Непрерывный аудит в «Ашане»

Непрерывный аудит позволяет своевременно заметить возникающие риски и отреагировать на них или констатировать отсутствие реакции линейного менеджмента на уже известные риски и подтолкнуть к решению проблем быстрее, чем это было бы при классической схеме периодических аудитов, даже учитывая регулярный мониторинг выполнения планов действий. Так непрерывный аудит своевременно помогает менеджменту и способствует улучшению результатов организации.

Эта идея и стала ключевой для начала внедрения непрерывного аудита в «Ашан».

Для его запуска мы посчитали целесообразным определить несколько ключевых бизнес-процессов. Они же были включены в годовой план «традиционных» аудитов. Схема действий была проста: проводим  традиционный аудит  и затем определяем, какие из уже используемых бизнесом индикаторов помогут и нам отслеживать изменения уровня остаточных рисков и каких не хватает. После начинаем разработку отчетов. Обычно она занимает от одного до шести месяцев, проводится  внутренними аудиторами  самостоятельно или с помощью команды  BI . Эта работа выполняется аудиторами параллельно с их основной деятельностью по проведению проверок.

В результате за год удалось запустить непрерывный аудит по нескольким основным бизнес-процессам компании: управление цепочкой поставок, товарные закупки, нетоварные закупки,  продажи . 

В зависимости от частоты и общего количества операций, доступности данных, возможности доработки информационных систем используются разные формы контролей. Где-то это может быть встроенное в систему автоматическое уведомление  на почту  о превышении максимально допустимого значения параметра. Для какого-то процесса это ежемесячный или ежеквартальный дашборд из BI-системы или собранный вручную в Excel.

В качестве примера встроенного уведомления приведу контроль роста остатка наличных денежных средств в главных кассах магазинов. Этот показатель интересно мониторить, поскольку его резкий рост может свидетельствовать о нескольких видах нарушений. Например, несвоевременное отражение выдачи денежных средств из главной кассы, несвоевременная инкассация, намеренное, но необоснованное накопление денежных средств и превышение лимитов на остатки и, наконец, кража наличных, которая маскируется приписками в книге главной кассы. Однако для выявления конкретного нарушения требуется более глубокий анализ ситуации и иногда внеплановая инвентаризация денежных средств. С момента внедрения данного контроля работа по анализу уведомлений все больше переходит в руки операционного менеджмента, а аудитор по прошествии нескольких месяцев уделяет внимание данному вопросу лишь периодически.

По многим процессам операционный менеджмент уже отслеживает большое количество показателей, позволяющих мониторить основные риски по процессу. Мы берем за основу эти наработки при построении дашбордов и дополняем их по результатам аудитов, в ходе которых нашли существенные аномалии. Обычно это более точечные контроли. Например, операционный менеджмент цепочки поставок отслеживает изменение уровня запасов, уровень сервиса поставщиков и т.п. Внутренний аудит может добавить процент артикулов на складе  с ошибкой в параметрах  или количество  поставщиков с ошибкой параметра минимального заказа .

Таким образом, мы регулярно мониторим и основные риски по процессу, и более локальные проблемы.

В каждом случае, когда мы выявляем недостатки контролей и особенно – реализовавшиеся риски, важно передать выполнение контролей и устранение аномалий операционному менеджменту. По мере того как ответственные лица от бизнеса принимают на себя ответственность за тот или иной контроль и мы видим снижение количества аномалий, мы снижаем частоту мониторинга.

У топ-менеджмента может быть разное отношение к непрерывному аудиту. Некоторые руководители воспринимают такой вид деятельности внутренних аудиторов очень позитивно и видят, что эта работа приносит реальные результаты для компании, и это для них самое главное. Другие задаются вопросом: «А не занимаются ли аудиторы не своей работой? Это же внутренний контроль, а не аудит». 

Действительно, в тех процессах, где есть недостатки контроля, где мониторинг, проводимый менеджментом, не позволяет выявить аномалии, которые существенно влияют на результаты подразделения и компании в целом, мы инициируем мониторинг дополнительных показателей. Мы передаем наши инструменты менеджменту и таким образом развиваем внутренний контроль.

Однако можно провести аналогию между этой работой и проведением классического аудита с выдачей рекомендаций. Мы так же проводим тестирование контролей, выявляем недостатки, информируем менеджмент и даем рекомендации. Только мы делаем это чаще. При этом аудит не занимается устранением аномалий, не регламентирует, а предлагает способ контроля, а значит, его объективность при последующих проверках не будет нарушена.

Важно довести до топ-менеджмента и совета директоров цели и методы проведения непрерывного аудита, чтобы получить их поддержку и ускорить внедрение контролей и устранение аномалий. 

Помимо ключевой цели «стать надежным бизнес-партнером» и оказывать положительное влияние на результаты компании при внедрении непрерывного аудита достигаются и такие немаловажные цели, как сокращение времени на:

• традиционные проверки по процессам, охваченным непрерывным аудитом; 

• мониторинг выполнения планов действий по проведенным проверкам;

• сбор качественной, достоверной информации для разработки годового плана аудитов.

Например, если в 1 квартале 2021 г. мы потратили 320 человеко-дней на аудит цепочки поставок, включающий процессы снабжения, управления распределительными центрами и транспортом, то в конце 2022 г. мы планируем потратить в два раза меньше времени. Это связано с тем, что на протяжении девяти месяцев 2021 г. и в 2022 г. мы ежемесячно мониторим данные процессы как по ключевым глобальным индикаторам, так и по более узким вопросам, связанным с обнаруженными аномалиями. Кроме этого, мы постоянно находимся в контакте с менеджментом и регулярно получаем информацию как об их работе над уже известными нам проблемами, так и об изменениях в процессах и о новых проектах. Отмечая положительные тенденции и изменения в процессе, мы сохраняем данную тему в плане «традиционных аудитов», но закладываем на нее меньше времени, сокращая этапы подготовки и тестирования.

Безусловно, мы сделали только первый шаг на пути внедрения непрерывного аудита. Это сложный, масштабный процесс, а учитывая быстро меняющуюся среду, а с ней и процессы компании, бесконечный. Поэтому мы планируем продолжать работать в направлении развития внутреннего непрерывного аудита.