Внедряй – улучшай – совершенствуй

Марина Омельченко, директор по развитию  компании ML GROUP :

Процесс разработки и внедрения новых технологий в нашей компании состоит из следующих этапов: 

1. Оценка рисков, возможностей рынка и компании. Также на этом этапе определяем экономическую целесообразность запуска нового вида продукции или новой технологии; 

2. Планирование проекта. На этом этапе формируем проектную команду, составляем план-график и план-бюджет; 

3. Непосредственная реализация плана проекта; 

4. Оценка эффективности проекта в формате отчета. На этом этапе проходят испытания – необходимо проверить на практике, соответствуют ли технологические расчеты фактическому результату; 

5. Создание отчета по плану окупаемости. 

Стоит отметить, что процесс внедрения новых идей проходит в проектном формате с подробным описанием и документированием каждого этапа. 

Сроки реализации проекта по внедрению новых идей зависят от его уровня и масштаба. Для совершенно новых, тем более крупных проектов, которые требуют капитальных вложений, срок может достигать нескольких лет. А небольшие идеи могут быть реализованы в течение трех месяцев. 

Мы непрерывно работаем над оптимизацией проектной работы – и это не только про сроки. Оптимизация этой деятельности подразумевает также бюджет, качество организации процесса и документов. 

На наш взгляд, для оптимизации процессов необходим ряд условий: 

• проект в компании имеет высокий приоритет. Руководство поддерживает и его статус, и менеджера по проектам, наделяет его ресурсами и полномочиями требовать с других сотрудников результаты. Если этого нет, тогда он делает работу за других или проект останавливается; 

• в компании есть исполнительская дисциплина, ее не приходится воспитывать в процессе реализации проекта; 

• специалисты компании работают в формате проектного управления: умеют задавать правильные вопросы, которые делают явными проблемы и причины рисков, аргументируют свои выводы и предложения, умеют системно мыслить (видеть причины, следствием которых могут быть риски с разной степенью реализации, делать сценарии под них); 

• компания умеет использовать свои бизнес-кейсы, то есть проекты для улучшений процессов, делает правильные выводы и приобретает навыки в ходе проектной работы; 

• существует интеграция между отделами, умение видеть другой функционал и принимать его цели; 

• нет межфункционального сопротивления. 

Для процесса оптимизации крайне важно соблюдать все обозначенные этапы и документировать результаты, а затем анализировать их. 

Нам такой подход помогает: 

• увеличить эффективность капитальных затрат при увеличении результативности процесса внедрения; 

• стандартизировать внутренние процессы в работе с инновациями, создать систему; 

• повысить управляемость компанией в результате оцифровки данных и системной оценки затрат и получаемой выгоды. 

Елена Алмакаева, руководитель отдела управления системой качества  АО «ПТПА» :

На нашем предприятии в 2020 году была разработана и внедрена программа «Бонус ПТПА». Цель программы – поощрение  инициатив , в которых участвуют сотрудники. В рамках программы каждый сотрудник может зафиксировать свои идеи по улучшению работы любого отдела предприятия – как производства, так и офиса.

Все идеи фиксируются самим работником в программе «1С:Предприятие». Если идея подается основным или вспомогательным рабочим, ему в фиксации помогает мастер. Далее в течение одного дня идея анализируется экспертом по идеям – он дает свои рекомендации, как более точно сформулировать предложение и как оценить его эффект. 

Потом идея направляется руководителю подразделения, к которому эта идея относится, он дает свое заключение – принимает, отклоняет с обоснованием или откладывает для уточнения деталей.  После того как идея одобрена, прорабатываются план и сроки реализации и определяется команда внедрения. 

Все идеи мы делим на:  

• идеи с экономическим эффектом, которые помогут компании снизить затраты или, наоборот, принесут дополнительный доход. Например, идеи, как сократить цикл выполнения заказа, как снизить затраты на оснастку и пр.;

• организационно-технические идеи, которые не несут прямой экономической выгоды, однако могут улучшить качество управленческих процессов и влияют на эффективность работы.

За принятую и реализованную идею ее автору начисляются баллы. Количество баллов зависит от категории идеи, баллы фиксируются на личном счете работника. Раз в квартал накопленные баллы можно обналичить. Обналичивание происходит не прямой денежной доплатой, а выбором лотов. Самые популярные лоты у сотрудников – сертификаты в магазины и поездки на экскурсии, которые организуются также на нашем предприятии профсоюзом. Подтвержденный фактический экономический эффект от идей также предполагает выплаты личной премии сотрудникам раз в полгода не менее 10% от суммы эффекта. 

Ежегодно мы фиксируем в системе около пяти тысяч идей. По данным за 2023 год, на ПТПА было реализовано 73% от всех принятых предложений. Самыми ценными для ПТПА являются идеи с экономическим эффектом. Ежегодно мы фиксируем порядка 100-120 таких предложений.  

Столько компания сэкономила, не потратила или получила дополнительного дохода благодаря идеям сотрудников. Если считать эту сумму с момента внедрения программы «Бонус ПТПА» с 2020 года, то она составляет более 76,5 млн рублей.

Александра Веретено, руководитель  агентства нейробрендинга Vorona Agency , стратегического маркетинга автохолдинга «Барс»:

В нашем подходе к разработке и внедрению новых идей ключевую роль играет междисциплинарное взаимодействие. Мы стараемся создать среду, где идеи могут свободно циркулировать между отделами. Процесс начинается с этапа генерации идей, который часто включает в себя мозговые штурмы и сессии дизайн-мышления. После отбора идей следует этап разработки прототипов, который позволяет быстро тестировать и адаптировать идеи перед тем, как приступить к их полноценному внедрению. Весь процесс подкрепляется тесным взаимодействием с пользователями и клиентами для обеспечения актуальности и практичности нововведений.

Время от начала разработки идеи до ее внедрения может сильно варьироваться в зависимости от масштаба и сложности проекта, занимая от нескольких месяцев до года и более. 

Для оптимизации этого процесса мы внедряем принципы гибкой разработки и постоянного улучшения, которые позволяют более эффективно реагировать на изменения и корректировать курс в зависимости от обратной связи и результатов тестирования. 

Принятие инновационного подхода к разработке и внедрению новых идей вносит значительный вклад в развитие и конкурентоспособность компании. Мы наблюдаем улучшение качества продукции, повышение эффективности производственных процессов и усиление удовлетворенности клиентов. Инновации также способствуют укреплению бренда и созданию новых рыночных возможностей. В долгосрочной перспективе такой подход обеспечивает устойчивый рост и адаптацию компании к быстро меняющимся требованиям рынка.

Евгения Любко, управляющий партнер  геймифицированной платформы корпоративных коммуникаций «Пряники» :

Наша компания занимается внедрением инструментов нематериальной мотивации, в том числе программ сбора идей внутри организаций. За время работы с  нашими клиентами  мы сформулировали некую «дорожную карту» по сбору рацпредложений среди сотрудников. 

Работа с идеями включает в себя несколько этапов:

1. Заполнение заявки – автор идеи описывает идею по заданной форме. Формы бывают как очень простые – «название, проблема, решение, результат», так и более сложные – с оценкой потенциального эффекта и затрат, указанием потенциальных исполнителей и сроков и т.п. Но надо отметить, что чем сложнее форма, тем меньше идей будет на входе, но они будут более качественно проработаны;

2. Модерация. Модератор отсматривает все входящие идеи на предмет адекватности и дублей. Если идея звучит достойно, но недостаточно проработана, то может отправить автору на доработку;

3. Народное голосование. Все сотрудники в течение одной-двух недель могут отдать свой голос за идею – либо в формате «лайка», либо в формате инвестирования виртуальной валюты, которая вернется с дивидендами в случае, если идея будет воплощена в жизнь;

4. Экспертная оценка. Идею оценивают специально назначенные эксперты. Здесь два варианта – либо это автоматическое назначение экспертов в зависимости от темы (продажи, производство, персонал), либо постоянный «экспертный совет», который раз в две-четыре недели коллективно оценивает все новые идеи. Решение о том, пускать идею в реализацию или нет, принимается либо экспертами, либо на дополнительном уровне – на финансовой оценке;

5. Реализация. Лидер реализации идеи либо назначается «сверху», либо выбирается из инициативных сотрудников, выразивших желание возглавить реализацию идеи. По результатам реализации лидер отчитывается в карточке идеи;

6. Фактическую реализацию проверяет модератор и либо подтверждает, что результат соответствует изначальной задумке, либо отправляет на доработку.

Весь процесс до передачи идеи на внедрение занимает порядка месяца, и это хороший срок, который позволяет всесторонне оценить идею. Самому внедрению сложно определить «оптимальный» срок, так как какие-то идеи реализуются за неделю, какие-то – за год, и оба срока имеют право на жизнь.