Проверка добрых дел

Одним из ключевых элементов ESG-стратегии компании является благотворительная деятельность, направленная на поддержку различных социальных групп и проектов, что подчеркивает приверженность компании высоким этическим стандартам и ее готовность оказывать помощь тем, кто в ней нуждается. 

Однако благотворительная деятельность, как и любые другие области деятельности компаний, сопряжена с существенными рисками. Неэффективность самого процесса, нецелевое использование средств, коррупция – все эти риски являются неотъемлемой частью работы компании в целом и процесса оказания благотворительной помощи в частности. Недостаточное внимание к этим рискам способно не только привести к финансовым потерям, но и серьезно навредить репутации компании, подорвать доверие инвесторов и вызвать негативную реакцию общества. Поэтому компании должны внедрять эффективные механизмы контроля и прозрачного управления, которые позволяют обеспечить целевое и эффективное использование средств, направленных на благотворительность. Это требует не только тщательного планирования и организации процесса предоставления помощи, но и постоянного мониторинга и проверки на каждом этапе.

Одной из лучших практик в части мониторинга является регулярное проведение внутреннего аудита процесса оказания благотворительной помощи. В нашей компании, например, проведение аудита процесса оказания благотворительной помощи является обязательным пунктом годового плана работы департамента внутреннего аудита вот уже много лет. 

Аудит позволяет оценить текущее состояние процесса и выявить потенциальные риски и несоответствия на ранних стадиях, а также обеспечивает уверенность в том, что компания действует в соответствии с заявленными целями и нормами корпоративной этики. Как правило, внутренний аудит данной области охватывает проверку всех этапов благотворительного процесса: от планирования бюджета и анализа получателей помощи до мониторинга расходования средств и оценки эффективности оказанной поддержки. 

В ходе аудита особое внимание уделяется документальному подтверждению операций, прозрачности процедуры принятия решений и четкости обоснований, а также соблюдению внутренних и внешних требований, включая требования антикоррупционного законодательства. 

Любой аудит начинается с постановки целей. Для этого мы рекомендуем разделить процесс осуществления благотворительной деятельности на следующие подпроцессы:

• общие вопросы; 

• планирование средств на оказание благотворительной помощи;

• получение и обработка заявок на оказание помощи;

• оказание помощи;

• мониторинг целевого расходования средств;

• контроль за осуществлением благотворительной деятельности.

Далее в разрезе данных подпроцессов мы поделимся своими рекомендациями на тему того, как качественно провести аудит благотворительной деятельности вашей компании.

Общие вопросы

Этот этап является ознакомительным и позволяет получить общее представление о том, как данный процесс организован в компании. Для начала следует понять, каким образом в компании происходит оказание благотворительной помощи. Этот вопрос наиболее актуален для группы компаний, когда оказание помощи может производиться:

• каждой компанией самостоятельно; 

• централизованно через управляющую компанию;

• через корпоративный благотворительный фонд. 

Централизованная структура, на наш взгляд, является наиболее эффективной, поскольку обеспечивает однообразие подходов в части оказания помощи, а также обоснования и авторизации расходов. Дополнительно на этом этапе необходимо изучить то, каким образом процесс регламентирован, есть ли в компании политика в области оказания благотворительной помощи, положения, инструкции, матрицы полномочий, назначены ли в компании сотрудники, ответственные за процесс, и т.д.  Данный этап очень важен, поскольку позволяет увидеть критические точки всего процесса и правильно расставить приоритеты в аудиторской программе.

Планирование средств на оказание благотворительной помощи

Здесь в первую очередь следует выяснить, планирует ли компания расходы на благотворительность, и если да, то каким образом. Эта задача кажется очевидной, но бывают случаи, когда такой бюджет отсутствует. Это случается, как правило, тогда, когда компания не ведет регулярной благотворительной деятельности, а также когда суммы помощи незначительны. В остальных же случаях бюджеты обычно формируются. 

Однако и здесь есть нюансы, так как степень проработки этих бюджетов может быть разная. В некоторых компаниях бюджет может быть представлен одной единственной цифрой, рассчитанной, например, как процент от выручки. На наш же взгляд, наиболее предпочтительным вариантом – в части точности и обоснованности – является расчет расходов на благотворительность в разбивке по проектам или группам получателей помощи, а не общей суммой. 

Также будет важно убедиться, были ли запланированные расходы должным образом одобрены. Хорошей практикой является утверждение расходов на благотворительность советом директоров в рамках консолидированного годового бюджета.

Кроме того, на этом этапе важно убедиться, что увеличение уже утвержденного бюджета на благотворительность, если оно имело место, также прошло соответствующее согласование. Для этого нужно сравнить фактические расходы на благотворительность за период с изначально предусмотренной в бюджете суммой и в случае превышения запросить и проанализировать документы, подтверждающие дополнительное согласование перерасхода. Это могут быть, например, приказы, распоряжения, протоколы, письма с запросом на перерасход и т.д.

Получение и обработка заявок на оказание помощи

В рамках проверки этого подпроцесса мы рекомендуем изучить, как происходит процесс определения получателей благотворительной помощи. Форматы могут быть разными. Например, компания может получать запросы напрямую от физических лиц, нуждающихся в помощи, или же сотрудничать с каким-либо благотворительным фондом и получать запросы от этого фонда. 

Наилучшим вариантом, на наш взгляд, обеспечивающим прозрачность процесса, является осуществление помощи на основании письменного запроса. При этом, каким бы ни был способ получения заявок, важно, чтобы эти заявки включали в себя следующую информацию:

• предмет оказания помощи;

• размер или стоимость помощи;

• обоснование; 

• наименование получателя помощи, его регистрационные данные и банковские реквизиты (при необходимости).

Необходимость предоставления такой информации должна быть предусмотрена во внутренних нормативных документах компании. Если данное требование не предусмотрено, то нелишне будет порекомендовать компании его регламентировать, поскольку такой подход позволит повысить прозрачность механизма планирования и эффективного управления затратами на благотворительные цели.

Далее следует понять, кем и в какой форме принимается решение о предоставлении благотворительной помощи по полученным запросам. 

Заявки должны быть согласованы в соответствии с матрицей полномочий компании. При этом хорошей практикой является разграничение полномочий в зависимости от суммы запрашиваемой помощи и ее назначения. Форма согласования не принципиальна, но документальное подтверждение такого согласования должно быть.

Также в ходе анализа запросов на оказание помощи необходимо обратить внимание на то, не подпадает ли планируемое назначение помощи под перечень недопустимых. Как правило, в качестве недопустимых целей компании указывают финансирование политических партий, движений или деятелей, а также помощь органам власти и публичным должностным лицам. 

При этом хотим отметить, что бывают случаи, когда компания оказывает помощь по запросам органов власти и публичных должностных лиц, но конечным получателем является общество, некоммерческие благотворительные организации или отдельные нуждающиеся физические лица. Данная практика является вполне допустимой, но, как правило, такие заявки требуют более тщательного анализа и согласования.

Оказание помощи 

В рамках данного вопроса необходимо в первую очередь проанализировать, каким именно образом компания оказывает помощь: путем перечисления денежных средств или в натуральной форме. Это поможет определить, какие подтверждения расходов на благотворительность мы ожидаем увидеть. Если помощь оказывалась через перечисление денежных средств, то рекомендуем получить соответствующие банковские выписки и убедиться, что платежные реквизиты получателя и сумма совпадают с указанными в запросе от заявителя.

При этом компаниям лучше избегать оказания благотворительной помощи путем выдачи наличных средств или же перечисления средств на банковскую карту, так как в данном случае велик риск мошенничества, а также снижается контроль за целевым использованием средств. Но в исключительных случаях, если получателем является физическое лицо, такой вариант допустим.

Если же помощь оказывалась  в натуральной форме , то в качестве подтверждения можно запросить и проверить договоры, акты приема-передачи, акты выполненных работ, которые были подписаны уполномоченными лицами компании и получателя. Обращаем внимание, что здесь важен как сам факт наличия подтверждений, так и то, соотносятся ли между собой характеристики запрошенной и фактически оказанной помощи. Так, предмет помощи, размер/стоимость, наименование и прочие реквизиты получателя должны совпадать с указанными в первоначальной заявке на получение помощи. В случае обнаружения каких-либо отклонений рекомендуем убедиться, что они также были обоснованы и согласованы. 

Мониторинг целевого расходования средств

В ходе проверки данного подпроцесса аудитору важно убедиться, что в компании эффективно осуществляется контроль за целевым использованием средств, направленных на благотворительные цели. Например, компания может требовать от получателей подтверждения целевого расходования помощи в виде отчетов, фотографий, печатных материалов и других документов. Таким образом, задача аудитора при проверке этого подпроцесса состоит в том, чтобы получить необходимые подтверждения от компании и удостовериться в том, что, во-первых, компания подобный мониторинг осуществляет и, во-вторых, что средства действительно были использованы в соответствии с первоначальным запросом на благотворительную помощь. При этом, если есть такая возможность, рекомендуем лично проверить факт оказания помощи, например, осмотреть построенные на выделенные благотворительные средства объекты. 

Контроль за осуществлением благотворительной деятельности

С учетом значимости благотворительной деятельности для репутации компании и связанных с ней рисков этот процесс должен контролироваться на высшем уровне управления компании. Эта задача может быть возложена на совет директоров или, например, комитет по аудиту компании, если они существуют в организации.

Здесь нам, как аудиторам, важно убедиться, что высшее руководство и совет директоров компании своевременно информируются о фактически реализованных за период благотворительных проектах, а также что предоставляемая им информация является полной и достоверной. Эта информация может предоставляться в виде отчетов, презентаций или в любой форме, принятой в компании. Для сверки данных на полноту и достоверность будет достаточно сверить отчеты, предоставленные руководству, с данными учета.