Культура кассовой дисциплины

Введение

Дословно процитирую одного из коллег: «А что там проверять? Закрыли кассу за смену, пересчитали, занесли сведения в кассовую книгу». Однако подобная позиция – заблуждение. Все относительно несложно, когда операционная касса всего одна на предприятии, да и находится в здании головного предприятия. Также можно считать, что вполне организован процесс соблюдения кассовой дисциплины, когда у предприятия есть обособленные подразделения, каждое из которых самостоятельно ведет кассовую книгу, соблюдает рассчитанные лимиты остатка кассы.

Однако есть организации, учредительными документами которых не предусмотрено создание обособленных подразделений, но в состав организационной структуры включены территориально удаленные отделы, в каждом из которых располагается от одной до четырех операционных касс. При этом поскольку предприятие одно, то и кассовая книга одна, лимит остатка кассы установлен один. 

Ярким примером таких организаций являются государственные бюджетные учреждения, а именно – учреждения культуры. Например, организационная структура музеев, согласно типовым уставам, утвержденным Министерством культуры России, представляет собой единый музейный комплекс с территориально удаленными музейными площадками-отделами. 

Для осуществления культурно-просветительской деятельности учреждения организуют выставки, экскурсии, концерты, театральные постановки, на которые реализуются билеты, в том числе через операционные кассы учреждений. Следует отметить, что кроме реализации билетов в учреждениях культуры отдельные операционные кассы установлены в сувенирных киосках и кафе – структурных подразделениях, функционирующих в рамках приносящей доход деятельности.

Вполне логично, что в состав типовой организационной структуры бюджетных учреждений культуры включается специальное подразделение – билетно-кассовый сектор (служба, отдел), координирующий процесс билетно-кассового обслуживания. Он определяет загрузку кассиров-операционистов, работающих в операционных кассах территориально удаленных отделов, собирает аналитические данные о количестве проданных билетов и выручке по направлениям реализованных программ, организует обеспечение технической исправности контрольно-кассовой техники, напрямую участвует в вопросе соблюдения кассовой дисциплины.

С учетом требований Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У и, как следствие, типовых должностных инструкций бухгалтера-кассира и главного бухгалтера ведение кассовой книги возлагается на бухгалтера-кассира, а обеспечение порядка соблюдения кассовой дисциплины относится к компетенции главного бухгалтера. Последнее подразумевает, что главный бухгалтер рассчитывает и при необходимости пересматривает лимит остатка кассы, определяет организацию процесса безопасной инкассации наличных денежных средств, контролирует порядок ведения кассовой книги и своевременность сдачи наличных денежных средств бухгалтеру-кассиру всеми кассирами-операционистами с приложенными первичными документами.

Кейс музейного комплекса 

Первая проверка

Итак, имеется одно учреждение культуры, которое представляет собой единый музейный комплекс из шести отделов-музеев на пяти территориально удаленных площадках. Первая проверка соблюдения кассовой дисциплины в рамках плановой процедуры внутреннего аудита показала следующее:

• выручка наличных денежных средств ежедневно не сдается и не приходуется по мере ее поступления, а остается в операционных кассах в нарушение п. 4.1, 4.6 Указаний ЦБ-3210-У; фактически отражение выручки в бухгалтерском учете производится с задержкой до двух недель;

• завышен и неверно рассчитан лимит остатка кассы в нарушение требований Приложения Указаний ЦБ-3210-У;

• наличная выручка перевозится бухгалтером-кассиром, кассирами-операционистами, руководителем билетно-кассового сектора или водителями учреждения самостоятельно в хаотичном порядке. Таким образом, существовавшая практика инкассации не обеспечивает безопасность лиц и сохранность денежных средств. График инкассации, учитывающий особенность учреждения в виде нескольких операционных касс на территориально удаленных площадках, не разработан, а значит, не соблюдаются требования п. 7 Указаний ЦБ-3210-У к организации мероприятий в учреждении по обеспечению безопасности транспортировки денежных средств;

• отсутствие проведения инвентаризации денежных средств, включающей пересчет по всем операционным кассам.

Выявленная картина указала на:

• отсутствие системы, обеспечивающей сохранность наличных денежных средств; 

• риски хищения;

• риски бесконтрольного изъятия денежных средств из кассы кассирами-операционистами и использования их в личных целях; 

• риск привлечения юридического лица и должностных лиц к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за каждый факт нарушения кассовой дисциплины каждые 60 календарных дней ввиду отсутствия разрешения описанной ситуации.

Факторами, послужившими созданию недопустимой ситуации, стали:

1. Формально составленное положение о кассовой дисциплине учреждения, когда фактическая сдача наличных денежных средств лицу, ведущему кассовую книгу, производилась на основе устных договоренностей с главным бухгалтером;

2. Отсутствие проведения сверок с данными оператора фискальных данных (ОФД) через личный кабинет; 

3. Организационная структура учреждения. Данный фактор явился самой существенной преградой для соблюдения кассовой дисциплины: пять территориально удаленных площадок содержат от одной до четырех операционных касс каждая, что не давало возможности всем операционным кассам безопасно по окончании смены в один день сдать наличные денежные средства в головную кассу для закрытия кассовой книги одним днем.

Результат

С учетом того, что соблюдение кассовой дисциплины является одной из составляющих процесса «реализация услуг», а также принимая во внимание объем выявленных нарушений и необходимость организации всего процесса с нуля, внутренним аудитором совместно с руководством учреждения было принято решение включать вопрос соблюдения кассовой дисциплины в ежегодный план работы внутреннего аудитора и при необходимости внепланово смотреть на разрешение ситуации в динамике.

По результатам первой проверки был дан срок полгода ответственным исполнителям на решение первоочередной задачи – обеспечить оприходование наличной выручки одним днем и организовать сохранность денежных средств.

Ответственными исполнителями был разработан план мероприятий по организации инкассации денежных средств напрямую на каждой территориально удаленной площадке в определенные дни недели. А также составлена инструкция с порядком действий кассиров-операционистов и бухгалтера-кассира:

• наличные денежные средства по окончании каждой смены должны сдаваться в сейфы в специально оборудованных для этого местах;

• данные о наличной выручке за день должны заноситься в журналы для возможности дальнейшей сверки данных на начало и конец смены с остатками в сейфе и контроля за сохранностью денежных средств; 

• по окончании смены кассиры-операционисты в кассах, расположенных на территориально удаленных площадках, должны направлять бухгалтеру-кассиру сканы отчетных документов за смену; 

• бухгалтер-кассир обязан сопоставить полученные документы от кассиров-операционистов с данными личного кабинета ОФД по каждой операционной кассе, а также со свединиями о проданных билетах в специальной  программой «Инфотех» ;

• в установленные для инкассации дни бухгалтер-кассир выезжает на территориально удаленные площадки для сдачи наличных денежных средств инкассаторам; 

• кассовая книга ведется в информационной базе «1С:БГУ», поэтому, прежде чем сдать наличные денежные средства, бухгалтер-кассир берет с собой ноутбук с базой и проводит сверку данных,  занесенных в кассовую книгу с фактическим наличием денежных средств по операционным кассам.

Второй аудит

Скоро сказка сказывается, да не скоро дело делается. Последующая процедура внутреннего аудита по анализу результатов принятых мер по настройке кассовой дисциплины в учреждении показала следующее:

• по двум музейным площадкам посещаемость, рассмотренная в динамике за последние полгода, стабильно росла, а значит, стремительно росла выручка, и инкассация только раз в неделю вела бы к превышению лимита остатка кассы;

• выяснилось, что денежные средства фактически перевозились самостоятельно бухгалтером-кассиром вместе с водителем, как и раньше, в обычной машине, а не бронированной инкассаторской, по мере накопления средств на территориально удаленной площадке;

• из-за выполнения других своих должностных обязанностей водитель не мог ежедневно перевозить бухгалтера-кассира по музейным площадкам и ожидать его во время инкассации.

Таким образом, сохранилась ситуация с небезопасной транспортировкой денежных средств, «залеживанием» денежных средств (в сейфах) на удаленных музейных площадках. Кроме того, поскольку кассовая книга одна в учреждении, то, прежде чем внести в нее запись, бухгалтер-кассир должен пересчитать полученные от всех операционных касс наличные денежные средства за смену и только потом внести сведения в кассовую книгу за день. Но сложившийся порядок свидетельствовал о ведении кассовой книги «вслепую», даже несмотря на сверку с данными кабинета ОФД и «Инфотех» по каждой операционной кассе, что нарушало существующие требования п. 4.6, 5.1 Указаний ЦБ-3210-У. 

Ответственными исполнителями для соблюдения кассовой дисциплины была предложена идея назначить старшего кассира на каждой территориально удаленной музейной площадке, который будет передавать денежные средства инкассаторам по всем операционным кассам. 

Однако данный вариант был бы возможен, если бы музейные площадки представляли собой обособленные подразделения со своими кассовыми книгами, но в случае ведения одной кассовой книги сдавать наличные денежные средства инкассаторам должно лицо, фактически ведущее кассовую книгу. Кроме того, сработал человеческий фактор: никто из кассиров-операционистов на площадках в принципе не хотел становиться старшим кассиром и брать на себя ответственность по сдаче наличных денежных средств по другим кассам, включая сувенирные киоски и кафе. 

Серьезной преградой в решении поставленной задачи была и загрузка водителя, а включение в штат дополнительного водителя только для доставки бухгалтера-кассира не привело бы к нужному результату, учитывая наличие других факторов, описанных выше.

Решение проблемы

Надо было искать выход, как вести кассовую книгу одним днем, сдавать выручку по окончании смены, не задействуя при этом ежедневно собственного водителя, с учетом имеющейся организационной структуры, которую учредитель (Минкультуры России) не стал бы менять в сторону формирования обособленных подразделений. 

В итоге при изучении различных способов проведения инкассации внимание внутреннего аудитора было остановлено на оборудовании для проведения самоинкассации – автоматизированных депозитных машинах (АДМ). Данная услуга предоставляется как рядом банков, так и частными операторами. Наибольшая сложность предложенного подхода заключается в том, что не все банки способны предоставить услугу самоинкассации государственной бюджетной организации, поскольку данная услуга предусматривает перевод денежных средств одним днем через транзитный счет на лицевой счет организации в Федеральном казначействе. Только «Газпромбанк», как оказалось, давно разработал возможность работы при оказании услуги самоинкассации напрямую с лицевыми счетами организаций в Федеральном казначействе.

В итоге на всех территориально удаленных площадках рассматриваемого учреждения культуры были установлены устройства АДМ. Данное устройство внешне напоминает классический банкомат. Специфика услуги самоинкассации, предоставляемой банком, заключается в том, что устройства остаются в собственности банка, все расходы на обслуживание также лежат на банке. Таким образом, клиент оплачивает только услугу самоинкассации, а АДМ-устройства для дополнительного контроля отражает в бухгалтерском учете на забалансовом счете в условной оценке согласно требованиям Инструкции 157н, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010. Стоимость услуги самоинкассации сопоставима со стоимостью типовой инкассации и не содержит арендные платежи. Для обеспечения доступа к АДМ-устройствам ответственным лицам – в рассматриваемом примере кассирам-операционистам – выдаются именные пластиковые карты, которые вставляются в АДМ перед операцией самоинкассации.

Кассиры-операционисты по окончании каждой смены сдают наличные денежные средства в устройство. Операция подтверждается выдачей машиной слипа с указанием инкассированной суммы. Сумма одномоментно попадает на лицевой счет учреждения. Таким образом, есть документальное подтверждение сданной наличной выручки, сумму которой можно сверить с данными личного кабинета ОФД. По окончании каждой смены кассиры-операционисты направляют бухгалтеру-кассиру слип АДМ-устройства, отчет кассира с гашением по окончании смены, которые сверяются бухгалтером-кассиром с данными по операционной кассе через личный кабинет ОФД и данными ресурса «Инфотех» и заносятся в кассовую книгу. 

Поскольку наличная выручка за день одномоментно поступает на лицевой счет учреждения, денежные средства, заложенные кассирами-операционистами в АДМ, перестают представлять ценность для учреждения. Изъятие денежных средств из АДМ становится заботой банка, который производит извлечение денежных средств в соответствии с самостоятельным графиком. 

Самоинкассация позволила исключить «залеживание» наличных денежных средств на территории музеев, исключить риск превышения лимита остатка кассы, исключить временные затраты водителя и бухгалтера-кассира на разъезды по территориально удаленным площадкам. Данное решение впоследствии было одобрено Минкультуры России при выездной проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения культуры.

Заключение 

Проблема соблюдения кассовой дисциплины является актуальной для многих российских музеев. Положительный опыт внедрения системы самоинкассации был заимствован рядом других учреждений культуры. Внутренний аудит в данном случае сыграл роль консультанта, участвующего в организации процесса соблюдения кассовой дисциплины.