение на отвлеченные темы.

Work-life в корпоративной культуре

Платформа Glassdoor провела исследование, согласно которому 77% соискателей изучают не только условия, предложенные в резюме, но и корпоративную культуру компании, ее ценности и миссию.

Человекоцентричность – один из главных трендов, который делает привлекательными современные HR-бренды. При использовании этого подхода компания уделяет внимание потребностям, интересам и благополучию сотрудников, а их мнения и нужды становятся важными для достижения бизнес-целей.

Решение о том, какой подход выбрать – work-life balance или work-life blend, – нужно принимать, опираясь на организационную структуру бизнеса и запросы персонала. Стоит понимать, что эти концепции не являются взаимоисключающими. Их можно сочетать, добиваясь оптимального соотношения в каждом конкретном случае.

На российском рынке многие компании успешно применяют элементы обоих подходов. Например, компания «Ростелеком» создала для персонала приложение Rt Balance, помогающее заботиться о здоровье, заниматься саморазвитием и повышать финансовую грамотность. Оно оказалось полезным: 80% сотрудников понравились предложенные активности, а 70% заметили снижение стресса и улучшение настроения.

Элементы work-life blend можно видеть в корпоративной культуре «Сбера», «Т-банка», «Яндекса», которые предлагают сотрудникам гибкие графики и возможность работать удаленно, акцентируют внимание на ментальном благополучии сотрудников и регулярно проводят мероприятия по повышению вовлеченности и продуктивности персонала.

Чтобы понять, насколько работники довольны текущим положением дел, наметить необходимые изменения и повысить удовлетворенность персонала, можно проводить опросы, анкетирования, глубинные интервью, применять методики eNPS, Gallup или «Индекс человекоцентричности компаний», разработанный специалистами НИУ ВШЭ.

Как компаниям обеспечивать work-life balance и work-life blend

Чтобы добиться хорошей вовлеченности сотрудников, снизить уровень стресса и негативных переживаний, бизнесу нужно информировать их о преимуществах этих подходов и о том, как их можно реализовать. 

Необходимо пересмотреть и изменить рабочие процессы там, где это возможно, чтобы персоналу было удобно совмещать работу и личную жизнь. В первую очередь стоит внедрить гибридный график и удаленный формат работы. Сотрудникам не нужно будет тратить время на дорогу или офисные разговоры, они смогут освободиться от навязанной многозадачности и сосредоточиться на выполнении конкретных задач. Стоит также обсудить с коллективом необходимость и возможность общения в нерабочее время, особенно если речь идет об удаленке. Порой рабочие вопросы приходится обсуждать в позднее время или выходные дни, но важно, чтобы это устраивало сотрудников и не вызывало негатива.

Для тех, кто работает в офисе, хорошо организовать возможности для перерыва и релаксации: кофе-зону, комнаты отдыха, спортивный зал. Можно проводить ресурсные встречи, как в офлайн-, так и в онлайн-формате, в ходе которых помогать персоналу избавиться от негатива и наполниться энергией, а также стимулировать к самоанализу и ответственности за хорошее самочувствие.

Важно уделять внимание и межличностным отношениям независимо от того, находятся коллеги в офисе или в разных городах и часовых поясах. Можно проводить тимбилдинги, мастер-классы, совместные выезды. Они помогут наладить позитивные контакты, укрепить командный дух и стимулировать на совместную деятельность.

Чтобы помочь коллективу легче справляться со стрессами, необходимо проводить мероприятия по развитию навыков адаптивности – способности спокойно и эффективно действовать в меняющихся обстоятельствах или условиях неопределенности. Многие не могут перейти на гибридный или удаленный формат работы, несмотря на то, что он их устраивает, так как не понимают, как организовать дела, совместить работу и быт, по-новому выстроить отношения с близкими. Мероприятия по развитию адаптивности помогают преодолеть этот барьер, чтобы сотрудники могли работать с большим комфортом и удовлетворением. Это могут быть лекции, вебинары, презентации с экспертами об адаптивной природе мозга, челленджи по освоению новых полезных привычек или выполнению несвойственных задач, совместный просмотр новых фильмов, обсуждение книг и другие активности, позволяющие расширять кругозор, получать и анализировать новый опыт и учиться видеть возможности в изменениях.

Обе концепции, work-life balance и work-life blend, не являются «волшебной таблеткой», помогающей легко решить проблемы кадрового голода или в одночасье стать лучшим работодателем в глазах сотрудников. Но каждая из них, примененная осознанно и грамотно, может стать хорошим инструментом для удержания и вовлечения персонала, проявления заботы и создания благополучной и позитивной рабочей среды, к которой так стремятся современные сотрудники.