Внутренний аудит в музее

Проблематика внутреннего аудита в музее

Организационной структурой музея, на примере которого будет рассмотрена тема, не предусмотрено формирование отдела для проведения внутреннего аудита. Эта функция возложена на отдельную штатную единицу – внутреннего аудитора.

Федеральные бюджетные учреждения культуры находятся в прямом подчинении Министерства культуры РФ и, соответственно, выступают ПБС. По этой причине возникает парадокс в поиске подхода, как же организовать внутренний аудит в бюджетном учреждении, когда ПБС, по сути, ограничен внутренним контролем по 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а внутренний аудит отдан на откуп Министерству культуры России (учредителю), Федеральному казначейству России, Счетной палате России.

Среди вопросов по организации внутреннего аудита в музее можно выделить следующие:

• проверке каких процессов (бюджетных процедур) следует уделять внимание: с чего начать формировать вселенную внутреннего аудита, как избежать повторов в предписаниях и структуре проверок;

• как выстроить превентивную систему, способствующую снижению рисков возникновения негативных событий;

• какую методику ведения проверок выбрать; 

• как распределить трудовые и временные ресурсы для обеспечения всестороннего анализа объектов проверок, выдать рекомендации по устранению замечаний и настройке процесса и при этом не нарушить принцип объективности Кодекса этики внутреннего аудитора.

Формирование вселенной внутреннего аудита музея

ШАГ 1

Создавая вселенную внутреннего аудита музея с нуля, внутренний аудитор не всегда обладает объективной информацией, какие конкретно проблемы содержатся в учреждении. Соответственно, изначально решается задача, с чего начинать формировать мнение:

• о степени исполнения финансово-хозяйственных процессов;

• об эффективности системы внутреннего контроля. 

Исходя из собственного опыта, предлагаю начать со следующего: 

1. при наличии временного ресурса провести  анализ ФХД  за три последних года на основании данных из регистров бухгалтерского учета, показателей форм бухгалтерской отчетности, плана финансово-хозяйственной деятельности. Полученная информация сопоставляется с учетной политикой, уставом и иными имеющимися внутренними регламентами. Дополнительно ознакомиться с заключениями внешних аудиторов, если таковые имеются. Цель: получить информацию об имеющихся «узких местах», которые впоследствии станут объектами аудита;

2. если время ограничено, то распределить процессы проверки по принципу: 

Дополнительно ознакомиться с заключениями внешних аудиторов, если таковые имеются.

Анализ учетной политики позволит получить общее представление об организации ведения финансово-хозяйственной деятельности музея, дополнительно проанализировать другие имеющиеся  регламенты  в учреждении и сформировать предписания о создании необходимых регламентов.

Анализ реализации услуг музея включает такие вопросы, как:

• соблюдение кассовой дисциплины, поскольку в музеях повсеместно производится продажа билетов безналичным и наличным способом через операционные кассы;

• анализ договоров привлечения ретейлеров к реализации билетов, включая агентские договоры;

• анализ порядка ценообразования в музее путем рассмотрения положения о платных услугах.

Анализ расходов позволит выявить основные недостатки в проведении закупочной деятельности, обоснованности и документальном подтверждении ведения взаиморасчетов с дебиторами-кредиторами.

Первоначально этот этап формирует укрупненную карту внутреннего аудита музея, состоящую из этапов плановых проверок внутреннего аудита. 

ШАГ 2

По мере выявления замечаний и недостатков вся информация сводится в более детализированную карту внутреннего аудита, представляющую собой:

• план проверок внутреннего аудитора на год;

• процессы с перечнем операций с высоким и средним риском последствий, закрепленные за прямыми исполнителями и их руководителями. 

Эти вопросы содержат ссылки на документы с заключениями внутреннего аудита,  НПА и ЛНА , имеющиеся предписания внешнего аудита и сроки отчета по операциям. Таким образом, исполнители всегда могут ознакомиться, какие конкретные недостатки внутри процесса необходимо устранять и что нужно постоянно контролировать впоследствии. 

Карта внутреннего аудита уже выступает не только планом проверок, но и управленческим инструментом, позволяющим держать фокус на том:

• какие существуют проблемы в музее;

• кто является исполнителем комплекса мер, направленных на улучшение;

• в какие сроки требуется устранить недостатки/контролировать фактическое исполнение действий по улучшению. 

У каждой такой операции есть сроки отчета об исполнении и присвоенные сопутствующие риски.

ШАГ 3

По мере проведения проверок внутренним аудитом каждый раз формируется новая уточненная карта внутреннего аудита. Каждый процесс делится на операции. Чем детализированнее разделены процессы на операции и закреплены за исполнителями, тем легче обеспечить контроль ответственности исполнения, изложить всю многогранность процесса, а исполнителям и руководству музея понимать, что остается неразрешенным или требует длительного времени для настройки. 

По своей форме и содержанию карта внутреннего аудита реализует миссию  Модели трех линий защиты : 

1. Внутренний аудит оценивает эффективность выстроенной системы внутреннего контроля;

2. Внутренний аудит проводит последующие плановые и внеплановые проверки;

3. Прямые исполнители и их руководители отвечают за выполнение операций в рамках своих должностных обязанностей.

Отчеты о проведенных корректирующих мероприятиях представляются на согласование результатов внутреннему аудитору и руководству музея. Процессы на постоянной основе включаются в карту внутреннего аудита по степени эффективности устранения нарушений, недостатков и последствий выявленных нарушений. Это происходит до полного устранения последствий или понижения риска до уровня «низкий».

Цель этого этапа: карта по итогам работы внутреннего аудита в музее за год должна представлять управленческий инструмент с детализированным перечнем операций с указанием их рисков, ответственными исполнителями и их руководителями, ссылками по каждой операции на отчеты внутреннего аудита музея, ЛНА и НПА. 

Обновление карты производится не реже одного раза в год, а в идеале – два-три раза в год. 

Каждый сотрудник музея использует эту карту как инструмент, позволяющий корректно выполнять свои должностные функции, опираясь на сроки и нормативную базу, выступающую справочной информацией для исполнителя.

Примеры степени детализации процессов на операции

В качестве примера степени детализированности процесса можно привести операции, аккумулированные в процессе «Соблюдение кассовой дисциплины музея». Так, предположим, выявлено нарушение кассовой дисциплины, выраженное в:

• несоблюдении порядка определения лимита остатка кассы;

• отсутствии безопасной инкассации операционных касс;

• системном несвоевременном оприходовании наличной денежной выручки ввиду сдачи наличных денежных средств спустя несколько дней. 

Все выявленные нарушения одновременно формируют перечень действий для устранения нарушений в процессе. Определение действий происходит по результатам предписаний проверок, а также НПА и ЛНА музея. Так, среди корректирующих действий, связанных с соблюдением кассовой дисциплины, могут быть следующие:

• пересмотр приказа о лимите остатка кассы с обеспечением корректного расчета лимита; 

• организация инкассации путем установки на территориально удаленных музейных площадках автоматизированных машин для  самоинкассации ;

• отражение наличной денежной выручки одним днем, что включает ежедневную сверку с личным кабинетом  оператора фискальных данных , отчет кассира-операциониста за смену и т.д.; 

• пересмотр положения о кассовой дисциплине музея с целью отражения законодательно допустимого и практически применимого в музее порядка работы с наличными денежными средствами всех заинтересованных лиц.

Аналогично может детализироваться процесс настройки обеспечения соответствия имущества музея данным бухгалтерского учета по итогам выявленных нарушений, таких как:

• отсутствие проведения инвентаризации имущества музея;

• наличие признаков формальной инвентаризации и признаков несоответствия данных бухгалтерского учета фактическому составу имущества.

В качестве корректирующих действий могут быть:

• проведение  бухгалтером материального стола  ежеквартальных сверок с  материально ответственными лицами ;

• ведение МОЛ в сетевой электронной таблице перечня вверенного им имущества музея с указанием (внесением изменений) местонахождения имущества и контроль исполнения таблицы со стороны бухгалтера и главного бухгалтера – ежедневный контроль;

• соблюдение материально ответственными лицами и бухгалтером материального стола разработанного в рамках процедуры внутреннего аудита регламента перемещения и списания имущества: ведение журнала движения имущества и составление необходимой первичной документации – ежедневный контроль;

• проведение годовой инвентаризации с указанием статусов и целевых функций используемого имущества музея.

Аналогично в отсутствие нормирования  материальных запасов  во исполнение требований ст. 34 БК РФ об эффективном расходовании бюджетных средств действия по соблюдению эффективного расходования бюджетных средств включают следующее:

• разработка положения о нормировании материальных запасов с включенными рассчитанными нормами;

• выдача имущества со склада в эксплуатацию в пределах норм за установленный период;

• закупка любого вида имущества проводится только после проверки отсутствия единиц на складе и свободных единиц у других МОЛ в соответствии с разработанным внутренним аудитом регламентом.

Всем операциям присваиваются риски по степени вероятности повтора возникновения и степени последствий.

Контроль за исполнением устранения нарушений и настройки процессов осуществляет внутренний аудитор музея, докладывая руководству о результатах или их отсутствии.

Карта внутреннего аудита будет способствовать повышению исполнительской дисциплины.