Как интегрировать системы менеджмента в группе компаний

Несомненно, объединение компаний имеет ряд преимуществ. Например:

• консолидация ресурсов, мощностей;

• сокращение затрат производства;

• возможность лоббирования интересов и пр.

Но при интеграции возникает и множество сложностей, связанных в первую очередь с недостаточной или неправильной оценкой внутренних и внешних факторов, слабой проработкой вопросов по взаимодействию между компаниями, а также с интеграцией систем менеджмента на периметр всей группы компаний. 

На практике встречается и третий вид интеграции – комбинация этих двух видов, или диагональная интеграция. Форма интеграции зависит от поставленных целей.

Группа компаний представляет собой несколько юридических лиц, которые добровольно признают себя группой. Одной из задач такого объединения является упрощение процесса управления между участниками группы. Согласованной работы можно добиться различными способами, каждый из которых имеет как свои достоинства, так и недостатки. 

Рассмотрим плюсы и минусы нескольких подходов к построению систем менеджмента в группе компаний в тех случаях, когда участники бизнес-союза либо планируют внедрение стандартов, либо уже сертифицированы на соответствие требованиям  стандартов .

Вариант 1

Создание и поддержание отдельных систем менеджмента в каждой компании группы. 

Например, в каждой компании группы имеется отдельная  система менеджмента качества , отдельная  система экологического менеджмента , отдельная  система безопасности труда и охраны здоровья  и пр. 

Ответственность за создание и поддержание систем менеджмента в целом в каждой отдельной компании будет лежать на высшем руководстве этой компании.

Ответственность за функционирование систем менеджмента будет возложена отдельно по каждому направлению на соответствующие отделы: качества, охраны окружающей среды, охраны труда и пр.

Минусы:

• отдельные комплекты документов, которые большей частью будут дублировать друг друга, а где-то и противоречить; 

• отдельное проведение  внутренних проверок  в одних и те же подразделениях, что будет отвлекать работников и вызывать негативные реакции; 

• отдельные внешние проверки, которые займут больше времени и по стоимости выйдут дороже; 

• при проведении внешних проверок все нестыковки между системами будут выявляться, что говорит о несовершенстве системы управления;

• в дальнейшем в случае принятия решения о внедрении очередного  стандарта  потребуется создание нового пакета документов, проведение дополнительных проверок, что в итоге вызовет еще большую путаницу и раздражение у персонала.

Вариант 2

Создание не связанных друг с другом  интегрированных систем менеджмента  в каждой компании группы.

В таком случае ответственность за создание и поддержание ИСМ в каждой отдельной компании лежит на высшем руководстве этой компании.

Ответственность же за функционирование возлагается на тот отдел, в котором имеется достаточное количество ресурсов и опыт разработки документов и проведения аудитов. 

Остальные отделы привлекаются к разработке отдельных документов по  специфическим требованиям , к проведению аудитов для проверки соблюдения этих требований.

Плюсы:

• создание единого комплекта документов; 

• проведение совместных проверок;

• снижение временных и финансовых затрат на проведение внешних проверок;

• внедрение  последующих стандартов  не вызовет значительных сложностей. Необходимо будет только встроить специфические требования в существующую систему.

Минусы:

• отсутствие единой методологической базы для группы компаний;

• отсутствие возможности обмена положительным опытом в рамках группы.

Вариант 3

Создание целостной ИСМ  для группы компаний под руководством единого топ-менеджмента  управляющей компании .

Такой подход к интеграции позволяет создать общую методологию, собирать и анализировать информацию о функционировании ИСМ компаний, входящих в группу.

Ответственность за создание, внедрение и поддержание эффективной ИСМ возложена на руководство УК. В том числе: 

• разработка методологии;

• организация обучения;

• организация внешних аудитов;

• контроль мероприятий по выявленным несоответствиям;

• сбор, анализ и предоставление информации для высшего руководства по выявленным серьезным несоответствиям, значительным рискам в рамках ИСМ;

• распространение положительного опыта внутри группы. 

Ответственность за функционирование ИСМ каждой компании возложена на первое лицо компании.

Плюсы:

• создание общей  методологической базы ;

• анализ и систематизация данных по выявленным несоответствиям;

• анализ и распространение на группу компаний положительного опыта;

• информирование высшего руководства УК о функционировании систем менеджмента;

• снижение временных и финансовых затрат на проведение внешних проверок;

• сокращение количества отчетов, аудитов, времени у топов на анализ со стороны высшего руководства;

• высокий уровень прозрачности и управляемости систем, взаимозаменяемость кадров в случае необходимости;

• возможность проведения  мультисайтовой сертификации  и возможность продажи товаров от лица УК, так как ей выдается основной сертификат с общей областью деятельности. Дополнительные площадки получают свой сертификат – приложение к основному c указанием только их области сертификации. На каждый стандарт выдается отдельный сертификат;

• возможность демонстрации внешним заинтересованным сторонам высокой степени развития систем менеджмента не только внутри компании, но и по группе компаний в целом.

Минусы:

• необходимость выделения центральной функции в УК, на которой планируются и контролируются определенные процессы/мероприятия;

• в том случае, если системы менеджмента в компаниях группы проходили внешние проверки в разных органах по сертификации, потребуется провести сертификации компаний в одном органе по сертификации.

Самым оптимальным подходом к интеграции систем менеджмента в группе будет охват УК и производственных площадок целостной ИСМ, создание центра управления под руководством единого топ-менеджмента, распространение общей корпоративной культуры на основе принципов системы менеджмента и создание единого бренда группы. Такой подход позволит гармонично развивать систему менеджмента в группе в целом, подтянуть разный уровень систем менеджмента до высокого порога зрелости у всех участников объединения.

Кроме того, если компании группы имеют мультисайтовую сертификацию, то аудит проходит на всех производственных площадках по единой программе, и по итогам проверки каждая производственная площадка и УК получают свои сертификаты. Еще одно преимущество такого способа управления системами менеджмента – это единое руководство, под контролем которого находятся все операции. В итоге производственные процессы становятся прозрачными, а группа компаний работает эффективнее.