Тайм–менеджмент

Очередные издержки

Для начала определимся: время — это очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что, если мы выполняем работу не так быстро, как могли бы — мы несем издержки.

Они включают в себя решение проблем, которые создаем себе мы сами, наши сотрудники, а иногда и руководители. Мы решаем постоянно повторяющиеся проблемы, проблемы из-за работы, выполненной спустя рукава, выполняем чужие функции. В результате, как отмечают специалисты,  80% работы делает 20% сотрудников .

Разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это актуально для всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере услуг, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для руководителей.

Действительно, далеко не каждый сотрудник способен поддерживать необходимую эффективность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, нежели в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Что такое тайм-менеджмент

Многие определяют тайм-менеджмент как универсальную систему методов по управлению временем, дающую возможность повысить собственную эффективность и модернизировать работу целых предприятий. Также это уникальная методика, которая может внедряться на предприятиях как отдельно, так и в комплексе с любыми другими инструментами повышения качества и эффективности.

В принципе, эти определения верны, но есть один нюанс. Сформировавшиеся на сегодняшний день термины «тайм-менеджмент» и его отечественный аналог «управление временем» не полностью отражают смысл. Физически временем управлять невозможно, так что само это понятие звучит несколько нелогично.

Более 15 лет назад на одной из конференций по тайм-менеджменту был сформулирован термин  Life-management . Он более точно передает суть современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени — к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Что нам мешает

Так называемые в тайм-менеджменте поглотители времени — это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.

Например:

1. Выполнение ненужных дел — дело может оказаться бесполезным не только лично для вас, но и ненужным всему окружающему миру.

2. Исполнение чужих обязанностей — выполнять то, что должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно, особенно это касается тех случаев, когда вы профессионально сильны в возникшем вопросе.

3. Нерациональная трата времени — трата на выполнение работы большего количества времени, чем нужно, поскольку вы:

• неорганизованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

• считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

• начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

• пытаетесь все сделать самостоятельно.

Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям является субъективным и зависящим от системы ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность. У каждой профессии, вида деятельности, а также у каждого индивидуума может быть свой уникальный набор поглотителей. Тем не менее можно определить перечень основных поглотителей времени, присущих для современных офисных сотрудников, в том числе переведенных на удаленную работу:

• Попытка сделать за один раз слишком много — сделать очень много может не получаться, так как нужно потратить время на почту, срочную работу, организационные вопросы. И весь «большой плановый объем работы» плавно переходит на другой день.

• Плохое планирование рабочего дня или отсутствие планирования — при работе на дому неизбежно личные дела пересекаются с рабочими моментами, и правильно спланировать все задачи становится гораздо сложнее.

• Личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины — многих захватывают домашние дела, и о работе они вспоминают уже после всех дедлайнов.

• Неэффективное хранение документов и другой информации — часто можно наблюдать кипу бумаг, канцтоваров на рабочих местах у персонала в офисе. Когда в квартире рабочий беспорядок смешивается с личными вещами, ситуация поиска документации усложняется в разы.

• Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры — при работе в офисе постоянно появляется незапланированная рабочая активность, если прибавить к ней еще и личную активность дома, то это отрицательно скажется на текущей работе.

• Неэффективные совещания — проведение совещаний без личных встреч зачастую менее эффективно.

• Синдром откладывания — домашние дела становятся приоритетнее.

• Недостаточный контроль над тем, что делегировано — тяжелее контролировать подчиненных, которые находятся не в соседнем кабинете, а в другом районе города или даже в другом городе.

• Поочередное ведение дел, которые можно делать параллельно — огромный плюс работы дома — это возможность запараллелить домашние дела с рабочими задачами. Но, к сожалению, часто личные дела становятся важнее, а на рабочие уже не остается времени.

• Долгое раскачивание в начале рабочего дня — особенно когда можно встать на час или несколько часов позже.

Инструменты

Предлагаем небольшую подборку инструментов личного тайм-менеджмента для повышения собственной эффективности при удаленной работе на период карантина.

Выбор главного

С этого нужно начинать. Неумение определять важность той или иной задачи приводит к потерям времени. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

• Метод «АБВГД». Он заключается в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой «А», указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело «Б», пока не выполнена задача «А», а за дело «В», пока открыта задача «Б», и так далее. Обозначение «Д» означает «Делать не нужно!».
Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. То есть вам надо уделять в первую очередь внимание именно этим самым важным 20% вашей деятельности. Выделяйте наиболее важное, расставляйте приоритеты. Даже небольшие усилия, приложенные в нужную точку, могут дать значительные результаты.

• Матрица Эйзенхауэра (срочно – важно). Раскидайте все ваши задачи по четырем секторам — и станет понятно, что срочно делать самому, что делегировать, что делать во вторую очередь, а что можно пока совсем не делать или делать в последнюю очередь.

• Диаграмма Ганта. Это способ сетевого планирования, который позволяет обеспечить возможность управления проектом. Используется при планировании и мониторинге хода выполнения проекта, для контроля сроков выполнения этапов работ. Эти простые и знакомые всем методы при постоянном применении позволят всегда ориентироваться на главное.

Методы на каждый день

1. Забросить якорь. В тайм-менеджменте якорь — это любая материальная привязка (звук, цвет, вкус, действие), которая настраивает на выполнение определенной задачи.

Например:

• Один крупный начальник одного из машиностроительных предприятий при работе на дому не может настроиться на рабочий лад, пока не наденет свой рабочий деловой костюм.

• Сотрудник, который пьет в рабочее время только кофе, а дома на отдыхе — только чай.

• Музыка — один из самых доступных и безопасных якорей, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых.

2. Швейцарский сыр. Суть метода в том, что сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дыры на поверхности сыра. Например, при подготовке статьи мысли не приходят в голову? Для начала найдите интересные факты по теме, выберите шрифт, затем сделайте пару заметок — и очень скоро в сыре будет столько дыр, что доесть его будет совсем легко.

3. Помидор. Метод придуман в конце 1980-х итальянцем Франческо Чирилло, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Метод помидора основан на исследованиях психологов, которые считают, что человек может концентрироваться на чем-либо не более 25 минут, что и составляет один помидор.

   После 25 минут непрерывной работы 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров на перерыв надо выделить 15 минут. Метод похож на школьную систему уроков и перемен.

4. Правило двух минут. «Дела, укладывающиеся в рамки 2 минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это совсем не означает, что в любой ситуации нужно бросаться выполнять только что поступившее мелкое дело, иногда по ситуации невозможно резко отвлечься от архиважной задачи. В таком случае подобные дела необходимо вынести на верхушку стека вашей «оперативной памяти» вместо складирования на «жесткий диск» и разобраться с ними при первой же возможности.

5. Съесть лягушку. Старая притча гласит: «Если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день». В тайм-менеджменте лягушками называют неприятные, но необходимые, постоянно откладывающиеся дела. Откладывая их, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Главное — действовать без лишних раздумий и промедлений, это даст вам заряд бодрости на целый день.

6. Бифштекс из слона. В тайм-менеджменте слонами называют большие и сложные задачи. Например, изучение иностранного языка, ремонт квартиры, формирование годового отчета и другое.

   «Ничто не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части» 
   (Генри Форд)
   

   Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение постоянно откладывается на потом, результатом чего становятся авралы. В тайм-менеджменте слонов необходимо делить на части — до самых простых и легко выполнимых ежедневных шагов.

7. Хронометраж — один из основополагающих методов тайм-менеджмента. Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить поглотителей времени. Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до пяти–десяти минут в течение хотя бы двух недель.

Конечно, это далеко не все методы и инструменты тайм-менеджмента, который актуален не только для удаленной работы, но и на предприятиях. Умение выбирать главное, планировать и организовывать свою работу, исключать все потери приводит к повышению эффективности, а значит — и к повышению конкурентоспособности!