Не тренингом единым

В каждой крупной компании имеется своя система обучения, академия или корпоративный университет, где разрабатываются курсы по развитию так называемых «мягких», или «гибких», навыков, а также профессиональных навыков персонала. Но гораздо меньше компаний, где разрабатываются и проводятся внутренние профессиональные тренинги для аудиторов. В этом случае приходится либо тратить значительный бюджет на внешнее обучение, либо искать другие пути. 

В нашей команде внутреннего аудита, как и во многих компаниях, каждый год проходит оценка компетенций сотрудников. Для всей компании утвержден набор из пяти корпоративных и четырех менеджерских компетенций, которые используются для оценки и внутренних аудиторов в том числе. Но помимо этих общих компетенций мы оцениваем уровень владения навыками аудиторской работы по семи показателям и знания в тринадцати областях бизнеса. По итогу оценки мы составляем план индивидуального развития для каждого аудитора. Составление плана – это совместная работа каждого сотрудника и его руководителя.

Ключевым элементом плана развития является совершенствование навыков на своем рабочем месте в повседневной работе под руководством более опытного сотрудника – наставника. 

Практика и опыт

После ежегодной оценки определяется приоритет для развития той или иной компетенции и предлагаются конкретные меры. Затем в течение всего года при проведении аудитов они реализуются. Например, если у аудитора есть проблемы с обобщением информации и написанием заключения по аудиту, то ему надо поручать выполнять эту работу на проверках, в которых он принимает участие. Конечно, потребуются дополнительные усилия от руководителя проверки на то, чтобы проверять, объяснять, в чем состоят ошибки, и добиваться выполнения задачи аудитором на хорошем уровне. Для этого придется заложить и дополнительное время.  Но без такой практики не получится развить навык. 

То же касается и всех других этапов аудиторской работы: написания программы проверки, интервьюирования, анализа данных, устной презентации результатов и т.д. Важным для развития является и своевременное получение обратной связи, и не только непосредственно во время совместной работы, но и более обобщенной и формальной после завершения проверки. 

Это можно сделать во время оценки работы всей команды после завершения аудита, когда участники, руководитель проверки и директор по внутреннему аудиту совместно подводят итоги. Они отмечают, какие этапы проверки выполнены хорошо, какие нужно улучшить, что конкретно в следующий раз  надо сделать по-другому , анализируют обратную связь от руководства аудируемой функции.

Развить необходимые компетенции также помогает участие в аудитах на определенные темы, связанные с неизвестными для аудитора бизнес-процессами. Это позволяет узнать новые области и лучше понять бизнес компании, увидеть взаимосвязи между процессами. 

Кроме того, во время проведения проверок очень полезно не только изучать и оценивать эффективность процессов в своей компании, но и обращать внимание на практику рынка. Это может подсказать некоторые идеи и поможет сформулировать более полезные рекомендации для владельцев бизнес-процесса. Такую информацию можно почерпнуть на тематических вебинарах и конференциях, например, на вебинарах и в материалах на сайте Института внутренних аудиторов, а для ретейла существуют Неделя российского ритейла, Russion Retail Show и выставка Retail Tech, рабочие группы ECR Efficient Consumer Response и многое другое. Также получить новые знания можно из общения с сотрудниками, имеющими опыт работы в других компаниях. 

Передача опыта 

Другой способ развития профессиональных компетенций – написание материалов или подготовка выступлений, видеоконтента для развития методологии внутреннего аудита в компании, для внутренней коммуникации и внешних изданий и провайдеров мероприятий. 

Подготовка таких материалов заставляет аудитора глубоко вникнуть в тему: не только проанализировать свой собственный опыт, но и вспомнить стандарты, почитать дополнительную литературу, исследования на определенную тему. Кроме этого, развиваются навыки анализа и обобщения информации, написания структурированного текста, что будет полезно для написания аудиторских отчетов и заключений. А если речь идет о выступлении на конференции, то тут можно прокачать и навыки публичных выступлений.

Интересно также организовать обучение внутри команды или обмен опытом, когда в роли тренера может выступать один из членов команды или сотрудник из другого подразделения компании. Например, среди сотрудников могут быть те, кто имеет более высокий уровень знаний в области анализа данных, управленческого учета или коммерции, и они могут поделиться этими знаниями с другими в формате тренинга. Таким образом, наличие в команде сотрудников с разным опытом работы и образованием может быть полезно не только для выполнения аудиторских проверок разных тематик, но и для развития всех членов команды.

Углубить знания в бизнесе помогают стажировки в других подразделениях компании. При организации стажировки необходимо выбрать подразделение и наставника таким образом, чтобы одновременно и аудитору получить максимум знаний и навыков, и не повредить независимости и объективности аудита при проведении будущих проверок.

Вовлечение

Проведение непрерывного аудита бизнес-процесса, регулярная коммуникация с бизнес-подразделениями и обобщение этой информации для докладов на собраниях команды внутреннего аудита помогают аудиторам изучать и лучше понимать бизнес-процессы, за мониторинг которых они ответственны.

Кроме того, чтобы сотрудники лучше понимали цели, задачи и пути их достижения, полезно их вовлекать: 

• в разработку стратегии внутреннего аудита; 

• в оценку зрелости функции внутреннего аудита с последующей подготовкой плана действий;

• в разработку дорожной карты и плана аудитов на год.

Все это делает сотрудников соавторами целей подразделения, а значит, повышает вероятность активного участия в их достижении. Такая активность развивает:

• глобальное видение сотрудников; 

• навыки анализа стратегических целей, рисков;

• навыки создания эффективных планов действий и мотивирующих КПЭ на примере своего подразделения, что впоследствии можно применить во время аудитов для других подразделений компании.

Все это дает сотрудникам основания претендовать на более высокие должности.

Новичок

Отдельной задачей является интеграция нового сотрудника в команду. В зависимости от предыдущего опыта и зрелости новичка потребуется затратить разное время и усилия для его интеграции. Но как минимум необходимо ознакомить его с:

• основными бизнес-процессами компании; 

• инструментами, необходимыми для работы;

• методологией аудита компании; 

• составом и формой документов, которые необходимо подготавливать.

Кроме того, необходимо помочь наладить новому сотруднику необходимые рабочие связи. 

Адаптация проходит успешно тогда, когда она грамотно организована:

• прописаны документы для изучения; 

• организованы визиты в подразделения; 

• организованы встречи с наставником из числа коллег – внутренних аудиторов; 

• организованы встречи с руководителем и бизнес-партнером из отдела кадров.

Подразделению внутреннего аудита целесообразно среди прочих показателей отслеживать те, которые связаны с развитием персонала. Например, количество часов обучения на сотрудника за год, количество повышений в должности, количество сертифицированных сотрудников.

Таким образом, имеется множество способов для развития компетенций внутренних аудиторов, помимо платных тренингов, но необходимое условие для успеха в этом направлении – желание развиваться самих сотрудников, а заинтересованность в этом и поддержка руководства позволяют создать комфортные условия для реализации плана обучения.