Проблематика внутреннего аудита в музее
Организационной структурой музея, на примере которого будет рассмотрена тема, не предусмотрено формирование отдела для проведения внутреннего аудита. Эта функция возложена на отдельную штатную единицу – внутреннего аудитора.
Справка
Внутренний аудит в государственном секторе определен ст. 160.2-1 БК РФ и системой стандартов внутреннего аудита, которые ориентированы преимущественно на
главного администратора бюджетных средств
,
главного распорядителя бюджетных средств
,
получателей бюджетных средств
(казенные учреждения).
Федеральные бюджетные учреждения культуры находятся в прямом подчинении Министерства культуры РФ и, соответственно, выступают ПБС. По этой причине возникает парадокс в поиске подхода, как же организовать внутренний аудит в бюджетном учреждении, когда ПБС, по сути, ограничен внутренним контролем по 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а внутренний аудит отдан на откуп Министерству культуры России (учредителю), Федеральному казначейству России, Счетной палате России.
Среди вопросов по организации внутреннего аудита в музее можно выделить следующие:
-
проверке каких процессов (бюджетных процедур) следует уделять внимание: с чего начать формировать вселенную внутреннего аудита, как избежать повторов в предписаниях и структуре проверок;
-
как выстроить превентивную систему, способствующую снижению рисков возникновения негативных событий;
-
какую методику ведения проверок выбрать;
-
как распределить трудовые и временные ресурсы для обеспечения всестороннего анализа объектов проверок, выдать рекомендации по устранению замечаний и настройке процесса и при этом не нарушить принцип объективности Кодекса этики внутреннего аудитора.
Формирование вселенной внутреннего аудита музея
ШАГ 1
Создавая вселенную внутреннего аудита музея с нуля, внутренний аудитор не всегда обладает объективной информацией, какие конкретно проблемы содержатся в учреждении. Соответственно, изначально решается задача, с чего начинать формировать мнение:
-
о степени исполнения финансово-хозяйственных процессов;
-
об эффективности системы внутреннего контроля.
Исходя из собственного опыта, предлагаю начать со следующего:
-
при наличии временного ресурса провести анализ ФХД за три последних года на основании данных из регистров бухгалтерского учета, показателей форм бухгалтерской отчетности, плана финансово-хозяйственной деятельности. Полученная информация сопоставляется с учетной политикой, уставом и иными имеющимися внутренними регламентами. Дополнительно ознакомиться с заключениями внешних аудиторов, если таковые имеются. Цель: получить информацию об имеющихся «узких местах», которые впоследствии станут объектами аудита;
-
если время ограничено, то распределить процессы проверки по принципу:
Дополнительно ознакомиться с заключениями внешних аудиторов, если таковые имеются.
Анализ учетной политики позволит получить общее представление об организации ведения финансово-хозяйственной деятельности музея, дополнительно проанализировать другие имеющиеся регламенты в учреждении и сформировать предписания о создании необходимых регламентов.
Анализ реализации услуг музея включает такие вопросы, как:
-
соблюдение кассовой дисциплины, поскольку в музеях повсеместно производится продажа билетов безналичным и наличным способом через операционные кассы;
-
анализ договоров привлечения ретейлеров к реализации билетов, включая агентские договоры;
-
анализ порядка ценообразования в музее путем рассмотрения положения о платных услугах.
Анализ расходов позволит выявить основные недостатки в проведении закупочной деятельности, обоснованности и документальном подтверждении ведения взаиморасчетов с дебиторами-кредиторами.
Первоначально этот этап формирует укрупненную карту внутреннего аудита музея, состоящую из этапов плановых проверок внутреннего аудита.
ШАГ 2
По мере выявления замечаний и недостатков вся информация сводится в более детализированную карту внутреннего аудита, представляющую собой:
-
план проверок внутреннего аудитора на год;
-
процессы с перечнем операций с высоким и средним риском последствий, закрепленные за прямыми исполнителями и их руководителями.
Эти вопросы содержат ссылки на документы с заключениями внутреннего аудита, НПА и ЛНА , имеющиеся предписания внешнего аудита и сроки отчета по операциям. Таким образом, исполнители всегда могут ознакомиться, какие конкретные недостатки внутри процесса необходимо устранять и что нужно постоянно контролировать впоследствии.
Карта внутреннего аудита уже выступает не только планом проверок, но и управленческим инструментом, позволяющим держать фокус на том:
-
какие существуют проблемы в музее;
-
кто является исполнителем комплекса мер, направленных на улучшение;
-
в какие сроки требуется устранить недостатки/контролировать фактическое исполнение действий по улучшению.
У каждой такой операции есть сроки отчета об исполнении и присвоенные сопутствующие риски.
ШАГ 3
По мере проведения проверок внутренним аудитом каждый раз формируется новая уточненная карта внутреннего аудита. Каждый процесс делится на операции. Чем детализированнее разделены процессы на операции и закреплены за исполнителями, тем легче обеспечить контроль ответственности исполнения, изложить всю многогранность процесса, а исполнителям и руководству музея понимать, что остается неразрешенным или требует длительного времени для настройки.
По своей форме и содержанию карта внутреннего аудита реализует миссию Модели трех линий защиты :
-
Внутренний аудит оценивает эффективность выстроенной системы внутреннего контроля;
-
Внутренний аудит проводит последующие плановые и внеплановые проверки;
-
Прямые исполнители и их руководители отвечают за выполнение операций в рамках своих должностных обязанностей.
Отчеты о проведенных корректирующих мероприятиях представляются на согласование результатов внутреннему аудитору и руководству музея. Процессы на постоянной основе включаются в карту внутреннего аудита по степени эффективности устранения нарушений, недостатков и последствий выявленных нарушений. Это происходит до полного устранения последствий или понижения риска до уровня «низкий».
Цель этого этапа: карта по итогам работы внутреннего аудита в музее за год должна представлять управленческий инструмент с детализированным перечнем операций с указанием их рисков, ответственными исполнителями и их руководителями, ссылками по каждой операции на отчеты внутреннего аудита музея, ЛНА и НПА.
Обновление карты производится не реже одного раза в год, а в идеале – два-три раза в год.
Каждый сотрудник музея использует эту карту как инструмент, позволяющий корректно выполнять свои должностные функции, опираясь на сроки и нормативную базу, выступающую справочной информацией для исполнителя.
Примеры степени детализации процессов на операции
В качестве примера степени детализированности процесса можно привести операции, аккумулированные в процессе «Соблюдение кассовой дисциплины музея». Так, предположим, выявлено нарушение кассовой дисциплины, выраженное в:
-
несоблюдении порядка определения лимита остатка кассы;
-
отсутствии безопасной инкассации операционных касс;
-
системном несвоевременном оприходовании наличной денежной выручки ввиду сдачи наличных денежных средств спустя несколько дней.
Все выявленные нарушения одновременно формируют перечень действий для устранения нарушений в процессе. Определение действий происходит по результатам предписаний проверок, а также НПА и ЛНА музея. Так, среди корректирующих действий, связанных с соблюдением кассовой дисциплины, могут быть следующие:
-
пересмотр приказа о лимите остатка кассы с обеспечением корректного расчета лимита;
-
организация инкассации путем установки на территориально удаленных музейных площадках автоматизированных машин для самоинкассации ;
-
отражение наличной денежной выручки одним днем, что включает ежедневную сверку с личным кабинетом оператора фискальных данных , отчет кассира-операциониста за смену и т.д.;
-
пересмотр положения о кассовой дисциплине музея с целью отражения законодательно допустимого и практически применимого в музее порядка работы с наличными денежными средствами всех заинтересованных лиц.
Аналогично может детализироваться процесс настройки обеспечения соответствия имущества музея данным бухгалтерского учета по итогам выявленных нарушений, таких как:
-
отсутствие проведения инвентаризации имущества музея;
-
наличие признаков формальной инвентаризации и признаков несоответствия данных бухгалтерского учета фактическому составу имущества.
В качестве корректирующих действий могут быть:
-
проведение бухгалтером материального стола ежеквартальных сверок с материально ответственными лицами ;
-
ведение МОЛ в сетевой электронной таблице перечня вверенного им имущества музея с указанием (внесением изменений) местонахождения имущества и контроль исполнения таблицы со стороны бухгалтера и главного бухгалтера – ежедневный контроль;
-
соблюдение материально ответственными лицами и бухгалтером материального стола разработанного в рамках процедуры внутреннего аудита регламента перемещения и списания имущества: ведение журнала движения имущества и составление необходимой первичной документации – ежедневный контроль;
-
проведение годовой инвентаризации с указанием статусов и целевых функций используемого имущества музея.
Аналогично в отсутствие нормирования материальных запасов во исполнение требований ст. 34 БК РФ об эффективном расходовании бюджетных средств действия по соблюдению эффективного расходования бюджетных средств включают следующее:
-
разработка положения о нормировании материальных запасов с включенными рассчитанными нормами;
-
выдача имущества со склада в эксплуатацию в пределах норм за установленный период;
-
закупка любого вида имущества проводится только после проверки отсутствия единиц на складе и свободных единиц у других МОЛ в соответствии с разработанным внутренним аудитом регламентом.
Всем операциям присваиваются риски по степени вероятности повтора возникновения и степени последствий.
Контроль за исполнением устранения нарушений и настройки процессов осуществляет внутренний аудитор музея, докладывая руководству о результатах или их отсутствии.
Карта внутреннего аудита будет способствовать повышению исполнительской дисциплины.
О типовых организационных недостатках бюджетных учреждений читайте в нашей статье «Узкие места» для внутреннего аудита в музее».