Третья линия защиты санитарной безопасности

За качество продукции прежде всего отвечает производитель. Но с момента производства и до момента потребления товара покупателями товар проходит длинный путь: транспортировка, хранение и реализация. Если хотя бы на одном из этапов произойдет «сбой», то даже самая доброкачественная продукция может быть испорчена и стать потенциально опасной.

Кроме процессов, непосредственно связанных с производством продукции, на ее качество влияют:

• техническое состояние и обслуживание  помещений и здания ; 

• техническое состояние и  обслуживание оборудования ; 

• периодичность и качество уборки помещений; 

• гигиена сотрудников.

В торговой организации на протяжении всего жизненного цикла товара его сопровождают, в первую очередь, сотрудники служб логистики и магазинов, а также технические службы, которые должны знать и качественно выполнять санитарные нормы и правила. Именно они в первую очередь несут ответственность за управление рисками санитарной безопасности. Это сотрудники так называемой 1-й линии защиты ( в соответствии с Моделью 3 линий защиты). 

Роль 2-й линии может быть отведена специально созданной службе, к примеру санитарной. В ее задачи должны входить разработка, внедрение, мониторинг и постоянное совершенствование внутреннего контроля процессов.

Тем не менее, как бы слаженно и эффективно ни работали 1-я и 2-я линии, рано или поздно встает вопрос проведения аудита санитарной безопасности. Как и в любом операционном аудите, службе внутреннего аудита необходимо провести оценку процессов и дать независимые и объективные гарантии адекватности и эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками.

Для снижения уровня риска при формировании контрольной среды важно учитывать требования действующего законодательства, лучшие практики, предписания регулирующих органов и рекомендации внутренних и внешних консультантов.

Планирование аудита

На этапе планирования важно:

1. определить объем проверки; 

2. составить общий план; 

3. разработать программу и конкретные аудиторские процедуры.

Планируя будущую проверку, необходимо учесть и имеющиеся ресурсы во внутреннем аудите, а также выбрать объекты для проведения тестирования.

Подготовку следует начинать с:

• изучения внутрикорпоративной информации: политик и процедур, причем не только непосредственно связанных с обеспечением санитарной безопасности, но и коммерческих политик и политик в области качества, задействованных информационных систем и отчетов, должностных инструкций, анализа обращений клиентов и т.д.;

• проведения предварительных интервью с менеджерами 1-й и 2-й линии; 

• ознакомления с результатами внутренних и внешних проверок;

• изучения законодательных требований и лучших практик в отрасли. 

Все эти действия помогут аудитору идентифицировать и оценить присущие риски с учетом вероятности их возникновения и степени влияния на бизнес.

Для каждого процесса на этапе планирования должны быть определены присущие риски. Примерами таких рисков могут быть ущерб здоровью или безопасности потребителей, сотрудников или третьих лиц, происшествие в области санитарной безопасности и прочие. 

Хорошей практикой может стать обсуждение присущих рисков и их оценки с внутренними клиентами службы внутреннего аудита. Это в последующем обеспечит прозрачность в коммуникации и конструктивный диалог. 

Проведение аудита

Аудит санитарной безопасности направлен на предоставление гарантий того, что:

• существующие риски оцениваются руководством; 

• разрабатываются и эффективно функционируют необходимые контрольные процедуры; 

• соблюдаются правила проведения контроля качества продукции. 

Кроме того, зачастую руководство сталкивается со сложностью процесса и обращается к службе внутреннего аудита за консультациями, которые могут быть связаны с применением законодательства, повышением эффективности процессов, оценкой рисков допущения ошибок и т.д.

В зависимости от формы собственности, масштабов, организационной структуры компаний этапы проведения аудита санитарной безопасности могут отличаться. Однако можно выделить пять общих этапов, которые существуют в большинстве средних и крупных компаний.

1. Аудит поставщиков

Несмотря на то, что ответственность за качество и безопасность продукции на этапе производства несет производитель, большинство крупных торговых предприятий проводят собственный независимый аудит производства и складских помещений поставщиков. Основная цель таких проверок – оценить и сформировать заключение о способности поставщика поставлять качественный и безопасный товар.

Если говорить о крупных компаниях, вопросы аудита поставщиков, скорее всего, будут под контролем специальной службы, к примеру, службы качества. Эта служба может проводить оценку условий производства и хранения продукции как собственными силами, так и путем привлечения независимых аудиторских компаний. 

В чек-листах могут быть не только вопросы по качеству и безопасности продукции, они также могут охватывать вопросы по социальной и экологической части, если компания взяла на себя обязательства по ESG.

Основной риск, который можно выделить в данном процессе, – неспособность поставщиков поставлять качественные и безопасные товары. И роль службы внутреннего аудита – убедиться, что данный риск идентифицирован и управляется руководством. 

При тестировании этого процесса аудиторам необходимо обращать внимание на установленные внутренние правила и процедуры. И аудит поставщиков не должен ограничиваться их обязанностью пройти первичный аудит до договорных отношений и прохождением периодических аудитов во время сотрудничества. 

Важно еще обращать внимание на расположение производственных и складских площадок. Продукция одного и того же поставщика может доставляться с разных производственных площадок или же в ходе сотрудничества площадка поставки может измениться, что может повлиять на качество товаров.

2. Транспортировка и приемка товаров

Поставка продукции на склады, в распределительные центры или магазины осуществляется либо силами поставщиков, либо силами собственной транспортной службы. Вне зависимости от метода доставки продукции в компании должны быть внедрены требования как к самим транспортным средствам, так и к водителям. Например: 

• при транспортировке должны соблюдаться требования к температуре и влажности (целесообразно проанализировать данные информационной системы мониторинга температурного режима в грузовиках, если таковая установлена), товарному соседству, в кузове должны отсутствовать посторонние предметы, а водитель должен иметь ЛМК (личную медицинскую книжку) и использовать санитарную одежду при разгрузке;

• при приемке товаров обязательно должно проверяться наличие сопроводительной документации (сертификаты, декларации и т.п.), остаточный срок годности (если применимо), целостность тары и упаковки, для некоторых групп товаров – органолептические характеристики. 

Ответственность за контроль соблюдения всех требований лежит на сотрудниках, осуществляющих приемку товаров на складах или в магазинах.

Для подтверждения эффективности выполнения контрольных процедур внутреннему аудитору необходимо понаблюдать за действиями сотрудников в зоне приемки товаров. Но по большей части сотрудники, понимая, что за ними наблюдает аудитор, начинают выполнять свою работу качественно. В таком случае можно прибегнуть к видеоконтролю, т.е. получить видеоархивы с камер зоны приемки и понаблюдать за действиями сотрудников в прошлом.

3. Хранение и продажа продуктов

Основным риском в части хранения и продажи продовольственных товаров является продажа продукции, не соответствующей установленным законодательством требованиям, например, с истекшим сроком годности, без маркировки или документов, повторно замороженных продуктов, опасных или некачественных по органолептическим или микробиологическим показателям и т.д.

По большей части риск продажи некачественных продуктов возникает из-за несоблюдения цепочки холода при транспортировке и отклонений от правил приемки. Тем не менее в процессах хранения и продажи товаров тоже может допускаться немало ошибок, таких как:

• несоблюдение цепочки холода;

• хранение пищевых и непродовольственных товаров в одном помещении без зонирования (т.е. несоблюдение правил товарного соседства); 

• загрязнение холодильных и складских помещений; 

• размещение продукции с истекшим сроком годности совместно с продукцией, предназначенной для реализации; 

• размещение непосредственно на полу помещения; 

• соприкосновение продукции с поверхностями трубопроводов водоснабжения, водоотведения и приборов отопления;

• несоблюдение сотрудниками санитарных норм и правил и прочее.

Риски несоблюдения санитарных норм, связанные с производством продукции внутри торговых точек, таким как выпечка хлебобулочных изделий, кулинарное производство, цеха по разделке мяса и рыбы, требуют особого внимания. В этом случае мы имеем дело с более длинным и сложным процессом и с продуктами, имеющими наиболее короткие сроки годности. 

Требования, предъявляемые к производственным процессам, более строгие, особенно в кулинарии, где производится и продается «готовая еда». В процессе производства могут быть выявлены следующие дополнительные нарушения:

нарушение поточности производства (например, пересечение сырой и готовой продукции);

• отклонение от рецептур, что приводит к несоответствию состава продукта маркировке и к нестабильному качеству продукта;

• отсутствие необходимой документации (сертификатов качества, деклараций соответствия на готовую продукцию);

• отсутствие этикеток производителя на расфасованной и реализуемой продукции;

• отсутствие или неработоспособность системы ХАССП (системы управления безопасностью пищевой продукции).

Ответственность за периодический контроль, анализ ошибок и причин их возникновения в основном лежит на отдельной службе, к примеру санитарной. Такая служба осуществляет свои контрольные мероприятия на основании чек-листов и проводит обучение сотрудников для минимизации нарушений.

Аудитор в этом случае может проанализировать содержание чек-листов санитарной службы, а также проверить, заполняются чек-листы формально или являются неким реальным вспомогательным инструментом. Дополнительно можно проанализировать планы действий, которые составляются по результатам контроля по чек-листам, и причины их невыполнения в установленные сроки.

4. Техническое состояние и обслуживание

Основной вопрос, который необходимо покрыть в части технического состояния и обслуживания здания, помещений и оборудования, – это соблюдает ли организация требования соответствующих для каждой области СанПиН и какие контроли внедрены для нивелирования рисков штрафных санкций со стороны госорганов. Таким образом, в ходе аудита необходимо проверить следующие требования:

• для внутренней отделки – пола, стен и потолков – должны быть использованы нетоксичные материалы, они не должны иметь дефектов и повреждений, следов протеканий и признаков поражений грибком и должны быть устойчивыми к уборке влажным способом с применением моющих и дезинфицирующих средств;

• правило поточности и последовательности означает, что неупакованные пищевые товары не могут «встречаться» с непродовольственными, а упакованная готовая продукция – с неупакованной и непереработанной. Чтобы разделить потоки, необходимо использовать разную посуду, холодильники или места для хранения.

Одной из основных контрольных процедур в этом направлении может служить разработанный чек-лист, по которому проводится осмотр независимым лицом или специальной службой и фиксируются все замечания для последующего устранения.

Кроме того, чтобы избежать нарушения, возможно запросить консультацию или профилактический визит у Роспотребнадзора. В рамках визита представители Роспотребнадзора расскажут о санитарных правилах и укажут на ошибки.

5. Личная гигиена сотрудников

По общему правилу сотрудники, занятые хранением, перевозкой и реализацией пищевой продукции, должны проходить предварительные и периодические медицинские осмотры и иметь личные медицинские книжки (ЛМК). Наличие и актуальность сроков ЛМК могут быть внесены в HR-системы с последующим уведомлением об окончании срока действия последнего медосмотра или должны проверяться каждый раз на входе.

Немаловажно обратить внимание на наличие и правильное использование санитарной одежды. Ее должны снимать перед тем, как покинуть рабочее место (к примеру, пойти в комнату приема пищи), и стирать отдельно от личных вещей.

Хорошо организованный процесс обучения, короткие ролики на экранах, напоминание со стороны руководства и прочие мероприятия о правилах личной гигиены помогут сотрудникам следовать законодательным требованиям и избежать санкций.

По результатам аудита санитарной безопасности аудиторы должны оценить эффективность и результативность существующих контрольных процедур, а при выявлении аномалий – определить корневые причины и дать практические рекомендации по усовершенствованию процессов.