Внутренний аудит в автономных учреждениях

Определения и специфика

Автономное учреждение относится к государственным (муниципальным) организациям. В государственном секторе используется понятие  «внутренний финансовый аудит» . Он осуществляется в соответствии с федеральными стандартами, утвержденными Министерством финансов Российской Федерации. Обязанность по осуществлению внутреннего финансового аудита закреплена только на «верхнем» уровне государственных структур, являющихся  участниками бюджетного процесса .

Его целями являются:

• обеспечение соблюдения требований к исполнению бюджетных полномочий;
  

• подтверждение достоверности бюджетной отчетности и соответствие порядка ведения бюджетного учета;

• повышение качества финансового менеджмента, в том числе повышение результативности и экономности использования бюджетных средств.

Можно сделать вывод, что существующей нормативно-правовой базой внутренний финансовый аудит не предусмотрен для неучастников бюджетного процесса, в том числе автономных учреждений. При этом такой аудит можно рассматривать лишь как  часть «классического» внутреннего аудита  из-за области его охвата и тех целей, на которые он направлен.

Несмотря на то, что автономное учреждение является некоммерческой организацией и получает государственное задание на выполнение работ/оказание услуг, законодательством предусмотрено, что автономное учреждение может осуществлять деятельность, приносящую доход. При условии, что эта деятельность соответствует целям создания и указана в учредительных документах, спектр ее может быть достаточно широк, а доходы остаются в полном распоряжении автономного учреждения.

Имея общие черты с другими формами бюджетных структур, автономное учреждение в отличие от них имеет право:

• осуществлять финансовые операции, связанные с оборотом ценных бумаг;

• участвовать в формировании капитала других юридических лиц;

• пользоваться в процессе распоряжения денежными ресурсами услугами кредитных организаций, а не только казначейства, при этом выбор осуществляется органами управления без учета мнения учредителя;

• осуществлять закупки товаров, работ, услуг в упрощенном порядке в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, а не по Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Учитывая выделенные права и особенности автономных учреждений, больше присущие коммерческим организациям, можно сделать вывод о необходимости внедрения в автономные учреждения внутреннего аудита, который не только будет направлен на контроль за целевым использованием бюджетных средств, правильным учетом и  составлением бюджетной отчетности , но и позволит выявлять и оценивать риски, выполнять поиск решений для повышения эффективности внутреннего контроля, а также систем и процессов управления учреждением.

Несмотря на специфику своей деятельности, автономное учреждение относится к государственным (муниципальным) организациям, и отсутствие нормативно-правовой базы, регламентирующей обязанность по организации функции внутреннего аудита, может являться основным препятствием для его внедрения. Отправной точкой могут рассматриваться нормативные документы, регулирующие  внутренний контроль фактов хозяйственной жизни , наличие которого в организациях всех форм собственности является обязательным.

Согласно информации Минфина России № ПЗ-11/2013, внутренний контроль – это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

• эффективность и результативность своей деятельности, в том числе для достижения запланированных финансовых показателей;

• сохранность активов;

• своевременность и достоверность отчетности (в том числе бухгалтерской);

• соблюдение законодательства, а также установленных в организации правил и процедур.

Основными элементами внутреннего контроля являются контрольная среда, оценка рисков, процедуры внутреннего контроля, информация и коммуникация, оценка внутреннего контроля. 

Рассматривая предусмотренные элементы внутреннего контроля и их описание, распределение обязанностей и задач по внутреннему контролю между его участниками в организации, принципы и процедуры внутреннего контроля и т.д., можно сделать вывод, что  документ построен  на базе модели  COSO  «Внутренний контроль. Интегрированная модель». Он применяется и в методологии внутреннего аудита, который осуществляется в соответствии с МПСВА.

Документ описывает основные принципы внутреннего контроля организации в целом и не имеет цели регламентировать деятельность внутреннего аудита, а лишь определяет часть его функций. 

Таким образом, при внедрении внутреннего аудита и его инструментов, в том числе при выстраивании системы с нуля в автономном учреждении, необходимо использовать не только порядок, предусмотренный в документе Минфина, но и опыт, наработанный и представленный в МПСВА с учетом присущей учреждению специфики деятельности и имеющихся ограничений.

Основные аспекты внедрения внутреннего аудита в автономном учреждении

1. Целесообразно создать подразделение внутреннего аудита в зависимости от специфических особенностей конкретного учреждения, чтобы достичь оптимального уровня результативности работы и оптимального использования имеющихся средств. Другими словами, в каждом конкретном случае размер подразделения внутреннего аудита должен определяться индивидуально с учетом:

• численности и структуры учреждения;

• масштаба и направления деятельности;

• наличия и размера доходов,  остающихся в собственном распоряжении .

Для небольших учреждений может быть предусмотрен один внутренний аудитор.

2. Важно подобрать команду, не только обладающую компетенциями и знаниями в сфере аудита, но и ориентирующуюся в принципах, целях и методологии как в бизнесе, так и в области государственных финансов.

Учитывая требования к таких специалистам, а также, как правило, ограниченность в ресурсах на создание и содержание большого количества внутренних аудиторов, можно порекомендовать, например:

• постепенное создание подразделения внутреннего аудита, позволяющее сгладить рост дополнительных расходов, рационально распределить задачи, понять, сколько времени уходит на выполнение того или иного аудиторского задания, а следовательно, определить количество необходимых сотрудников, сформировать и обосновать бюджет подразделения внутреннего аудита;

• разработать план обучения, направленный на развитие сотрудников в областях  недостающих компетенций ;

• использовать программное обеспечение для  автоматизации управления  внутренним аудитом.

3. Необходимо закрепить в локальных нормативных актах учреждения основополагающие принципы его организации и функционирования.

В качестве практического руководства может выступить  Модель трех линий [защиты] , координирующая процессы управления рисками и внутреннего контроля за счет четкого определения и разграничения функций и обязанностей: 

1. внутренний аудит относится к отдельной (третьей) линии защиты учреждения, которая обеспечивает гарантии эффективности и действенности систем управления процессами, рисками и внутреннего контроля;

2. внутренние аудиторы должны обладать организационной независимостью и объективностью. Она может достигаться за счет:

• подчинения непосредственно руководителю автономного учреждения;

• возможности охватить все аспекты деятельности учреждения;

• закрепления требования/положений о том, что внутренние аудиторы не разрабатывают и не осуществляют контроль как часть своих обычных обязанностей и не несут ответственности за деятельность учреждения.

4. Формирование плана проведения внутреннего аудита в автономном учреждении следует осуществлять с применением риск-ориентированного подхода:

• специфика автономного учреждения может предполагать достаточно широкий  спектр деятельности , следовательно, применение  иного подхода  может не обеспечить должного охвата действительно важных направлений деятельности;

• риск-ориентированный подход позволит выявлять наиболее приоритетные направления аудита исходя из  существующих рисков , что позволит ему быть более эффективным.

Чтобы обеспечить внедрение риск-ориентированного подхода, внутреннему аудиту необходимо создать карту рисков, собрав и объединив результаты качественного и количественного анализа рисков, выявленных в результате внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни. Этот инструмент позволит выделить области деятельности, наиболее подверженные воздействию рисков по степени их влияния на достижение целей автономного учреждения.

5. Подразделение внутреннего аудита может взять на себя функцию консультирования руководителей по некоторым вопросам, связанным с совершенствованием бизнес-процессов, предупреждением менеджмента о возникающих проблемах и меняющихся сценариях работы, оценкой известных и выявлением новых рисков и т.д.

В локальных нормативных актах учреждения, регулирующих деятельность подразделения внутреннего аудита, необходимо предусмотреть, что оказание консультационных услуг и проектов либо определяется самим внутренним аудитом, либо запрашивается заинтересованной стороной.

Ряд направлений, по которым могут быть оказаны консультации в автономном учреждении:

• участие в роли эксперта по бизнес-процессам в проектировании и запуске нового вида деятельности, приносящей доход;

• экспертиза/оценка разрабатываемой системы внутреннего контроля при подготовке заявки на выделение учреждению целевых средств;

• подготовка обзора наиболее часто выявляемых нарушений контролирующими органами по результатам проверок и т.д. 

При этом следует обратить внимание, что при оказании консультационных услуг подразделению внутреннего аудита необходимо заботиться о соблюдении объективности и независимости как основного принципа осуществления своей деятельности.