прочитано
#инструменты менеджмента #эффективность бизнеса #аудит #внутренний аудит

Проведение проверок — это неотъемлемая часть работы внутренних аудиторов. Но и самой службе внутреннего аудита нужны проверки. Для того чтобы грамотно улучшать свою работу, внутренним аудиторам необходим взгляд со стороны. В этой статье мы узнаем, как правильно организовать внешнюю оценку внутреннего аудита, как на нее реагировать и извлечь из нее максимальную пользу.

0 3

В силу специфики профессии мы, внутренние аудиторы, всегда находимся в роли проверяющего или ревизора, но порой и нам тоже приходится оказаться по ту сторону баррикад и побыть в роли проверяемых. Таково требование  Стандартов (Стандарт 1312) .

Я много общаюсь с коллегами-внутренними аудиторами, и, как показывает мой опыт, все компании можно поделить на три группы по их отношению к Стандартам.

Одни их открыто игнорируют, говоря при этом, что на такую ерунду, как соблюдение Стандартов, у них нет времени. Другие воспринимают Стандарты как неизбежное зло и довольствуются их формальным соблюдением. Третья категория, к которой я отношу и компанию, в которой работаю, — это компании, стремящиеся все время становиться лучше, в том числе и в области внутреннего аудита. В таких компаниях соответствие Стандартам и прохождение периодической внешней независимой оценки рассматривается, прежде всего, как инструмент улучшения и совершенствования. 

Моя статья, в первую очередь, предназначена для внутренних аудиторов из компаний третьей категории, но при этом я также надеюсь, что она поможет пересмотреть отношение к Стандартам и первых двух. 

Хочу обратить внимание на то, что внешняя оценка одинаково полезна как для больших, так и для малых служб внутреннего аудита. В малых подразделениях с численностью, скажем, до 15 человек, руководитель, как правило, сильно погружен в операционную деятельность своего отдела. Внешняя оценка в таком случае может помочь с формированием стратегического видения. В больших службах, наоборот, руководитель в основном сконцентрирован на стратегии и несколько «оторван» от операционной деятельности — в этом случае внимательный взгляд внешнего оценщика поможет лучше изучить повседневную деятельность подразделения и указать на области для улучшения. 

Давайте посмотрим, как происходит внешняя оценка и как к ней подготовиться, чтобы избежать неприятных сюрпризов и извлечь из нее максимум пользы.

Принятие решения

Решение о проведении оценки, как правило, принимается на уровне комитета по аудиту совета директоров компании. При этом, учитывая значительную загруженность членов комитета, будет целесообразным, если руководитель внутреннего аудита сам выйдет с такой инициативой. Во-первых, это поможет комитету по аудиту вовремя обсудить вопрос и принять решение, а во-вторых, продемонстрирует приверженность к развитию со стороны внутреннего аудита.

При этом необязательно дожидаться истечения пяти лет после предыдущей проверки (как предписано Стандартами), ее можно – и, я бы даже сказал, нужно – делать чаще. В нашем Положении о департаменте внутреннего аудита заявлен срок раз в три года.

Выбор варианта оценки

В соответствии со Стандартами есть два способа проведения оценки:

  • полная внешняя оценка;

  • самооценка с независимым внешним подтверждением.

Я не буду останавливаться на их разборе — все подробно описано в Руководстве по применению Стандарта 1312.

Здесь я бы хотел сфокусироваться на тех вариантах, которые предлагают внешние оценщики, вне зависимости от способа проведения оценки. Таких вариантов можно выделить два: одноэтапный и двухэтапный

При одноэтапном варианте оценщик выдает вам заключение сразу после проведения оценки. Плюсы данного варианта заключаются в том, что он быстрее и дешевле двухэтапного. При этом самым значительным недостатком, на мой взгляд, является то, что если в результате оценки выявлены примеры несоблюдения Стандартов, то у вас не остается времени на их устранение, вы получите оценку «Частично соответствует» или «Не соответствует».

При двухэтапном варианте оценщик проводит работу и выдает вам промежуточный отчет со статусом вашего соответствия Стандартам, но без общего заключения. После получения отчета вы согласовываете с внешним оценщиком время, необходимое вам для устранения выявленных несоответствий, и устраняете их. После этого оценщик еще раз приходит к вам, убеждается в том, что несоответствия устранены, и выдает вам свое заключение. Плюсом данного подхода является то, что вы существенным образом повышаете свои шансы на получение «чистого» заключения или, говоря языком Стандартов, оценки «В целом соответствует». Также к плюсам я бы отнес то, что согласование конкретных сроков устранения несоответствий с внешним оценщиком мотивирует вас на оперативное изменение практики работы подразделения, что положительным образом скажется и на эффективности, и на полезности вашей работы. К недостаткам такого подхода можно отнести стоимость, которая несколько выше, чем при одноэтапном варианте.

Выбор оценщика

Здесь очень важно выбрать именно такого оценщика, который сможет принести пользу. Просто провести анализ соответствия деятельности внутреннего аудита (далее – ВА) требованиям Стандартов может любой мало-мальски грамотный консультант. Но нашей компании этого было недостаточно. Нам было важно сравнить уровень развития нашего подразделения ВА с российскими и зарубежными «товарищами по цеху», понять, насколько хорош наш ВА и какие есть области для развития. Если перед вами стоят такие же задачи, то необходимо выбирать оценщика со значительным опытом и кругозором в области ВА. 

Традиционно в качестве оценщика рассматриваются компании «большой четверки» и Институт внутренних аудиторов, а также консультанты второго эшелона. Других провайдеров я бы рассматривать не стал. 

Очень важно также убедиться в том, что те люди, которые непосредственно будут проводить оценку, являются хорошими специалистами в области ВА, что, к сожалению, бывает не всегда, даже если обращаешься в уважаемую компанию. Поэтому очень важно на этапе выбора иметь возможность пообщаться как минимум с ключевыми членами оценочной команды. Настаивайте на этом.

Если ваша компания подпадает под действие  ФЗ-223 , то выбор оценщика, скорее всего, придется проводить через открытый тендер. Данный способ не всегда позволяет получить наилучший результат. Поэтому, прежде чем запускать процесс закупки, обязательно проведите анализ вашего Положения о закупках: возможно оно позволяет провести закупку такого рода услуг у единственного поставщика. Помните при этом, что закупке у единственного поставщика должно предшествовать тщательное изучение рынка. Также можно рассмотреть вариант закупки данных услуг компанией группы, не подпадающей под действие вышеуказанного закона. Учитывая, что заказчиком внешней оценки, как правило, является комитет по аудиту совета директоров и члены комитета предпочитают непосредственно участвовать в процессе выбора консультанта, то логичным будет осуществить закупку, например, через холдинговую компанию. Конечно, выбранный в итоге способ закупки должен соответствовать как требованиям законодательства РФ, так и внутренней нормативной документации компании. 

Что касается нас, то в качестве оценщика мы выбрали одну из компаний «большой четверки» с действительно прекрасной командой, которую я с удовольствием вам порекомендую в частной беседе.

Подготовка к оценке

Я всегда стараюсь придерживаться известного правила: проступай с другими так, как ты хочешь, чтобы они поступали с тобой. В рамках проведения аудитов мне очень нравится общаться с теми руководителями, которые ответственно и открыто подходят к общению с внутренними аудиторами. Такие руководители обычно заранее готовятся к встрече и у них уже есть ответы на многие наши вопросы и, зачастую, даже подтверждающие документы. Таких руководителей немного, но они есть, и я стремлюсь к тому, чтобы быть в их рядах.

Итак, как же происходила подготовка к оценке в нашем подразделении?

Первый важный шаг — проведение самооценки. Мы сформировали перечень всех Стандартов и по каждому, с учетом рекомендаций, приведенных в «Руководствах по применению», дали свою оценку соответствия. Я пишу во множественном числе потому, что этот процесс проходил совместно с сотрудниками подразделения — и это очень важный аспект, которым не стоит пренебрегать. Совместная подготовка позволяет получить несколько мнений относительно соответствия тому или иному Стандарту и, как следствие, сформировать объективную оценку, а также лучше понять критерии, которыми будет пользоваться внешний оценщик, и лучше подготовиться к самой оценке.

Самым важным и сложным на данном этапе является то, что самооценка должна быть объективной. Для достижения этого я рекомендую попытаться посмотреть на свое подразделение и свою работу глазами независимого человека и постоянно задавать себе вопрос: «А согласится ли с этим утверждением/результатом сторонний наблюдатель?»

Второй важный шаг — наведение порядка в документах, чтобы быстро и четко реагировать на запросы оценщика. Это относится как к рабочим аудиторским документам, таким как рабочие программы, переписка, проекты и финальные версии отчетов, так и к Положению о подразделении, штатному расписанию, должностным инструкциям, годовым планам, отчетам для комитета по аудиту и СД и пр. Как вы это будете делать и какие инструменты использовать — не так важно, главное — обеспечить наличие структурированного и доступного репозитория информации. Поверьте, это очень сильно облегчит жизнь и вам, и оценщику.

Проведение оценки

Данный этап, как ни странно, является самым простым при условии надлежащей предварительной подготовки. Если вы хорошо подготовились к проверке, то все, что остается делать на данном этапе, — это предоставлять заранее подготовленные документы и пояснения. Но если вы решили пренебречь подготовкой, то будьте готовы к авралам и стрессам. 

Приоритетной задачей на этапе проведения оценки является выстраивание эффективного общения между оценщиком и внутренним аудитом. Для этого необходимо назначить одного работника ВА в качестве координатора данной работы и убедиться, что у назначенного работника, а также всех остальных сотрудников, задействованных в проверке, есть достаточно времени и квалификации для работы с оценщиком. Не планируйте на период проведения оценки какие-то серьезные и трудоемкие проекты и командировки, особенно в локации со значительной разницей во времени.

Эффективное взаимодействие подразумевает не только оперативное и четкое предоставление информации со стороны ВА, но и обратную связь со стороны оценщика. Договоритесь о регулярных встречах с оценщиком для обсуждения статуса работы и предварительных результатов/обнаружений — это даст вам возможность своевременно реагировать и управлять ситуацией.

Представление результата

Я бы назвал данный этап самым важным, потому что именно здесь комитет по аудиту сформирует свое понимание того, насколько успешно внутренний аудит прошел оценку. Здесь самое главное добиться объективного представления результатов и не остаться один на один с рекомендациями, которые непонятно как реализовать. 

Добиться объективного результата можно только путем регулярного взаимодействия с оценщиком. Понимаю, что внешнему оценщику могут быть поставлены разные задачи и решение некоторых из них (например, смена руководителя функции) может не предполагать какого-либо взаимодействия с внутренним аудитором, но такие сценарии мы не рассматриваем. Итак, что необходимо сделать на данном этапе:

  • Убедитесь, что отчет объективен, сбалансирован и содержит как выявленные недостатки, так и сильные стороны деятельности подразделения внутреннего аудита.

  • По каждой рекомендации, приведенной в отчете, дайте свой комментарий, а также определите план внедрения и сроки. 

  • Если вы не согласны с какой-либо рекомендацией или недостатком, четко и прямо скажите об этом в отчете и обоснуйте свою позицию.

Внешние оценщики, особенно если это компании «большой четверки», часто грешат тем, что дают правильные, но «космические» рекомендации: например, «повысить уровень автоматизации деятельности внутреннего аудита», которые совершенно непонятно как внедрять. Задачей руководителя ВА является выявление и пресечение появления таких рекомендаций в отчете. Сделать это можно с помощью принципов SMART: оценивайте каждую рекомендацию по данным принципам и настаивайте на конкретике. Применяя принципы SMART, можно добиться трансформации «космической» рекомендации, указанной выше, в рекомендацию «разработать библиотеку риск-индикаторов ключевых бизнес-процессов и внедрить их мониторинг с использованием BI-системы», что является конкретной и понятной задачей.

Что касается непосредственно представления отчета, то я бы не рекомендовал ограничиваться только рассылкой отчета среди членов комитета по аудиту. Такой подход таит в себе множество рисков: отчет могут просто пропустить и не прочитать, или отчет могут прочитать и некорректно интерпретировать выводы и пр. Даже наивысшая оценка, предусмотренная Стандартами и звучащая как «В целом соответствует», без должного пояснения со стороны оценщика может быть воспринята негативно.

Оптимальным, на мой взгляд, является формат очного заседания комитета по аудиту с участием внешнего оценщика и внутреннего аудитора. У нас это проходило именно так.

Роль руководителя

Я уже писал выше о важности участия руководителя функции внутреннего аудита в процессе проведения внешней оценки и хотел бы дать несколько рекомендаций руководителям ВА, которым предстоит прохождение внешней оценки:

  • Руководите проектом сами. Делегировать данную задачу крайне не рекомендую: это продемонстрирует отсутствие вашей заинтересованности в данной работе и не принесет пользы ни вам, ни компании.

  • Убедитесь, что у вас есть достаточно времени для руководства проектом. Вам потребуется не менее 30% своего рабочего времени на протяжении всего срока внешней оценки.

  • Убедитесь, что ваши годовые КПЭ правильно отражают приоритетность внешней оценки и не входят в противоречие с другими вашими целями.

  • Заранее проинформируйте топ-менеджмент вашей компании о планируемой внешней оценке, объясните цели и задачи данного проекта, а также роль менеджмента и его важность в этом процессе. 

  • Постройте эффективное взаимодействие с внешним оценщиком.

  • Будьте готовы как к критике, так и к отстаиванию своей профессиональной точки зрения.

Полезность внешней оценки

Для меня как руководителя было полезно понять степень нашего развития и получить некоторые напутствия на будущее. Здесь же я хотел обратить внимание на некоторые побочные эффекты. После завершения внешней оценки мы провели внутреннее обсуждение ее результатов и пришли к выводу, что наиболее полезным для нас было то, что она позволила нам оторваться от рутины и взглянуть на свою работу в целом, увидев общую картину,  сравнить нашу деятельность с коллегами , а также по-новому взглянуть на прошлые аудиты и понять, что можно улучшить. Все три года, которые прошли с момента трансформации нашей функции, мы усердно трудились над созданием пользы для компании. Результаты внешней оценки подтвердили наш успех в данном направлении и стали для нас мощным стимулом для дальнейшего роста и улучшения. 

Будьте открыты к общению, будьте готовы к конструктивной критике и восприимчивы к новым идеям и предложениям, и тогда вы получите реальную пользу и сможете двигаться дальше, улучшая свою работу и повышая как ценность внутреннего аудита для компании, так и престиж профессии внутреннего аудитора.