Создаем многофункциональный архив документов

Как монетизировать единый корпоративный архив

Архив – это резервуар корпоративных знаний. В цифровой экономике знания, особенно новые, – это конкурентное преимущество. Они нужны для повышения эффективности бизнес-процессов предприятия, увеличения их гибкости, кастомизации под каждую сделку.

Как сотрудники компании распределены по отделам и выполняют свои функции, так разобщены и ИТ-системы, в которых образуются и накапливаются данные. Например, бухгалтерия использует учетные системы и архив первичной бухгалтерской документации независимо от отдела продаж, использующего  CRM-системы , или производства, функционирующего с помощью  MES-систем . В результате данные, аккумулируемые в одной системе, можно применить для оптимизации только тех процессов, в которых они были образованы.

Эти «перегородки» препятствуют монетизации архивов. Пока данные не станут активом, доступным всем подразделениям и бизнес-процессам предприятия, его коммерческий потенциал не раскроется. Это даже не вопрос формирования конкурентного преимущества, а вопрос появления конкурентного недостатка.

Предположим, чтобы оказаться впереди своих конкурентов, а не позади, вы решили создать единый корпоративный архив. Каким он должен быть и как его организовать?

Какие задачи решает единый корпоративный архив

Среда интеграции бизнес-процессов

Самое важное, что дает единый архив, – это единое пространство для документов компании, доступное всем пользователям и всем бизнес-процессам независимо от подразделения, в котором они работают или от информационной системы.

Если у вас есть единый архив, не надо быть пользователем  SAP , чтобы найти товарные и финансовые документы, или быть пользователем  Terrasoft , чтобы получить документы по контрактам с контрагентом или по обработке поступившей рекламации, или быть пользователем  СЭД , чтобы найти переписку с поставщиком или узнать состояние согласования договора. Нужно быть пользователем архива – единого для всех.

Точно так же любая система может инициировать процесс, проходящий по разным подразделениям, интегрируясь с единым корпоративным архивом. А через него – с любой другой системой, подключенной к архиву.

Благодаря единому архиву можно не устанавливать на рабочее место пользователя несколько разных систем «на случай, если надо будет посмотреть информацию оттуда». Такой подход не решает задачу – то, чем пользуются изредка, ни один человек не в состоянии освоить. Проще позвонить и попросить. Если знаешь, кому позвонить. И если хочешь потратить на это время. Одного клиента архива, одинакового для любых документов, будет достаточно. Делопроизводство значительно упрощается.

Передача электронных документов в архив организации имеет свои нюансы. Размещая в едином архиве новые типы данных, его потребуется интегрировать с другими ИТ-системами организации: учетными системами, CRM, MES. Потому что его главная задача – разрушить «перегородки», которые всегда были между департаментами, и обслуживать сквозные бизнес-процессы.

Расширяемый набор приложений

Традиционный способ создания приложения – внедрение новой системы, порой дублирующей старую почти по всему функционалу, но не полностью. У этой новой системы будет свой архив, в котором находится часть документов, не обрабатываемая старой системой. Получается, что нет единой системы, в которой хранятся, например, все договоры или товарно-финансовые документы: часть из них отправляется в электронном виде через операторов ЭДО и находится в личном кабинете предприятия, а остальные – в бумажном виде в бухгалтерии. При этом сказать заранее, где хранятся документы конкретного контрагента, нельзя – надо выяснять.

При наличии единого корпоративного архива все приложения должны интегрироваться с ним – это позволяет сохранить целостность документов. Подключите к архиву личный кабинет своего оператора ЭДО, сканируйте и сдавайте туда бумажные документы – это решение проблемы раз и навсегда. Лишние носители информации и копии не понадобятся.

Актуальный пример – появление налогового мониторинга, который требует наличия единого архива всей налоговой документации. Такие требования государственных регуляторов будут появляться и изменяться постоянно.

Единое рабочее место

Сотрудникам неудобно пользоваться десятками систем, поэтому архив должен не только консолидировать знания в компании, но и интегрироваться в привычные интерфейсы работников.

Эта идея была сформулирована еще в начале 1990-х годов и в определенной степени была реализована с развитием систем почтовых клиентов. Но по мере развития систем групповой работы, таких как  ERP  или  ECM/BPM , проблема вернулась – в каждой из таких систем есть свои папки входящих. Внутри информационной системы конкретного предприятия все потоки задач и документов должны агрегироваться в одной системе вне зависимости от того, в какой подсистеме они возникли. В качестве такого агрегатора удобно использовать электронный архив. Доступ к такому универсальному рабочему месту возможен как из клиента электронного архива, так и через интеграцию с основным приложением пользователя по ссылке.

Универсальный поиск

Важно обеспечить возможность универсального поиска документов независимо от их типа. Мы все привыкли пользоваться поисковиками Яндекс и Google, благодаря которым можно как угодно сформулировать запрос и скорее всего получить адекватный результат. При этом, набирая текст в адресной строке, мы видим свои предыдущие запросы с аналогичным содержанием, а также запросы других пользователей. И нам не нужно знать, на каком сервере хранятся данные.

Если у вас есть единый корпоративный архив, легко организовать поиск «как в Яндекс». Например, в  Docsvision 5.5 встроен поисковый движок Elastic Search, включающий все эти возможности.

Платформа для внешних контрагентов

Наличие и ведение единого архива не только облегчает жизнь сотрудникам организации, но и позволяет включать в бизнес-процессы контрагентов. Им не нужно ничего устанавливать – они могут получить доступ к соответствующим разделам вашего корпоративного портала. Это называется бизнес-платформой цифровой трансформации. Сквозные бизнес-процессы с участием контрагентов – пока не всем очевидное направление в расширении СЭД, но сулящее огромные перспективы.

Единый архив – это СЭД?

Из описанного выше видно, что слово «СЭД» к подобному архиву неприменимо. Параллельно с российскими СЭД на Западе развивались  системы управления корпоративным контентом . Конвергенция этих направлений привела к тому, что в последние годы российские СЭД перешли к использованию самоназвания «СЭД/ECM». Пару лет назад ведущая западная аналитическая компания Gartner пришла к выводу, что «ECM мертв». И теперь развиваются системы управления корпоративным контентом, процессами и задачами  CSP .

Почему потребовалось новое имя? Если кратко: во-первых, более четким стало именно понимание CSP как платформы для создания расширяемого набора решений. Во-вторых, явно обозначено требование к сервисной организации платформы. В-третьих, очевидна функциональность групповой работы (управление неформализованными взаимодействиями).

Как сделать электронный архив документов

Основой для создания единого корпоративного архива может быть масштабируемая и гибкая ECM/BPM/CSP-платформа. В России сложился уникальный рынок таких решений. Их функциональность не уступает западным программным продуктам и отвечает отечественным нормам работы с документами и контроля исполнительской дисциплины. Российские решения прошли путь от автоматизации «канцелярского» документооборота до многофункциональных платформ с широкой номенклатурой приложений, в том числе в формате архива.

Какой должна быть платформа единого корпоративного архива

• Масштабируемость и производительность

В едином архиве размещаются документы, до этого рассредоточенные в десятках электронных архивов различных приложений. Как единое информационное пространство для множества пользователей и бизнес-процессов архив должен отвечать высоким требования к масштабируемости – на порядок выше, чем, например, у архива традиционной СЭД или учетной системы. На любое увеличение количества пользователей, документов и процессов у платформы должны быть средства расширения хранения данных, вычислительных мощностей, географического масштабирования в дочерние предприятия и филиалы. При этом не должно наблюдаться замедление производительности.

Поддержка высокой скорости работы с данными при росте числа пользователей и объемов информации ложится на архитектуру платформы архива. Например, необходимо обеспечить возможность горизонтального масштабирования базы данных за счет распределения нагрузки между несколькими узлами кластера. Кроме того, структура базы должна исключить избыточную нагрузку на бизнес-данные, создаваемую сервисной информацией и операциями. Для масштабирования хранилища файлов, которые составляют большую часть всего архива, необходимы иерархические файловые хранилища, позволяющие гибко управлять этой структурой и политиками вытеснения данных в определенные узлы.

Эти и другие инновации позволяют не просто масштабироваться до нужных объемов, но и наращивать мощность постепенно и именно в тех узлах системы, где это сейчас нужно (хранилище, база данных, сервер приложений или отдельные его сервисы, выполняющие определенные бизнес-функции, поиск и т.п.). Современная и продуманная архитектура, как двигатель под капотом машины, обеспечивает бесперебойную и быструю работу платформы.

• Кроссплатформенность и импортозамещение

Единый корпоративный архив создается не на пару лет. Это стратегическая долгосрочная инвестиция. Выбранная вами платформа должна поддерживать использование различных операционных систем и баз данных. При этом необходимо учитывать требования импортозамещения.

Отечественная инфраструктура сегодня – это  СУБД PostgresPro  и операционная система на базе Linux. Но лучше использовать кроссплатформенную систему с единой функциональностью, умеющую работать на любой из платформ. Только так можно обеспечить полную совместимость и переносимость решений с одной инфраструктуры на другую.

• Клиентское  ПО , кастомизация интерфейса

Работа любого приложения через web-браузер является общепринятой. Самый распространенный способ обеспечения мобильной работы в СЭД – создание мобильных приложений ограниченной функциональности. Но это не то, что нужно на практике. В реальности пользователям необходимо иметь доступ ко всем 100% функций системы в удаленном и мобильном варианте. Наилучшим решением является адаптируемое к типу устройства и варианту взаимодействия полнофункциональное рабочее место.

Web-клиент обладает рядом серьезных преимуществ. В первую очередь это простота пользования на уровне конкретного сотрудника и кроссплатформенность, включая поддержку множества разнообразных пользовательских устройств.

Не столь очевидное, но самое главное – это более гибкая и простая с точки зрения разработки возможность реализации самых разных дизайнерских решений в области пользовательского интерфейса и возможности его кастомизации под специфические потребности работников. Когда ко всем элементам решения могут быть применены механизмы адаптации интерфейса на базе динамической контекстно-ролевой модели, пользователь увидит именно то решение, которое соответствует его роли относительно рабочего контента, стадии жизненного цикла обрабатываемой информации и другим критериям. В результате создаются минималистичные интерфейсы, с которыми удобно работать. И самое главное, что для внесения изменений в конечный вид приложения не нужно будет призывать на помощь внешних консультантов, это вполне могут делать сотрудники компании, осуществляющие сопровождение и развитие системы.

Идеальный web-клиент дает возможность 100% кастомизации интерфейса для конкретной задачи. Фактически это не клиент приложения для управления документами и задачами, а клиент платформы CSP, обеспечивающий в том числе развитие расширяемого набора приложений и видов документов, комплектование и интеграцию с клиентским ПО других систем предприятия. Этот путь – магистральный.

• Обновляемость платформы

Ни одна платформа не может оставаться статичной в течение десятков лет в современных условиях. Это касается изменений инфраструктуры, используемых в разработке платформы технологий, требований к интерфейсу и, конечно, функциям системы. Все это приводит к необходимости обновлять платформу вашего единого электронного архива.

Обратная совместимость – это достаточно «дорогое удовольствие», но без нее невозможно. Только она позволяет обеспечивать «гладкую» обновляемость платформы в решениях заказчиков.

• Low-code – разработка без программирования

Консолидированный глобальный архив организации не только объединяет все знания компании и результаты работы сотрудников, но и поддерживает процесс непрерывных изменений. Он должен быть монументальным и одновременно гибким.

В платформе вашего корпоративного архива должны быть развитые и мощные механизмы low-code. Это не означает отказ от использования программирования в принципе. Low-code – это набор визуальных конструкторов, достаточно мощный для того, чтобы внесение изменений в бизнес-логику приложения не требовало открытия целого проекта, а было бы разовой операцией одного ИТ-специалиста максимум на несколько дней.

При наличии low-code-инструментария решение из коробки можно подстроить под себя. Low-code-решения – это главный тренд развития технологий CSP. Они позволяют настраивать систему без программирования, условно меняя блоки, как в конструкторе Lego, для создания своего уникального решения.

Опередить своих конкурентов и сделать из электронного архива ценный актив предприятия вместо справочника, создать преимущество на рынке – сегодня это не мечта. Крупные российские компании уже внедряют подобные решения и перестраивают процессы, развивая единое информационное пространство в организации, где нет деления по отделам и должностям, но есть свобода информации и немного творчества для новых идей и проектов.