Как создавать эффективную удаленную команду

На самом деле базовые принципы управления командами остались прежними. Однако значимость их возросла в разы. Желательные в обычной жизни правила стали обязательными в условиях удаленной работы, усложненный глобальной эпидемией. 

Финансовые директора спасли свои компании в 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020.

Джош Берси

основатель Bersin by Deloitte

Совет 1. Создайте цифровой офис

В первую очередь речь идет о платформах для коммуникаций. В России до сих пор самым востребованным инструментом остается электронная почта. Однако Давид Ян считает ее устаревшим инструментом с ограниченным функционалом. Он также не рекомендует использовать в качестве рабочих мессенджеров популярные в России WatsApp и «Телеграмм». Это банально небезопасно, потому что права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. 

В качестве корпоративных мессенджеров Давид Ян советует использовать Slack, MS Teams и подобные им специализированные системы. А вот среди средств видеосвязи однозначным лидером, по мнению основателя компании  Abbyy , является Zoom. Среди его главных преимуществ — возможность «расшаривания» экрана и интуитивное юзабилити. 

Совет 2. Организуйте рабочие встречи как можно чаще

Чем больше видеовстреч, тем лучше, считает Давид Ян. При этом важно сократить длительность таких конференций до 15–30 минут.

Совет 3. Устраивайте виртуальные посиделки

Давид Ян призывает уделять внимание неформальному общению. Например, он предлагает:

• создать постоянно функционирующую «комнату» в Zoom для разговоров «по душам»;

• подключаться к собраниям за 5 минут до начала, используя время ожидания для общения по душам;

• не забывать о развлечениях, которые тоже можно перевести в видеоформат. Это может быть виртуальный бар, игры в крокодил или мафию.

В условиях пандемии виртуальный тимбилдинг позволяет снизить эмоциональное напряжение, заряжает команду, создает ощущение единства, команды.

Марта Леман

генеральный директор Yva.ai

Совет 4. Будьте терпимы и доброжелательны

При работе в удаленном режиме сильнее проявляется агрессия, следствием чего может стать рост конфликтов в организации и  холивар  на собраниях. «Если вы чувствуете, что ситуация близка к конфликтной, поставьте себя на место собеседника. Скорее всего, вашим оппонентом движут положительные намерения — сделать процесс эффективнее, удержать важного клиента или повысить прибыль. Такие мысли позволят снизить накал ваших эмоций и вывести ситуацию из красной зоны», — советует Давид Ян.

Не стоит забывать о превентивных мерах. Основатель компании Abbyy призывает знакомиться друг с другом, благодарить, в том числе используя лайки и эмоджи в мессенджерах, и быть терпимее.

Совет 5. Создайте стандарт применения цифровых сервисов

Пять мессенджеров, две CRM-системы, две платформы для организации видеоконференций, три программных средства для работы с текстовыми документами. Это типичная ситуация для компаний. Однако на «удаленке» свобода выбора программного обеспечения может привести к катастрофе. Причина — возросшее число виртуальных коммуникаций. «Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизуйте их применение и используйте функционал каждого в полном объеме», — рекомендует Давид Ян.

Среди обязательных для внедрения цифровых атрибутов председатель совета директоров Abbyy выделяет:

• Корпоративные мессенджеры (Slack или MS Teams).

• Средства организации видеосвязи (Zoom и аналоги).

• Работа с текстовыми документами (G Suit, Office365, «Мой офис»).

• Облачные хранилища («Яндекс.Диск», Box, Dropbox).

• Сервисы цифровой подписи и хранения документов.

• CRM (amoCRM, «Битрикс24»).

• Сервисы управления задачами (Jira, Asana, Trello, Bitrix).

• Сервисы моментальной благодарности (Karma Bot и аналоги).

• Корпоративные социальные сети для компаний с численностью персонала свыше 100 человек (Facebook Workplace, Yammer).

• Системы обучения быстрому набору на клавиатуре, например, на основе тренажера Владимира Шахиджаняна «Соло на клавиатуре». Освоение позволит увеличить скорость печати до 300–400 символов в минуту. Для офисных сотрудников освоение технологии — прямой путь к росту производительности. Чтобы привить навыки слепой печати десятью пальцами, Давид Ян рекомендует провести турнир среди сотрудников на скоропись.

Выберете один из продуктов в каждой категории, оповестите об этом всех. На первом этапе наказывайте за отступление от стандарта.

Совет 6. Документируйте

«Всегда составляйте протокол встречи. Даже если вы общались 10 минут и вас было 3 человека, — советует Давид Ян. — Это может быть короткое сообщение в мессенджере с указанием участников, темы и принятых решений».

Совет 7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Для решения этой задачи необходимо применение  BPMS-решений . Давид Ян рекомендует продукты Abbyy Timeline, Elma, Studio Creatio, Quick.

Внедрение новых технологий и управленческих практик требует изменения корпоративной культуры в сторону открытости, снижения вертикальной интеграции, повышения доверия, доступности информации и свободы в общении.

Давид Ян

Подробнее о внедрении BPMS читайте в статье: «Внедрить BPMS и не наступить на грабли». 

Работа данного типа ПО тесно связана с еще одним классом программного обеспечения —  RPA . Эти системы позволяют устранить либо оптимизировать рутинные процессы (перемещение файлов, заполнение простых шаблонов), в том числе путем их автоматизации. По данным группы компаний ABBYY, 60% сотрудников готовы отдать свои повторяющиеся неинтересные задачи роботам и уверены, что от этого вырастет качество их жизни и работы.

Среди RPA-продуктов Давид Ян выделяет Blue Prism, Work Fusion, Automation Anyway и другие.

Подробнее о RPA читайте в статье: «Союз робота и человека: как эффективно автоматизировать бизнес-процессы».

Совет 8. Автоматизируйте связь с сотрудниками, измеряйте их вовлеченность, уровень стресса и производительность

Чем эффективнее работают сотрудники, тем успешнее бизнес. Но как повысить их производительность, если мы не можем измерить качество их работы, вовлеченность, стресс, конфликтность? Последние 70–80 лет эти характеристики весьма приближенно оценивались путем опросов сотрудников. Однако у этого подхода есть три существенных минуса:

1. Отсроченность по времени. Опросы проводятся не чаще 1-2 раз в год.

2. Трудоемкость. Обработка результатов опроса занимает у сотрудников HR-службы массу времени. Речь не только об анализе самых анкет, но также о формировании пакета ответных действий — программ реструктуризации, например. 

3. Субъективность. Опросы дают крайне субъективные результаты. Доктор Хаус, бесспорно, прав: люди врут, намеренно или нет.

Решением проблемы Давид Ян видит во внедрении систем человеческой аналитики, или  AI   People Analytics . Среди самых известных продуктов этого класса — Trustsphere, Keencorp, StatusToday. «Внедрение системы онлайн-аналитики позволяет понять потребности сотрудников, их мотивацию. На основе этих данных в компании можно создавать правильные команды, состоящие из вовлеченных, профессиональных, счастливых и подходящих друг другу по психотипу людей», — обосновывает рекомендацию по внедрению системы HR-аналитики Давид Ян.

Системы AI People Analytics позволяют автоматически измерять эффективность обучения, производительность, уровень стресса, выгорания и токсичности сотрудников, устойчивость организации и отдельных людей к конфликтам, вовлеченность, лидерские способности с градацией по типу лидерства, определять психотип и выявлять успешные лидерские практики.

Выводы систем класса People Analytics формируются на основе анализа:

• страниц внутренних и внешних социальных сетей;

• активности в ERP и CRM-системах;

• результатов HR-опросов;

• таск-менеджеров;

• информации инструментов делового общения — мессенджеров, почты, видеосервисов для организации конференций.

Чаще всего речь идет об анализе  метаданных , однако при согласии сотрудников оценке может быть подвержено и содержание корпоративных средств коммуникации (письма, сообщения, видео и т.д.).

Системы People Analytics не инструменты слежки, а инструменты развития сотрудников и компании. ПО не анализирует происходящее на «рабочих столах» или в личных мессенджерах сотрудников, оценивая данные только заранее определенных корпоративных ресурсов.

Давид Ян

Наиболее продвинутые решения могут не только рассказать о том, что происходит в организации в текущий момент, но и предсказывать будущее, например, скорое увольнение сотрудника по причине выгорания. «Когда сотрудник начинает выгорать, его коммуникативный профиль меняется. Первое письмо утром уходит позже, последнее вечером — раньше. Меньше, чем обычно, писем отправляется в выходные. Система анализирует ситуацию по скорости, длине, содержанию ответов, графу коммуникации», — поясняет Давид Ян. Выявление факта выгорания позволяет вовремя предпринять действия по удержанию ключевых сотрудников. «По нашим подсчетам, это может экономить компании с численностью в 1000 человек до 2 млн долларов в год», — рассказывает Давид Ян.

Давид Ян настолько убежден в успехе систем AI People Analytics, что основал собственный стартап. Так в 2019 году появился инновационный продукт Yva.ai. Система «построена» на анализе данных, получаемых посредством активной обратной связи с сотрудниками (60-секундные индивидуальные опросы) и пассивной, на основе анализе  цифрового следа сотрудников .

Yva.ai — это совершенной новый подход к управлению человеческими ресурсами. Мы даем сотрудникам знания о том, что им нужно изменить в профессиональном, социальном плане или с позиций soft-skills, чтобы лучше работать, меньше выгорать и быть счастливее.

Давид Ян

По мнению Давида Яна, в текущей ситуации подобного рода решения особенно полезны. Для сотрудников это — умный помощник в вопросах управления временем, приоритизации, самодисциплины и поддержания позитивного психоэмоционального состояния. Для руководителей — источник информации в режиме реального времени о том, с какой вовлеченностью и эффективностью работают удаленные сотрудники, каков уровень их выгорания и стресса.

Не гори все синим пламенем!

При переходе сотрудников в удаленный режим работы в рамках соблюдения режима самоизоляции компания по разработке программного обеспечения столкнулась с падением производительности труда на 24,2%.

После внедрения системы HR-аналитики за 6 дней было выяснено, что резко вырос уровень стресса у двух групп работников (38% персонала): у тех, кто должен был работать дома, но хотел бы работать из офиса, и у тех, кто по-прежнему работал в офисе, но хотел бы работать из дома.

Для нормализации состояния сотрудников были приняты следующие решения:

• до минимума сокращено время работы из офиса для тех, кто предпочел бы работать из дома;

• организация комфортных рабочих мест дома для нуждающихся в этом сотрудников (покупка шумопоглощающих наушников, столов, кресел, оргтехники). Это обошлось в 348,5 долларов на каждого нуждающегося сотрудника.

По результатам работы компании удалось снизить уровень стресса, вернув в кратчайшие сроки потерянные из-за падения производительности  1,5 млн долларов . 

подробнее

Совет 9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

«В среднем 3% сотрудников управляет мнением 84% людей в вашей компании. И эти  3%  не только назначенные менеджеры», — рассказывает Давид Ян, ссылаясь на накопленные данные умной системы Yva.ai.

Кто же эти неформальные лидеры мнений? Чего они хотят? Поддерживают ли стратегию компании и руководства? Ответив на вопросы, наладьте с этими людьми профессиональную и эмоциональную связь. В таком случае неформальные лидеры станут вашим секретным ингредиентом для роста эффективности бизнеса.

Большинство трансформаций в организациях проваливаются из-за того, что неформальные лидеры не поддерживали решения руководства.

Давид Ян

Также Давид Ян рекомендует определить тип лидерства и психологический профиль сотрудников. Согласно классификации Yva.ai, существуют следующие типы лидерства:

• Лидеры мнений — вдохновляют окружающих. Коллеги им доверяют и прислушиваются к их словам о происходящем в компании.

• Эксперты — признанные профессионалы своего дела. К ним обращаются первым делом, когда нужен совет или консультация по спорному рабочему вопросу. Эксперты всегда осведомлены о трендах в своей профессиональной деятельности.

• Активисты — лидеры от природы. Они не боятся действовать в ситуации неопределенности Коллеги считают их образцом решительности. Активисты воплощают новые идеи в жизнь и доводят намеченные планы до конца.

• Инноваторы — люди, которые не боятся нового. Они смело озвучивают самые неожиданные решения и верят в возможность их реализации. Они способны без остановки генерировать идеи и находить самые нетривиальные решения проблем. Часто они являются визионерами.

Психотипы лидеров можно условно разделить так: 

• Доминант — напористый и решительный: пока другие говорят — он делает (тестостерон).

• Инноватор — ему свойственно стремление к риску и новизне, он креативен, энергичен и импульсивен (дофамин).

• Эмпат — ориентирован на людей (окситоцин, эстроген).

• Протектор — не переносит беспорядок и хаос, вникает в детали, щепетилен в соблюдении правил и процедур (серотонин).

Определив модель лидерства и психотип сотрудника, компания получает уникальную возможность создавать сбалансированные команды. Так руководитель с преобладанием психотипа «доминант», скорее всего, не найдет общего языка с аналогичными по психотипу сотрудниками. Однако менеджер-доминант отлично сработается с протектором и эмпатом. Идеальная команда та, в которой присутствуют все психотипы.

Определив лидеров и модели лидерства, вы сможете создавать команды, обладающие коллективным интеллектом, с устойчивыми связями между всеми членами команды.

Долгосрочный успех — это не только сильные лидеры и сбалансированные команды, но и культура коллективного интеллекта — активной коллаборации и вовлеченности всех членов команды

Марта Леман

генеральный директор Yva.ai

Зачем это нужно? Алекс Петленд, профессор Массачусетского университета, в течение нескольких лет изучил поведение 2500 сотрудников из 21 компании. В итоге, он выяснил, что организации со слабым коллективным интеллектом, то есть те, в которых связи между лидерами команд налажены хорошо, а между лидерами и рядовыми сотрудниками — плохо, крайне нестабильны в долгосрочной перспективе. Значительно большим потенциалом обладают организации, где коммуникации одинакового хорошо налажены между всеми сотрудниками вне зависимости от должности и принадлежности к той или иной команде. Именно эти компании входят в число организаций с сильным коллективным интеллектом и имеют все шансы стать успешными на долгие годы вперед.

В вопросах выявления лидеров, их модели поведения, психотипа, а также измерения глубины и прочности коммуникационных связей Давид Ян советует довериться системам AI People Analytics: «Это значительно быстрее, дешевле, и результат будет объективнее».

Резюме

Для достижения устойчивого успеха внедряйте новые цифровые решения, стандартизуйте их, выстраивайте культуру коммуникаций, выявляйте лидеров и всегда будьте на связи с сотрудниками, измеряя уровень их счастья, вовлеченности и производительности.