От 5S до канбана: методы на все случаи жизни

Стандартизация: все по полочкам

Данному инструменту в компании уделяется большое внимание. Еще на начальных этапах освоения бережливого производства сотрудники анализировали свои процессы и процедуры и фиксировали их в программах Word, Excel, Microsoft Visio. Позже эти документы были собраны в 1С. К 2018 году описано около 80% процессов и процедур, они обновляются по мере необходимости. 

Процедуры – это последовательность операций, которые выполняет один человек. Для менеджера по продажам это может быть набор из пятнадцати вопросов, которые обязательно надо задать клиенту. Потребитель не всегда спросит о цвете или текстуре упаковки, а от этих параметров зависит цена.

Невозможно (да и не нужно) держать все в голове. Стандартизация дает алгоритмы, по которым действует сотрудник. Ему не надо каждый раз искать решение. Соответственно, снижается вероятность ошибки.

Со стандартизацией процедур связан инструмент CTQ. Это своего рода чек-лист, отражающий критичные для качества характеристики. Для сотрудника склада это может быть перечень параметров, которые он должен проверить при приемке товара.

Стандартизованные инструкции есть и для иностранных поставщиков (например, описание, как упаковывать ту или иную деталь, и т. п.). Они максимально визуализированы, что позволяет преодолеть языковой барьер.

Помимо процедур, существуют карты взаимодействия. В них показаны действия сотрудников разных подразделений во время совместной работы. Например, дизайнера и менеджера по продажам при выполнении заказа. Карта представляет собой алгоритм, из которого понятно, например:

• какие данные должен предоставить менеджер по продажам; 
• когда включается в работу дизайнер; 
• на каком этапе он передает заказ; 
• кто выясняет вопросы и т. п. 

И так для всех случаев совместной работы специалистов разных отделов.

Канбан: лекарство от запасов

Инструмент (в других трактовках – принцип, система) «канбан» на производстве применяется для построения вытягивающей системы и избавления от лишних запасов. Может служить как для обеспечения материалами, так и при подаче заказа на производство. В Grand Gift используют обе эти возможности.

Закупка по карточкам канбан осуществляется не только на производстве, но и в офисе

Сотрудник не может сам в произвольной форме подать заявку. Если, допустим, нужна вода, канцелярские принадлежности, заказ формируется автоматически по мере необходимости. Все карточки есть в программе 1С. Для каждого товара в ней содержатся следующие данные:

• минимальный остаток; 
• число единиц для заказа;
• дата изменения и место хранения карточки;
• место, куда карточка передается.

На производстве бумажная карточка лежит под стопкой изделий. Когда их минимальный запас заканчивается, рабочий кладет ее в специальный карман. Оттуда ее забирают логисты, сканируют и заказывают указанное в ней количество. Ни больше и ни меньше. Поэтому лишних запасов на складе нет.

Канбан канбану рознь 

Данный инструмент заинтересовал не только поклонников бережливого производства, но и сторонников гибкой методологии разработки (Agile). Это в основном IT и банковская сфера, где канбан используется при работе над проектами. 

Если на производстве мы говорим о потоке материалов, то в этих сферах – это поток задач. Канбан помогает их структурировать и выполнять последовательно. 

Для этого используются специальные доски, отражающие задачи и этапы работы над проектом. По мере выполнения стикер с задачей перемещается от этапа к этапу, что упорядочивает работу проектной команды.

Например, в Банке России канбан применяется для управления проектами с множеством заказчиков, над которыми работают большие команды (15–29 человек). Одна из его задач – управление портфелями проектов.  

подробнее

Другой вариант использования – подача заказа на изготовление пробной партии товара. Компания сама разрабатывает дизайн упаковки, поэтому надо всякий раз проверять, будет ли он востребован. Работа ведется в основном с юридическими лицами, и один образец им ни о чем не скажет – нужна партия. Но такая, чтобы не возникало больших запасов – это противоречит философии бережливого производства.

Для таких случаев создается карточка канбан – «внутренний заказ» компании на производство минимальной партии, которую может выпустить оборудование. Если клиент заинтересовался, карточка сканируется и запускается процесс производства. В 1С можно отследить, сколько раз открывалась карточка, т. е. насколько высок спрос на новый товар. Для остальной продукции канбан не используется. Заказы клиента с указанием требуемых параметров и количества товара сразу отправляются в производство.

5S: все на своих местах

5S известен как инструмент, позволяющий рационально организовать рабочее место. За счет этого сокращаются потери времени и повышается эффективность процессов.

О причинах, по которым 5S не всегда эффективно применяется на российских предприятиях, читайте в статье В. Казарина «Почему 5S не работает?»

Наверняка многие оказывались в ситуации: надо позвонить коллеге по внутреннему телефону, а список никак не найти. В Grand Gift просто прикрепили перечень нужных телефонов к монитору компьютера. На мебели, кабелях и технике наклеены бирки.

Благодаря им не возникает вопросов, от какого компьютера кабель, в каком кабинете стоит шкаф, чей компьютер и т. п. Помечены папки, ручки и другие канцелярские принадлежности. Причем все это сотрудники делали сами, порой даже изобретали новые способы оптимизации пространства. Например, кармашки для зарядки смартфонов.

Теперь у розеток нет груды проводов, из которой надо «выпутывать» свой гаджет. В планах сделать прозрачные ящики для мелких деталей. Тогда не потребуется открывать ящики, чтобы ознакомиться с их содержимым.

Редко кто задумывается, сколько времени у него ежедневно уходит на поиск ручки или блокнота (а потом и самой записи), документа или папки. Это время пропадает и для сотрудника, и для компании

В современном офисе рабочее место – это, грубо говоря, не только (а иногда и не столько) стол и стул сотрудника, но и его компьютер. На нем тоже есть «рабочий стол» и папки с множеством файлов, в которых тоже надо наводить порядок. Для этого в компании создали свою заставку рабочего стола. Экран делится на зоны: системные файлы, графика, текущие рабочие файлы.

Ярлыки документов перемещаются по мере выполнения задания. В центре рабочего стола миссия компании – то, о чем всегда должен помнить каждый сотрудник. Таким образом, рабочий стол компьютера не только рационально организован, но и неповторим, поскольку выполнен в фирменном стиле.

TPM: с заботой об оборудовании

Всеобщее обслуживание оборудования, или TPM , – популярный инструмент на производстве. Он позволяет стабилизировать процесс обслуживания оборудования и таким образом сократить поломки и минимизировать простои.

Казалось бы, как он может использоваться в офисе, где нет станков? Станков, действительно, нет, но есть компьютеры, за которыми тоже надо следить. Во многих компаниях существуют специалисты и даже целые отделы или департаменты, решающие проблемы пользователей.

Однако в TPM есть важный принцип – автономизация. Он подразумевает, что сотрудники сами осуществляют осмотр и мелкий ремонт своего оборудования. 

Лучше знает свое оборудование тот, кто на нем работает

Пользователи действительно могут сделать многое. Например, следить за объемом используемой памяти. Так, в специальной вкладке в 1С показано, сколько гигабайтов памяти занято в компьютерах различных подразделений. Если значение становится критичным, сотрудники убирают ненужные файлы или руководство принимает решение о закупке модуля памяти. 

Управленческий учет: всему своя цена

В компании учитываются затраты на производство каждого изделия в отдельности, что делает цену более справедливой. Прибыль и затраты на каждую единицу товара совершенно разные, потому что зависят от многих факторов: продается ли товар через сеть, лежит ли он на складе или сразу доставляется клиенту, долго ли его разгружать и др.

Поэтому нельзя «накидывать» на все товары по 5% сверх себестоимости (или цены других производителей) или просто делить затраты на количество единиц товара. Потому в компании начали использовать метод  ABC. Он позволяет по специальным формулам подсчитать финансовые и временные затраты на фасовку, переклейку, доставку, комплектацию, выкладку товара, поиск новых поставщиков и др. 

Самое трудное – подсчитать, какая операция в наибольшей степени влияет на себестоимость

Человеку сложно сказать, сколько времени у него уходит на выполнение определенной операции. Можно использовать таймер, но результат будет неодинаковым даже для одной категории товара.

Кроме того, непонятно, как высчитывать отдельные параметры: расходы, связанные с претензиями или с реализацией товара через сети и т. п. Да и примеров грамотного управленческого учета в России мало.

И все же уже есть результаты. Так, теперь сотрудникам проще объяснять клиентам, из чего складывается цена, а клиенты, в свою очередь, понимают, почему на некоторые товары нельзя сделать скидку.

Поиск идей: что общего у бизнеса и похудения?

Разработка и производство подарочной упаковки – процесс творческий, постоянно требующий новых идей. Их поиск должен быть поставлен на поток, где невозможно уповать только на интуицию и озарение. На помощь приходят специальные инструменты: «мозговой штурм» и метод аналогий.

Если «мозговой штурм» сегодня популярен во многих компаниях из-за своей простоты и универсальности, то метод аналогий ( и его подвид «антирешения») используется не всегда. Особенность метода в том, чтобы найти сходство (или даже решение проблемы) путем сравнения своей деятельности с совершенно нетипичной ситуацией. Например, дизайнер может провести аналогию с поваром и т. п. Так преодолевается инертность мышления. 

Сложность метода заключается не только в правильном выборе аналогии, но и в ее интерпретации  

В Grand Gift сравнивали бизнес с обыденными проблемами саморазвития и совершенствования. Например, какие меры принять, чтобы похудеть? Один из ответов – меньше есть. В бизнесе это сокращение издержек.

Другой пример: что надо сделать, чтобы научиться рисовать? Для начала неплохо определить, чем будете рисовать, затем все это закупить (или взять у знакомых). Так и в бизнесе: надо сначала понять, в каком направлении вы собираетесь развиваться, чтобы ваши амбиции соответствовали вашим ресурсам.

«Антирешения» – это такое решение, которое точно не будет принято, но может натолкнуть на более рациональный выход из сложившегося положения. Примеры «антирешений» для повышения рентабельности: всех уволить, в десять раз повысить цены, брать материалы со свалки и т. п. Конечно, рентабельность такие драконовские меры вряд ли повысят, а вот о винтажной коллекции упаковки позволят задуматься. 

Это неполный перечень применяемых в компании инструментов. Некоторые из них используются уже много лет (канбан, 5S), некоторые – недавно (управленческий учет). Важно, что каждый начинали осваивать не по указке, а при возникновении соответствующей потребности. И все делали постепенно, небольшими шагами. Если что-то не получалось, брались за другое. Как отмечает директор компании Григорий Панов, «в любой стратегии надо пробовать, перебирать варианты, и один из них обязательно будет успешным».

Скачать карту взаимодействия>>