Гибкое планирование в работе внутреннего аудита

Разнонаправленность внутренних и внешних перемен подкидывают новые задачи и вызовы компаниям, имеющим в своей структуре подразделения внутреннего аудита. 

Тогда как задачи внутреннего аудитора:

• понимать и предвидеть потребности заинтересованных лиц; 

• выявлять и оценивать риски и возможности для компании на регулярной основе;

• защищать интересы заинтересованных лиц, используя свои  сильные стороны  в ежедневной работе.

При этом следуем понимать, что, хотя у большинства компаний нет возможности увеличить численность аудиторов, интенсивность и эффективность их работы должны существенно увеличиться. 

Переход к гибкому планированию

Автоматизация процессов в компаниях, наработка аудиторами навыка работы с базами данных, а также  востребованность    службы внутреннего аудита  явились триггерами ухода от метода жесткого планирования. В текущих условиях для повышения эффективности работы СВА наиболее подходящим методом является  краткосрочное , гибкое,  индикативное планирование  с элементами  директивности .

Внутренний аудитор постепенно отходит от планирования проверок компаний  как объекта аудита  и отдает приоритет мониторингу и аудиту, в том числе непрерывному, основных и вспомогательных бизнес-процессов компании. Данный вид планирования носит общий, направляющий, индикативный характер и требует от внутренних аудиторов:

• обязательного выполнения на регулярной основе процедур по выявлению и оценке рисков в разрезе направлений деятельности, процессов компании, непосредственно  самих компаний , приоритетных проектов, ресурсов, ИТ;

• разработки ключевых индикаторов риска, их мониторинга и периодического пересмотра в целях формирования объектов аудита на основе риск-ориентированного подхода в режиме времени, максимально приближенном к реальному.

Важно также слышать запросы и предпочтения заинтересованных лиц в выборе объектов для аудита. В случае приобретения компанией новых активов и реализации важных/приоритетных инвестиционных проектов внутренний аудитор может запросить информацию о приемлемых сроках проведения проверки. 

При этом остаются директивные элементы планирования в виде обязательных проверок, предусмотренных нормативными требованиями и требованиями внутренних нормативных документов, например:

• оценка эффективности процесса в области предупреждения коррупции;

• оценка эффективности системы антимонопольного комплаенса;

• оценка практики корпоративного управления;

• ревизионные проверки;

• подтверждение ряда  нефинансовых показателей отчетности  компаний.

Как составить гибкий план проверок

Внутренний аудитор должен заложить в план проверки резерв времени на случай превышения фактического времени, затраченного на оказание консалтинговых услуг, аудит по запросу заинтересованных лиц, мониторинг и аудит бизнес-процессов, над плановым, а также время на обучение и повышение квалификации аудиторов.

Планирование работы СВА желательно осуществлять по месяцам в разрезе сотрудников с указанием областей аудита, оцениваемых рисков, сроков проведения аудита. Ниже приведен пример формирования гибкого плана работы СВА на год.

Опыт применения гибкого планирования ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией»

Служба внутреннего аудита ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией» применяет метод гибкого планирования с 2021 года, постепенно увеличивая количество бизнес-процессов, подвергаемых непрерывному мониторингу и аудиту. Использование данного механизма тесно связано с автоматизацией процессов в компании и возможностью доступа аудиторов к базам данных, которые формируются с определенной периодичностью и могут быть использованы для формирования ключевых индикаторов риска. Это могут быть как  автоматизированные информационные системы  компании, так и  общедоступные системы .

СВА ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией» активно привлекают для:

• формирования рекомендаций по различным вопросам при заключении сделок, договоров; 

• формирования проектов на различных стадиях;

• обучения сотрудников;

• формирования показателей эффективности функционирования процессов и/или компаний;

• проведения служебных расследований;

• работы с обращениями, поступающими на информационный ресурс «Горячая линия». 

При планировании времени, необходимого на проведение проверок, предусмотренных нормами законодательства и внутренними документами, СВА использует статистические данные по прошлым проверкам в случае их проведения или статистические данные по аналогичным проверкам.

Проведение мониторинга и аудита бизнес-процессов обычно занимает не менее 60% рабочего времени, консультационные услуги – до 20%, проверки по запросам менеджмента – до 10% и проверки, предусмотренные нормами законодательства и внутренних документов, – до 5%. В план работ СВА включают также резерв времени (до 5%), величина которого определяется экспертно.

Следуя вышеизложенному механизму формирования гибкого плана работы СВА на предстоящий период, подразделение внутреннего аудита может быстрее проходить процедуру его согласования на комитете по аудиту при совете директоров или на совете директоров, в том числе благодаря наличию обосновывающих расчетов и материалов.

Таким образом, переход на гибкое планирование позволит повысить эффективность и интенсивность работы, своевременно оказывать пользу заинтересованным лицам. Использование такого вида планирования потребует от руководителей СВА пересмотра подходов к осуществлению аудита процессов, в том числе в формате непрерывного аудита, повышения квалификации аудиторов для работы с базами данных.