прочитано
#качество управления #виды потерь #эффективность бизнеса #Коронавирус #Лекарство для бизнеса

Один из инструментов повышения эффективности какой-либо работы — это тайм-менеджмент. Сегодня умение управлять своим временем особенно необходимо тем, кто перешел на удаленную работу в связи с пандемией. Дома так много соблазнов и отвлекающих факторов, что зачастую мы растрачиваем отведенные на работу часы впустую. Как же организовать свое время правильно на дистанционной работе?

0 12

Очередные издержки

Для начала определимся: время — это очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что, если мы выполняем работу не так быстро, как могли бы — мы несем издержки.

Большая часть того, что мы делаем — это различные виды потерь

Они включают в себя решение проблем, которые создаем себе мы сами, наши сотрудники, а иногда и руководители. Мы решаем постоянно повторяющиеся проблемы, проблемы из-за работы, выполненной спустя рукава, выполняем чужие функции. В результате, как отмечают специалисты,  80% работы делает 20% сотрудников .

Разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это актуально для всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере услуг, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для руководителей.

Особенно это актуально сейчас, когда многие сотрудники перешли на удаленную работу, но не все оказались к этому готовы

Действительно, далеко не каждый сотрудник способен поддерживать необходимую эффективность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, нежели в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Что такое тайм-менеджмент

Многие определяют тайм-менеджмент как универсальную систему методов по управлению временем, дающую возможность повысить собственную эффективность и модернизировать работу целых предприятий. Также это уникальная методика, которая может внедряться на предприятиях как отдельно, так и в комплексе с любыми другими инструментами повышения качества и эффективности.

В принципе, эти определения верны, но есть один нюанс. Сформировавшиеся на сегодняшний день термины «тайм-менеджмент» и его отечественный аналог «управление временем» не полностью отражают смысл. Физически временем управлять невозможно, так что само это понятие звучит несколько нелогично.

Суть тайм-менеджмента — это управление собственной жизнью, что подразумевает управление целями, сроками, планами и так далее

Более 15 лет назад на одной из конференций по тайм-менеджменту был сформулирован термин  Life-management . Он более точно передает суть современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени — к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Что нам мешает

Так называемые в тайм-менеджменте поглотители времени — это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.

Например:

  1. Выполнение ненужных дел — дело может оказаться бесполезным не только лично для вас, но и ненужным всему окружающему миру.

  2. Исполнение чужих обязанностей — выполнять то, что должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно, особенно это касается тех случаев, когда вы профессионально сильны в возникшем вопросе.

  3. Нерациональная трата времени — трата на выполнение работы большего количества времени, чем нужно, поскольку вы:

    • неорганизованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

    • считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

    • начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

    • пытаетесь все сделать самостоятельно.

Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям является субъективным и зависящим от системы ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность. У каждой профессии, вида деятельности, а также у каждого индивидуума может быть свой уникальный набор поглотителей. Тем не менее можно определить перечень основных поглотителей времени, присущих для современных офисных сотрудников, в том числе переведенных на удаленную работу:

  • Попытка сделать за один раз слишком много — сделать очень много может не получаться, так как нужно потратить время на почту, срочную работу, организационные вопросы. И весь «большой плановый объем работы» плавно переходит на другой день.

  • Плохое планирование рабочего дня или отсутствие планирования — при работе на дому неизбежно личные дела пересекаются с рабочими моментами, и правильно спланировать все задачи становится гораздо сложнее.

  • Личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины — многих захватывают домашние дела, и о работе они вспоминают уже после всех дедлайнов.

  • Неэффективное хранение документов и другой информации — часто можно наблюдать кипу бумаг, канцтоваров на рабочих местах у персонала в офисе. Когда в квартире рабочий беспорядок смешивается с личными вещами, ситуация поиска документации усложняется в разы.

  • Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры — при работе в офисе постоянно появляется незапланированная рабочая активность, если прибавить к ней еще и личную активность дома, то это отрицательно скажется на текущей работе.

  • Неэффективные совещания — проведение совещаний без личных встреч зачастую менее эффективно.

  • Синдром откладывания — домашние дела становятся приоритетнее.

  • Недостаточный контроль над тем, что делегировано — тяжелее контролировать подчиненных, которые находятся не в соседнем кабинете, а в другом районе города или даже в другом городе.

  • Поочередное ведение дел, которые можно делать параллельно — огромный плюс работы дома — это возможность запараллелить домашние дела с рабочими задачами. Но, к сожалению, часто личные дела становятся важнее, а на рабочие уже не остается времени.

  • Долгое раскачивание в начале рабочего дня — особенно когда можно встать на час или несколько часов позже.

Инструменты

Предлагаем небольшую подборку инструментов личного тайм-менеджмента для повышения собственной эффективности при удаленной работе на период карантина.

Выбор главного

С этого нужно начинать. Неумение определять важность той или иной задачи приводит к потерям времени. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

  • Метод «АБВГД». Он заключается в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой «А», указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело «Б», пока не выполнена задача «А», а за дело «В», пока открыта задача «Б», и так далее. Обозначение «Д» означает «Делать не нужно!».
  • Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. То есть вам надо уделять в первую очередь внимание именно этим самым важным 20% вашей деятельности. Выделяйте наиболее важное, расставляйте приоритеты. Даже небольшие усилия, приложенные в нужную точку, могут дать значительные результаты.

  • Матрица Эйзенхауэра (срочно – важно). Раскидайте все ваши задачи по четырем секторам — и станет понятно, что срочно делать самому, что делегировать, что делать во вторую очередь, а что можно пока совсем не делать или делать в последнюю очередь.

Матрица Эйзенхауэра

  • Диаграмма Ганта. Это способ сетевого планирования, который позволяет обеспечить возможность управления проектом. Используется при планировании и мониторинге хода выполнения проекта, для контроля сроков выполнения этапов работ. Эти простые и знакомые всем методы при постоянном применении позволят всегда ориентироваться на главное.

Диаграмма Ганта

Методы на каждый день

  1. Забросить якорь. В тайм-менеджменте якорь — это любая материальная привязка (звук, цвет, вкус, действие), которая настраивает на выполнение определенной задачи.
  2. Например:

    • Один крупный начальник одного из машиностроительных предприятий при работе на дому не может настроиться на рабочий лад, пока не наденет свой рабочий деловой костюм.

    • Сотрудник, который пьет в рабочее время только кофе, а дома на отдыхе — только чай.

    • Музыка — один из самых доступных и безопасных якорей, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых.

  3. Швейцарский сыр. Суть метода в том, что сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дыры на поверхности сыра. Например, при подготовке статьи мысли не приходят в голову? Для начала найдите интересные факты по теме, выберите шрифт, затем сделайте пару заметок — и очень скоро в сыре будет столько дыр, что доесть его будет совсем легко.

  4. Помидор. Метод придуман в конце 1980-х итальянцем Франческо Чирилло, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Метод помидора основан на исследованиях психологов, которые считают, что человек может концентрироваться на чем-либо не более 25 минут, что и составляет один помидор.

    После 25 минут непрерывной работы 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров на перерыв надо выделить 15 минут. Метод похож на школьную систему уроков и перемен.

  5. Правило двух минут. «Дела, укладывающиеся в рамки 2 минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это совсем не означает, что в любой ситуации нужно бросаться выполнять только что поступившее мелкое дело, иногда по ситуации невозможно резко отвлечься от архиважной задачи. В таком случае подобные дела необходимо вынести на верхушку стека вашей «оперативной памяти» вместо складирования на «жесткий диск» и разобраться с ними при первой же возможности.

  6. Съесть лягушку. Старая притча гласит: «Если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день». В тайм-менеджменте лягушками называют неприятные, но необходимые, постоянно откладывающиеся дела. Откладывая их, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Главное — действовать без лишних раздумий и промедлений, это даст вам заряд бодрости на целый день.

  7. Бифштекс из слона. В тайм-менеджменте слонами называют большие и сложные задачи. Например, изучение иностранного языка, ремонт квартиры, формирование годового отчета и другое.

    «Ничто не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части» 
    (Генри Форд)

    Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение постоянно откладывается на потом, результатом чего становятся авралы. В тайм-менеджменте слонов необходимо делить на части — до самых простых и легко выполнимых ежедневных шагов.

  8. Хронометраж — один из основополагающих методов тайм-менеджмента. Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить поглотителей времени. Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до пяти–десяти минут в течение хотя бы двух недель.

Конечно, это далеко не все методы и инструменты тайм-менеджмента, который актуален не только для удаленной работы, но и на предприятиях. Умение выбирать главное, планировать и организовывать свою работу, исключать все потери приводит к повышению эффективности, а значит — и к повышению конкурентоспособности!