Оптимизация цифровых архивов

Вне зависимости от отрасли промышленной компании финансовые и управленческие архивы предприятия будут схожи по структуре контента. А технические архивы промышленных предприятий организуют индивидуально под бизнес-задачи. Поэтому на предприятиях различных отраслей разница в структуре и содержании технических архивов весьма значительна.

Из-за ускоренных темпов импортозамещения ИТ-технологий промышленные компании вынуждены перемещать имеющиеся архивы на отечественную платформу. Сжатые сроки одновременно усложняют задачу, подстегивают сделать реальный шаг в цифровой трансформации и повысить общую эффективность ИТ-системы компании.

Экономически правильно использовать для любых электронных архивов на предприятии общую инфраструктуру, единую платформу, интегрированную с многочисленными системами. 

Виды технических архивов, предпосылки внедрения

Технические архивы по области применения можно разделить на два больших класса:

• технический архив служб эксплуатации ; он содержит техническую документацию об имеющихся на предприятии  средства производства ; 

• технический архив изделий, комплектующихся и выпускающихся предприятием.

С каждым из этих видов архивов работают различные подразделения, но содержание и структура контента могу совпадать, что позволяет реализовать их в рамках одной ИТ-системы.

В одном из внедрений технического архива на базе платформы Docsvision заказчик выделил следующие цели и предпосылки внедрения электронного эксплуатационного архива:

1. Снизить высокие затраты на работу с бумажными документами:

• низкая скорость процессов работы с документами;

• издержки хранения: помещения, оборудование и т.д.;

• длительный поиск: время сотрудников, простой при ремонтных работах;

• подготовка пакетов документов к ремонтам или проверкам надзорных органов в ручном режиме;

• синхронизация версий документов, хранимых в разных подразделениях;

• контроль сроков актуальности технической документации;

2. Минимизировать риски при работе с бумажными документами:

• риски утери или повреждения бумажных экземпляров документов;

• отсутствие оперативного доступа ко всей технической документации;

• нарушение сроков актуальности документации (акты поверок и т.д.);

• использование неактуальных версий документов или неполных комплектов (с недостающими листами или документами);

• ошибки при использовании ветхих/нечитаемых документов.

Следующим шагом стала оценка экономического эффекта от эксплуатационного технического архива на этом предприятии.

Важным преимуществом создания  КТА  для компании становится снижение до минимума  риска ошибки использования устаревших документов . Такой риск возрастает на серийном производстве изделий, разработанных сторонними конструкторскими организациями.

Примеры реализации

Конструкторский технический архив серийного машиностроительного производства

Заказчик – крупное серийное машиностроительное предприятие ОПК, выпускающее изделия, разработанные сторонними проектировщиками, а также имеющее собственное конструкторское подразделение.

Сотрудники отделов главного конструктора и главного технолога отвечают за формирование архива конструкторской документации. Перед ними стоят следующие задачи:

• оперативно найти оригинал конструкторской документации в архиве;

• отслеживать информацию обо всех изменениях в конструкторской документации. На предприятии подобные извещения сразу передаются в выпускающие, а в архиве остается неактуальный чертеж этой продукции;

• печать и копирование конструкторской документации. Это требует значительного временного ресурса на запись в журнал учета копий и ожидание своей очереди на печать.

Чтобы оптимизировать процессы, описанные выше, и освободить сотрудников от рутинных и повторяющихся процедур, бумажный архив был заменен на электронный. В новый цифровой архив документы от проектировщиков поступают уже в электронном виде.

Цифровизация процессов работы с конструкторской документацией позволила:

• ускорить процесс запуска производства изделий за счет сокращения времени передачи и получения исполнителями конструкторской документации как в производственных цехах, так и в технологических и конструкторских подразделениях;

• обеспечить режим секретности и гарантированно защитить данные от несанкционированного доступа за счет настройки прав доступа к документам по различным моделям безопасности;

• структурировать данные за счет необходимых пользователям сортировок;

• обеспечить централизованное хранение документации и накопленных знаний;

• значительно сократить время сотрудников на поиск документации с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска в электронном архиве, т.е. обеспечить работу с архивом в реальном времени;

• обеспечить защиту данных в случае  чрезвычайных ситуаций ;

• повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников путем создания заданий и служебных документов, касающихся работы с документацией, и контроля их исполнения.

Эксплуатационный технический архив крупного энергетического предприятия

Предприятие объединяет в себе 52 электростанции в четырех субъектах РФ.

При внедрении цифрового архива ставились задачи:

• создание единого информационного пространства;

• создание единых механизмов создания, управления, обработки и хранения документов;

• повышение оперативности и эффективности взаимодействия сотрудников;

• контроль актуальности технической документации.

Масштаб электронного эксплуатационного архива:

• более шести млн документов;

• 13 терабайт хранимых данных;

• 2500 пользователей (руководители, архивариусы, разработчики документов, отделы ремонтов на объектах, сотрудники ПТО).

Архив автоматизировал следующие процессы:

• разработка, согласование и утверждение документов;

• поддержание архива в актуальном состоянии;

• формирование комплектов ремонтной документации;

• ведение и учет технической документации структурного подразделения;

• организация широкоформатной и цветной печати, сканирования технической документации, ретроконверсия;

• формирование планов разработки, подготовки технических и нормативных документов, контроль исполнения;

• ведение единого информационного фонда нормативной документации;

• массовые функции выгрузки и печати документов;

• формирование отчетности по одному или нескольким техническим документам;

• работа с долгосрочным архивным хранением, номенклатурой дел.

В результате перевода документов в электронный архив предприятие зафиксировало следующие эффекты:

• сокращение затрат на работу с документами;

• повышение скорости работы с документами за счет автоматизации процессов;

• сокращение  издержек на хранение  за счет переноса части документов в электронный формат;

• сокращение времени сотрудников на поиск документов за счет фиксации  местонахождения документа в архиве ;

• сокращение времени сотрудников на подготовку пакетов документов к ремонтам или проверкам надзорных органов;

• обеспечение синхронизации версий документов, хранимых в разных подразделениях;

• автоматизация контроля сроков актуальности технической документации;

• снижение рисков при работе с бумажными документами;

• снижение рисков утери или повреждения бумажных экземпляров документов;

• устранение многократного дублирования информации;

• обеспечение оперативного доступа ко всей технической документации;

• соблюдение сроков  актуальности документации ;

• использование актуальных версий и полных комплектов документов;

• отсутствие ошибок при использовании ветхих/нечитаемых документов.

Источники экономического эффекта технического архива

Для описанного выше проекта электронного эксплуатационного архива крупного энергетического предприятия автор статьи сделал расчет экономического эффекта.

В расчете учитывались следующие источники экономии затрат и были получены следующие результаты:

Годовая экономия составляет более 52 млн руб.

Безусловно, вид диаграммы зависит от конкретного предприятия, но для крупных распределенных производственных предприятий он будет аналогичным. 

Срок окупаемости проекта внедрения составляет чуть более 11 месяцев без учета ретроконверсии бумажного архива, для которой потребовалось приобретение дорогостоящих сканеров. Если учитывать эти расходы, то срок окупаемости четыре с половиной года. 

Требования к платформе цифрового технического архива

Требования, сформулированные нашими заказчиками в аналогичных проектах:

• поддержка бизнес-процессов обработки документации произвольной сложности;

• формирование структур отображения документов в зависимости от специфики работы сотрудника;

• поддержка сложной ролевой модели разграничения доступа;

• атрибутивный и полнотекстовый механизмы поисков документов;

• контроль сроков исполнения бизнес-процессов с уведомлениями;

• развитая система управления поручениями, связанными с технической документацией;

• инструменты оперативной корректировки интерфейсов и бизнес-процессов без программирования;

• поддержка хранения больших объемов информации, в том числе вытеснение;

• интеграционные интерфейсы, API, SDK;

• возможность функционального масштабирования системы за пределы техархива: например, ведение протоколов совещаний, управление нормативной документацией и пр.

Последнее требование связано с решением задачи внедрения единой корпоративной платформы для всех цифровых архивов предприятия. Синергия в случае реализации всех архивов на одной платформе дает экономию в разы, но посчитать ее в отрыве от специфики предприятия невозможно.