Процедура выбора и оценки поставщиков товаров и услуг

Наличие системы управления закупками является обязательным элементом признанных на мировом уровне стандартов, например:

• ГОСТ Р ИСО 22000-2019 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции» – п. 7.1.6 «Управление получаемыми извне процессами, продуктами или услугами»;

• ГОСТ Р 54762-2011/ISO/TS 22002-1:2009 «Программы предварительных требований по безопасности пищевой продукции. Часть 1. Производство пищевой продукции» – п. 9 «Управление закупаемыми материалами»;

• Схема FSSC 22000, версия 5.1 – раздел 2.5.1 «Управление услугами и закупленными материалами».

Не существует единого рекомендованного способа оценки и выбора поставщиков, организации используют подходящие именно им подходы и инструменты.

Организация процесса закупок включает два основных этапа:

• выбор поставщиков;

• периодическая оценка поставщиков.

Основные элементы системы управления закупками

1. Определение требований к товарам, услугам и поставщикам.

Для начала определите требования организации к тому, что планируется закупать. Особое внимание стоит обратить на те товары и услуги, которые оказывают непосредственное влияние на качество и безопасность вашей продукции. Например, изучение этих же параметров потенциального сырья в соответствии с нормативной документацией поможет в анализе рисков при внедрении ХАССП или СМК. Также стоит изучить  перечень обязательных документов  к услугам или товарам , требования к компетентности сотрудников поставщика услуг, состав потенциальных ингредиентов.

Возможно, среди своих партнеров вы захотите видеть только компании, внедрившие СМК или сертифицированные по одному из стандартов по пищевой безопасности.

2. Сбор информации о поставщике.

В этом шаге можно использовать информацию из открытых источников, например, с официальных сайтов компаний. Также помогут отзывы от их бывших или действующих клиентов и партнеров.

Перед сбором коммерческих предложений составьте анкету поставщика, это упростит и унифицирует процесс. Единых вопросов для такого опросника нет, компания определяет их сама. Вот некоторые примеры:

1. Внедрена ли в компании  СМК или  СМБПП ?

2. Сертифицирована ли она?

3. Имеются ли необходимые разрешения, лицензии и прочие обязательные документы?

4. Возможно ли посещение компании с целью проведения аудита на этапе проведения тендера и в процессе работы?

5. Имеется ли система прослеживаемости и др.

Ознакомление с базовой документацией по качеству и пищевой безопасности потенциального поставщика также может оказаться полезным, ведь в ней содержится важная информация о процессах обеспечения качества и операционной политике компании.

Например, вы можете узнать:

• какие имеются процедуры по обеспечению качества и пищевой безопасности;

• кто уполномочен остановить производство или отозвать товар при необходимости.

Также обратите внимание на то, что поставщики должны иметь возможность поддерживать свою продукцию, предоставляя качественные услуги и информацию, когда это необходимо. Например, когда требуется информация о продукте или гарантийное обслуживание, поставщики должны своевременно отреагировать.

Географическое положение – еще один важный фактор при выборе поставщика, так как он влияет на время доставки, транспортные и логистические расходы. Некоторые организации требуют, чтобы их поставщики располагались на определенном расстоянии от их предприятий.

Компании также может потребоваться оценить потенциал развития поставщика, например, рассмотреть вопрос о том, может ли поставщик выполнять особо крупные заказы.

Анкеты поставщиков помогут в дальнейшем при анализе рисков и в определении конкретных методов проверки для каждого поставщика.

3. Оценка стоимости товара или услуги.

Хотя цена и не является единственным критерием при выборе поставщика, но адекватная общая стоимость – важный фактор при принятии решения.

4. Проверка надежности поставщиков.

Проверка надежности поставщика обычно выполняется финансовым департаментом, службой безопасности, юристами и другими службами. В рамках этого этапа проверяют:

• легальна ли деятельность потенциального партнера;

• его финансовое состояние;

• налоговые и юридические риски;

• наличие информации о нарушениях законодательства;

• отзывы клиентов.

5. Тестирование образцов.

Образцы продукции  можно исследовать в собственной или внешней лаборатории, услуги –  проверить в рамках своего производства  или же выехать к действующим партнерам потенциального контрагента и посмотреть, как оказывается услуга на месте.

В любом случае вам понадобится список проверяемых критериев, который вы сможете скорректировать под себя: например, запросить более жесткие параметры качества или пищевой безопасности по сравнению с требуемыми в нормативно-технической документации.

6. Оценка потенциала долгосрочных отношений.

В некоторых случаях организация может стремиться к развитию долгосрочных отношений с потенциальным поставщиком. Например, если категория расходов имеет большой объем и критична для бизнеса организации. 

Этот подход требует, чтобы стороны разделяли свои общие цели, устанавливали показатели для управления отношениями. Эти взаимоотношения могут также включать совместные проекты по сокращению затрат и усилия по разработке новых продуктов.

7. Проверка поставщика на месте или аудит.

Многие компании предпочитают выезжать на площадку потенциального поставщика самостоятельно или посылать туда профессионального аудитора для оценки реального состояния производства и документации.

Иногда может понадобиться оценка управленческих способностей потенциального поставщика – это сложный, но важный шаг. Различные аспекты управленческих способностей включают приверженность руководства постоянному совершенствованию процессов и качества, его общие профессиональные навыки и опыт, способность поддерживать позитивные отношения со своим персоналом и готовность развивать более тесные рабочие отношения с покупателем.

В целом обратите внимание на выбор критериев для оценки поставщика. Каждая компания делает это самостоятельно: критериев необязательно должно быть много, но важно определить именно те требования, которые действительно важны, это сбережет ваши ресурсы.

Для того чтобы упростить процесс оценки, обычно используют чек-лист.   Опишите в документе ключевые вопросы и требования, присвойте им вес и разработайте систему числовой оценки.

8. Заключение контракта.

Когда вы выбрали поставщика, приходит время заключения договора. Очень важно, чтобы все те требования, которые вы предъявляли к претендентам на этапе отбора, были включены в договор. Обязательно дайте утвердить финальную версию контракта инициатору закупки.

В договоре укажите обязанности компаний, связанные с качеством и безопасностью товара или услуги, включите типы событий, при которых товар не будет принят, услуга не будет считаться оказанной. Уточните, в каком случае понадобится проведение внепланового аудита. 

Также рекомендую предусмотреть в контракте возможность доступа к документам, которые вам понадобятся для оценки рисков.

Из тех поставщиков, с которыми заключены договоры, сформируйте перечень утвержденных. Если этот перечень отражен на бумаге, подтвердите его у генерального директора и не забывайте пересматривать.

Документ в электронном виде можно утвердить по электронной почте, подписать электронной подписью или утвердить в вашей системе документооборота. Укажите в бумаге, какие поставщики являются взаимозаменяемыми.

Все ваши поставщики будут подразделяться на: 

• основных, которые полностью соответствуют предъявленным критериям;

• альтернативных, которые не соответствуют каким-либо критериям, но с которыми компания при необходимости может работать. 

9. Контроль работы действующих поставщиков.

Продолжайте контролировать уже сотрудничающих с вами партнеров. В этом вам поможет регистрация всех отклонений в работе поставщика, например, отказы в приемке товара, отсутствие необходимых документов, нарушение температур при поставке, недопоставки или нарушения сроков, жалобы на качество сырья в процессе производства, некачественное оказание услуг и другое. Эти критерии вы устанавливаете сами в зависимости от своих потребностей.

Анализируйте полученную информацию и получайте от поставщиков данные по проработке и устранению причин несоответствий. Возможность ранжировать поставщиков по нескольким критериям может быть особенно полезной для того, чтобы определить, какие из них обеспечивают превосходную производительность или сервис, а какие нуждаются в улучшении.

Установите понятные критерии для оценки поставщиков, определите четкие границы и дальнейшие действия: в каком случае компания будет вынуждена перестать работать с поставщиком, в каком случае переведет его из основных в альтернативные или наоборот.

Применение этих методов управления поставщиками поможет обеспечить высокий уровень качества на протяжении всего жизненного цикла продукта.