Внутренний аудит vs «однодневки»

Видишь фирму? А она есть!

С учетом последних тенденций в деятельности налоговых органов и связанной с ней судебной практики менеджмент компаний не снижает усилий по совершенствованию схем хищения и ухода от налогообложения.

Для их организаторов главным  стремлением  при построении схем является создание видимости экономического смысла. То есть обусловленности сделок разумными экономическими или иными  причинами  для строительной организации.

Возможность украсть создает вора.

Фрэнсис Бэкон

Для этого  «технической» фирме  открывается офис, набирается  минимальный штат , обязательно обеспечивается ведение  деловой переписки . Последнее позволяет доказать реальность сделки, свидетельствует о наличии деловых отношений и охотно принимается судами в качестве доказательства наличия экономической целесообразности.

Творцы схем с пугающей дотошностью создают себе алиби, «рисуя» протоколы разногласий по договорам с «техническими» компаниями и даже организуя имущественные споры и судебные разбирательства в свой адрес по задержке оплаты.

Правда, в круговерти бумаг может затеряться интересная информация! Так, нередко на листах согласования к договорам можно найти стикеры с указаниями в адрес директора «технической» компании о необходимости «нарисовать» спецификацию или тому подобным.

Рабочий процесс любой строительной компании в силу динамизма и традиционного пренебрежения элементами контроля всегда изобилует отклонениями, невольными ошибками. Так что в руки внутренних аудиторов нередко попадают косвенные доказательства недобросовестных действий. Наша задача все это замечать, фиксировать и использовать для документирования нарушений и противоправных действий менеджмента.

Важным моментом, на мой взгляд, является постоянный характер этого процесса, без привязки к периоду или целям конкретной проверки. Тогда через две, три, пусть четыре проверки, но будет собран достаточный объем косвенной информации, способной завершить картину выявленного нарушения.

Типичные схемы

Давайте рассмотрим традиционные способы фальсификации конкурса. Например:

1. Конкурсные листы не содержат  идентифицирующих признаков контрагентов, за исключением наименований. Следовательно, указанные в них поставщики или партнеры могут оказаться несуществующими. В бумагах также не отражены источники информации о ценах на услуги конкурсантов, не приложены прайс-листы, не сделано заключение по основным критериям выбора;

2. Не соблюдаются требования по направлению  компаниям-статистам технической документации, наличие которой необходимо для формирования технического и ценового предложения. Зачастую ее просто некуда направлять;

3. Письма компаний-статистов с коммерческими предложениями или отказом от участия выполнены на идентичных бланках, имеют одинаковый по содержанию и одинаково расположенный текст и ошибки. Или же под предлогом «категоричного отказа от участия» эти письма вовсе отсутствуют;

4. Компании-статисты аффилированы с победителями или между собой;

5. Эти фирмы ликвидированы или не существовали на момент проведения конкурсного отбора;

6. Выбор в качестве компаний-статистов организаций, заведомо не занимающихся требуемым для строительной организации  специфическим видом услуг или поставкой продукции;

7. Победитель тендера определяется уже после заключения с ним договора или осуществления фактической поставки материальных ценностей. Обычно менеджмент объясняет это тем, что «победитель уже был известен, просто протокол долго оформляли»;

8. В отношении победителя цена предложения указывается без НДС, в отношении остальных участников – с НДС;

9. Техническое задание выполнено и конкурс проведен по  материалам , которые необязательно есть в наличии у компании-победителя, но по которым ею заявлены минимальные цены. Реально же поставляется другой товар и по завышенным ценам;

10. На конкурсный отбор компанией, позднее выбранной победителем, не представлена информация о находящихся в собственности или арендованных производственных мощностях. Однако в протоколе имеется отметка о том, что члены конкурсной комиссии якобы удостоверились в организационной готовности компании путем проверки ее производственных мощностей. Скорее всего, ни командировки, ни выезда на них оформлено не было;

11. Услуги и расценки умышленно запрошены в различной форме. Например, сравниваются цены аренды  трала и тягача с тралом. При этом цена аренды трала указана в расчете за сутки аренды, тягача с тралом – в расчете за один час работы.

То там, то тут

Отсутствие специализации поставщика на конкретной товарной группе или регионе деятельности косвенно указывает на то, что он является дополнительным посредником между реальными поставщиками материалов и  покупателем . Как правило, дополнительные посредники являются недобросовестными налогоплательщиками и используются в незаконных схемах по уклонению от уплаты налогов.

Включение дополнительного посредника в схему поставки материалов ведет к увеличению стоимости материалов и необоснованному росту себестоимости строительства. Еще более явной становится ситуация, когда этот же «поставщик» берется в разных регионах деятельности строительной компании оказывать самые  необычные услуги .

В отношении такой организации практически со стопроцентной вероятностью не будет проводиться процедура выбора поставщика якобы по причине срочности поставки в сжатые сроки. При этом средний срок поставки по договорам с таким «поставщиком» будет весьма обычный или даже долгий. В сжатые сроки для отвода глаз будут поставляться только самые распространенные товары, такие как болты, шайбы, гайки, винты, ломы, кувалды, малярные кисти и другое.

Присутствие еще ряда признаков гарантирует обнаружение  «технической» прокладки :

• минимальный уставный капитал;

• при больших оборотах в течение нескольких лет основные средства у организации отсутствуют;

• балансы сформированы дебиторской, кредиторской задолженностью и денежными средствами на счетах. Обычно это минимум;

• данные бухгалтерской отчетности показывают, что строительная организация является крупнейшим, если не единственным, покупателем у такой компании;

• часто меняются название, учредители, генеральные директора и юридические адреса, используются места массовой регистрации и коворкинги, применяемые для имитации работы офиса при проверках налоговыми органами;

• смена названия, юридического адреса и учредителей после окончания работы с проверяемой организацией;

• учредители – иностранные граждане;

• Ф.И.О. «сотрудников» таких компаний «кочуют» из одной «технической» компании в другую;

• в отличие от остальных субподрядчиков, у таких организаций отсутствуют  генподрядный процент и гарантийное удержание ;

• работа на полном  иждивении строительной организации;

• уровень авансирования не соответствует отраслевой практике;

• на организацию зарегистрированы доменные имена сторонних организаций, не связанные с ее деятельностью;

• поставщик используется в обход конкурентного принципа при осуществлении строительной компанией закупок материалов, работ и услуг. В качестве причины менеджмент строительной компании всегда будет ссылаться на срочность закупки и на  длительные деловые отношения .

Традиционным дополнением к реализации схем с участием «технических» организаций выступает небрежное оформление первичных документов:

• отсутствие подписи генерального директора или иного уполномоченного лица;

• разное начертание подписи  от имени генерального директора;

• Ф.И.О. генерального директора, дата назначения или прекращения его полномочий по базам данных не соответствуют информации в договоре и переписке;

• аналогичные нестыковки по адресу офиса и номерам телефонов;

• документ выполнен на бланке другой компании или по оформлению  текста повторяет аналогичные документы ранее выявлявшихся «технических» компаний.

Что делать?

Для поиска и документирования данных фактов рекомендую привлекать службу безопасности, сотрудничество с которой у внутреннего аудита должно быть налажено очень плотно. Имеющиеся в настоящее время в распоряжении подразделений безопасности источники получения информации позволяют отследить даже совместное перемещение проверяемых лиц железнодорожным и авиатранспортом.

Убедительным, хоть и косвенным, доказательством послужит наличие менеджеров проверяемой организации и собственников компаний-контрагентов в статусе друзей в социальных сетях, а также их совместные фотографии там же.

Поводов для этого огромное количество. Например, отсутствие четкого проектирования и планирования,  авралы , а также низкий уровень производственной и управленческой дисциплины сотрудников организации.

Для строительной организации отсутствие контроля и должного учета несет критичные риски. Поэтому причины и природа этих явлений должны стать объектами пристального внимания со стороны внутренних аудиторов. А мероприятия, направленные на минимизацию или нивелирование этих рисков, – зоной постоянного контроля менеджмента строительной организации.

Статья подготовлена в рамках спецпроекта «Начни с себя».