прочитано
#инструменты менеджмента #цифровизация #кейс #внутренний аудит

До весны 2020 года дистанционный аудит как механизм не имел широкого применения и практически не использовался при проведении определенных видов аудитов. Например, проведение аудита строительного объекта в дистанционном формате ранее не представлялось возможным. Но весной 2020 года все мы были вынуждены измениться, подстраиваясь под внешние условия, и теперь дистанционный аудит – это наша новая реальность. Да, конечно, есть определенные нюансы, но такие проверки возможны практически в любом направлении деятельности.

0 0

Пользуясь возможностью общения с коллегами по отрасли, Анна Сергеева, как эксперт  Ассоциации «Институт внутренних аудиторов» , провела небольшой опрос, в котором приняли участие аудиторы из 28 компаний, в основном из трех отраслей (строительство, розница и логистика). Целью данного опроса являлось проведение анализа разницы между ожиданием и реальностью в части использования дистанционного аудита как инструмента внутреннего аудитора. Конечно, вследствие своей ограниченности результаты данного опроса не могут считаться официальным источником информации, при этом его обобщенные результаты могут представлять интерес для профессионального аудиторского сообщества.

До 2020 года дистанционный аудит использовался опрошенными компаниями не более чем в 7% от общего объема аудиторских процедур, а весной 2020 года произошел резкий всплеск доли дистанционных аудитов, которая возросла до 91%. Конечно, переход на дистанционный аудит был вынужденной мерой в ответ на введенные ограничения, при этом перед руководителями СВА встали следующие вопросы: 

  • Нужны ли какие-то особые компетенции аудиторам компаний для проведения дистанционного аудита? Спойлер: нет.

  • В какой степени необходимо корректировать методики проведения традиционных аудитов при переходе к дистанционным? Это зависит от направления и вида аудита, о котором мы говорим. 

  • Как преодолеть присущие дистанционному аудиту ограничения либо компенсировать их? Оказалось, есть направления, по которым внутренние аудиторы переоценили ограничительные факторы дистанционного аудита. Но есть и противоположная ситуация.

  • Позволит ли дистанционный формат соответствовать требованиям качества аудиторского отчета? Да, если аудиторы преодолеют присущие удаленному аудиту ограничения или найдут способы корректно и правильно их компенсировать.

В результате опроса были выявлены следующие представляющие интерес моменты: области, в которых ожидания внутренних аудиторов компаний-участников совпали с реальностью, а также сложности, которые изначально были переоценены или недооценены.              

Кроме того, опрос показал, как дистанционный аудит влияет на временной ресурс аудитора.

Ожидания совпали. Топ-3

  1. Компании предполагали, что существенно снизится количество источников информации, которые будет возможно и удобно использовать при проведении аудита. 

    «Когда мы при традиционном аудите выезжаем на объект, то нам нередко приходится подстраиваться под ситуацию, – объяснила Анна. – Какие-то важные источники информации мы находим уже на месте, в ходе аудита. Так часто бывает на выездных проверках, а в случае с дистанционным аудитом мы такой возможностью воспользоваться не можем». Компания «Гранель» заранее старалась компенсировать этот ограничивающий фактор. Внутренние аудиторы старались описывать несколько источников информации, которые должны были быть доступны в дистанционном формате. 

  2. Возникновение сложностей с определением реального состояния активов. 

    Аудитору при дистанционном аудите не всегда понятно, в каком состоянии находятся активы в момент проверки, например, строительная техника. «Как мы это ограничение компенсировали? – продолжила Сергеева. – Мы вовлекли несколько коллег, которые находятся непосредственно в месте, где проводится аудит, коллег из операционного бизнеса в эти процессы: просили разных людей прийти на объект, сделать фотографии, описать состояние оборудования и так далее».

  3. Ограничения в работе с определенными видами документации. 

    Например, проектно-строительная и исполнительная документация чаще всего находится на строительном объекте в бумажном виде. «Наши аудиторы придумывали варианты: просили вовлеченных сотрудников сканировать, фотографировать, поднять рабочую, проектную документацию и так далее», - объяснила Анна.

Топ-5 переоцененных факторов

Блок посвящен тем ограничениям дистанционного аудита, влияние которых при переходе на дистанционный вариант проверок оценивалось компаниями – участниками опроса как достаточно серьезное, а в реальности оказалось, что все не так страшно. Несоответствие ожидаемых и реальных сложностей привело организаторов опроса к попытке оценить это влияние по десятибалльной шкале. Они предоставили средние оценки по каждому из факторов по шкале от 1 до 10 баллов. 

  1. Переход на общение в формате видеоконференции с точки зрения коммуникации.

    Изначально предполагалось, что такой формат общения станет проблемой и может существенно повлиять на результаты работы внутренних аудиторов, особенно при проведении интервью. Однако к этому приспособились очень быстро. 

    Предварительная оценка влияния составила 7 баллов. Через год эта оценка упала до 2. 

  2. Технические ограничения, сбои, связанные с удаленным использованием информационных систем. 

    «Приведу пример из строительной области, – рассказала Сергеева. – Была ситуация, когда было непросто получать информацию, подключаясь к информационным системам дочерних компаний. Но все участники процесса довольно быстро перестроились, и на второй-третий аудит сложностей стало уже значительно меньше».

    Участники опроса изначально оценили этот фактор как главную проблему. Год спустя оценка снизилась до 3 баллов.

  3. Трудности с подтверждением физического наличия активов.

    Оказалось, что это не так сложно, как предположили компании. Инвентаризацию проводили, в частности, с использованием видеокамер, средств удаленного доступа, с привлечением коллег.

    Изначально влияние фактора оценивалось в 6, а сейчас – в 2 балла.

  4. Отсутствие опыта проведения дистанционного аудита у членов аудиторской команды.

    Оказалось, что в целом какие-то особые компетенции и обучение не требуются. Аудиторы, которые обладают определенным опытом, подстроились к формату достаточно быстро.

    Изначально проблему оценивали в 5 баллов, а год спустя – в 2.

  5. Отсутствие методик проведения дистанционного аудита.

    На самом деле методики перестроились довольно быстро. Там, где не успели переписать и формализовать новые методики, процедуры скорректировали по факту, исходя из тех условий, которые есть. Внутренний аудит стал более гибким.

Топ-5 недооцененных факторов

Какие моменты оказались более значимыми на практике, нежели компании предполагали.

  1. Повышение риска сбора информации, которая не соответствует международным профессиональным стандартам в части достоверности и объективности.  

    «Большинство коллег столкнулось с этой проблемой, – рассказала Анна. – Особенно актуально это было в ситуации начала пандемии, которая повлияла на качество цифровой информации. Процент некорректно отражаемой информации в наших информационных системах возрос, и все коллеги это отметили. В этом направлении нам пришлось проводить определенные корректирующие мероприятия и разными способами компенсировать негативное влияние». В итоге все сводилось к проведению дополнительных процедур сверки, перепроверки, анализа информации, запроса из различных источников. То есть довольно много времени стало уходить на то, чтобы аудитор мог определить, в какой части информация неверна и где получить корректную.

  2. Увеличение доли вторичной информации, получаемой из различных видов отчетов.

    Имеется в виду управленческая, оперативная, производственная отчетность и так далее. «В дистанционном формате мы вынуждены во многом ориентироваться на данные, которые мы получаем из отчетности, – пояснила директор по внутреннему аудиту и контролю ГК «Гранель», – с ограничениями в возможности проверить ее достоверность. Тем не менее мы должны убедиться в том, что полученные нами показатели достоверны, и у нас возникает необходимость дополнительного запроса первичной информации, анализа этой отчетности и так далее. То есть на эту работу тоже нужно затрачивать намного больше ресурсов, чем мы планировали».

  3. Ограничения, связанные с использованием некоторых видов аудиторских процедур.

    Например, процедура наблюдения в строительной отрасли. Ее сложно чем-то заменить: нужно либо привлекать каких-то сотрудников из бизнеса, операционных процессов (с учетом возможного конфликта интересов), либо придумывать компенсирующие инструменты, например, устанавливать видеокамеры, делать фотоснимки строительных объектов со спутника с высоким разрешением и так далее. «Какие-то из этих инструментов мы уже могли использовать и раньше, – прокомментировала Анна, – но не так масштабно. Для того чтобы применять их часто, нам, быть может, потребовалось снять некие барьеры в собственных головах, начать больше доверять этим инструментам».

  4. Процент повышения уровня вовлеченности в процесс сотрудников аудируемого подразделения.

    «Изначально мы не учли, что это такая масштабная история, о которой нужно сильно заранее договариваться с руководителями сотрудников, – прокомментировала Сергеева. – Необходимо планировать все эти вовлечения, потому что, как оказалось, нам нужна помощь сотрудников в большем объеме, чем мы все ожидали».

  5. Необходимость соответствия возросшим требованиям в области информационной безопасности.

    Компании не заложили время на дополнительные меры для повышения уровня соответствия этим требованиям, на коммуникации с коллегами, которые отвечают за информационную безопасность, и так далее. Теперь, конечно, эти моменты учитываются при планировании такого вида аудитов. 

Топ-5 факторов, влияющих на ресурс времени аудитора

Дистанционный аудит явно экономит некоторые ресурсы: не нужно тратиться на дорогу, проживание аудиторов в месте проведения проверок и прочее. Но это только с одной стороны. С другой – он приводит к определенным сложностям, которые тоже требуют ресурсов.

В рамках того же опроса был оценен объем аудиторских ресурсов, затрачиваемых при проведении дистанционных аудитов. 

В результате определили топ-5 направлений, которые в сравнении со стандартным аудитом оказывают существенное влияние на временной ресурс аудиторов.

  1. Время нахождения аудиторов в пути. 

    Очевидно, что этот фактор всецело играет в пользу дистанционного аудита, учитывая, что география проверок может быть очень обширной. 

  2. Дополнительная перепроверка информации, полученной в дистанционном режиме.

    Оказалось, что достаточно большой объем времени уходит на перепроверку информации, которую аудиторы получают «на удаленке». 

  3. Взаимодействие с сотрудниками, частично выполняющими процедуры аудита, на местах проведения проверки.

    «Мы изначально закладывали время на этот фактор, но оказалось, что недостаточно, – пояснила Анна. – Теперь мы планируем больше времени на коммуникации и контроль».

  4. Использование дополнительных механизмов информационной защиты.

  5. Преодоление прочих технических ограничений.

У дистанционного аудита достаточно много плюсов, так что неудивительно, что такой формат многие компании оставляют в своем арсенале и после снятия ограничений, связанных с уровнем заболеваемостью коронавирусом. Тем не менее стоит учитывать и необходимость использования дополнительных ресурсов времени, а не только затраты на билеты и проживание.