В бизнес-аналитике на смену Excel пришли BI-системы

ProКачество: Что такое BI-системы и для чего они нужны?

Игорь Кузин: Анализ бизнес-метрик и мониторинг выполнения  KPI  помогают не только видеть, насколько эффективны те или иные бизнес-процессы, но также отслеживать динамику при внедрении новых решений. На этой базе и строится управление любой компании. 

Один из эффективных инструментов для этого –  дашборды . С их помощью можно собирать аналитику и детализировать ее.

Так вот, если коротко, то BI-система – это среда для формирования и управления дашбордами. То есть это программа для управления мониторинговыми панелями.  

На сегодняшний день на рынке существует множество как зарубежных, так и отечественных BI-систем. Отечественные решения зачастую несколько уступают иностранным аналогам. В основном в части механизмов формирования метрик и в вопросах визуализации данных. Но отставание в области визуализации незначительно, и разница находится не в функциональной плоскости, а в области эстетического оформления аналитических отчетов. 

Стоит отметить, что когда мы говорим о BI-системе, то мы в первую очередь говорим о способе представления и визуализации информации, потому что для остальных аналитических процессов  существуют другие специализированные решения. 

ProКачество: Какому бизнесу подойдет внедрение BI-системы? 

Игорь Кузин: Я не нахожу тех сфер, где внедрение BI-системы было бы неэффективным, так как этот инструмент предполагает  высокую плотность мониторинга . Например, в госучреждениях плотность мониторинга невысока, часто аналитика проводится по данным за прошлый год. То есть решения внедряются сейчас и их эффективность отслеживается через год.  Внедрение в госучреждениях BI-систем может значительно повысить качество их работы.

Наверное, без такой глубокой аналитики может обойтись только микробизнес, где процессы просты и находятся на виду у владельца. Однако даже в таком случае при расширении предприятия или когда встает вопрос о найме внешнего управляющего, возможность увидеть накопленную статистику в структурированном виде будет обладать исключительной ценностью.

Кроме того, любой бизнес,  завязанный на данных , вне зависимости от масштаба только выиграет от внедрения BI-системы. Наилучшим образом такой инструмент аналитики подойдет компаниям с концепцией принятия решений  data-driven  и  data-informed .

ProКачество: В чем преимущества BI-систем относительно Excel?

Игорь Кузин: Многие компании по старинке до сих пор пользуются Excel для сбора и хранения данных. И это неплохо. Однако у такого подхода существует ряд ограничений. Например, основные операции в Excel тяжело выполнять, когда  число строк слишком большое . А на сегодняшний день для многих компаний и один миллион строк – это небольшой объем данных, который накапливается за месяц. И, наверное, главный минус – низкий уровень автоматизации процессов. 

Процесс  формирования отчетности  в Excel:

1. данные надо найти в разных системах и выгрузить; 

2. создать внутренние таблицы;

3. занести во внутренние таблицы и обработать данные; 

4. создать итоговую форму отчета, куда вставить предобработанные на предыдущем этапе таблицы;

5. соединив массивы данных, прописать формулы, чтобы посчитать метрики; 

6. визуальное форматирование и проверка ошибок.  

Как правило, при подготовке отчета в BI-системе в ней уже есть ряд интеграций, которые автоматизированно готовят данные для отчетности. Поэтому процесс происходит значительно быстрее.

Подготовка отчета в BI-системе:

1. задать  необходимые настройки ;

2. выбрать форму визуализации данных;

3. отчет готов. 

BI-система превращает рутинную и времязатратную задачу в творческий процесс, когда сотрудник сосредоточен на непосредственном анализе данных, а не на поисках ошибок в отчете.

Когда нужно обновить данные, пользователям Excel снова придется пройти все вышеописанные этапы. BI-система обновляется автоматически. Это происходит обычно в фоновом режиме или по запросу пользователя. Система собирает информацию из тех источников данных, которыми компания пользуется в своей работе. 

ProКачество: Расскажите подробнее об этапах внедрения BI-системы в компании?

Игорь Кузин:

1. Формирование матрицы задач и уровней. Матрица задач и уровней – это таблица, где по горизонтали указаны уровни иерархии, а по вертикали –  функциональные направления . На пересечениях возникает ячейка задачи уровня. Туда вписываются KPI, которые должны отслеживать специалисты этой группы. То есть происходит детализация – какой специалист какие KPI должен мониторить.  

2. Проектирование временных диапазонов отслеживания данных. Как правило, чем выше уровень иерархии, тем выше и временной диапазон. 

3. Формирование перечня метрик и измерений. Чтобы четко поставить задачу, необходима фактическая детализация метрик – как именно будут считать. 

Например, отслеживать объем продаж – простая на первый взгляд задача. Но на практике оказывается, что каждый бизнес считает по-своему. Сложность часто еще возникает в том, что внутри одной компании разные структурные подразделения считают метрики по-разному.  Поэтому для того, чтобы обеспечить правдивость сводных данных, необходимо привести все показатели к единому стандарту и сформировать единый слой метрик. 

4. Детализация механики подсчета метрик и измерений. 

5. Выбор форм визуализации данных в дашбордах.

Вышеописанные процессы можно отнести к очевидным, но есть еще работа IT-специалистов, которая не видна. В их задачи входит построение процессов сбора, трансформации и хранения данных. Эти процессы запускаются после того, как сформирован перечень метрик и измерений и, соответственно, определены источники данных. 

ProКачество: Расскажите, как происходит собор данных в BI-системе?

Игорь Кузин: Сбор данных в BI-системе происходит автоматически через ряд интеграций с источниками данных, участвующими в цифровых процессах в компании. Поэтому перед внедрением BI-системы компании стараются максимально автоматизировать сбор данных из разных источников. Однако если по каким-то причинам данные автоматически собирать нельзя, то можно автоматизировать хотя бы процесс сбора этих отчетов.

При внедрении BI-системы важно понимать, по какому пути идет компания: цифровизации или  цифровой трансформации . В случае цифровой трансформации важно подобрать гибкую BI-систему, которая будет «успевать» за трансформацией бизнеса.  

ProКачество: Кто обычно занимается внедрением BI-системы в компании?

Игорь Кузин: Кто будет заниматься внедрением BI-системы в компании, зависит о того, есть ли внутри предприятия соответствующая экспертиза по внедрению BI-системы. Если ее нет, то ее создание может быть проблематичным, ведь нужен новый человек в команде, который будет отвечать за построение BI. Для этого кто-то должен оценить его компетентность. Объективно его может оценить только человек, который глубоко погружен в тему. Поэтому зачастую привлекаются внешние подрядчики, порой на какие-то отдельные процессы обработки данных.