СМК, которым можно доверять

ProКачество: Почему сегодня важно автоматизировать процессы системы управления качеством? 

Светлана Арбузова: Автоматизация ключевых показателей процессов СМК компании является одним из инструментов принятия решений. Автоматизация необходима для обеспечения прозрачности выполнения показателей процессов, эффективного использования рабочего времени сотрудников и получения данных для анализа СМК, которым можно доверять и которые легко доступны на единой автоматизированной платформе.

ProКачество: Что повлияло на внедрение автоматизированной СМК у вас в компании? 

Светлана Арбузова: Было два фактора, которые натолкнули на мысль об автоматизации СМК:

1. Формирование отчета по ключевым показателям КСМК на каждом уровне управления и в целом по группе предприятий. 

На корпоративном и  локальном  уровнях данные для отчета, их обработка и анализ проводились в «ручном» режиме – с помощью стандартного пакета офисных программ, сначала на уровне подразделений и предприятий и потом – агрегирование данных в общий отчет по Группе ТМК.

2. Ряд проблем при ручной обработке данных:

• отсутствие защиты данных от потери и несанкционированных корректировок;

• трудоемкость контроля сроков, полноты и корректности данных;

• множество операций в ручном режиме в нескольких системах учета;

• небезопасное хранение информации;

• игнорирование сроков предоставления информации.

Появилась идея разработать единую корпоративную автоматизированную систему, на базе которой формируется информация по основным направлениям КСМК – модулям. При этом модули будут логически взаимосвязаны между собой, что уменьшит ручную работу.

ProКачество: На каком этапе сегодня находится автоматизация системы менеджмента качества в ТМК? Как давно начали этот процесс?

Светлана Арбузова: Сегодня в ТМК успешно внедрены и работают  Автоматизированная система управления показателями КСМК , состоящая из шести модулей:

1. Риски; 

2. Мониторинг;

3. Несоответствия; 

4. Аудиты; 

5. Производственная система;

6. Корпоративная база нормативно-технической информации . 

Сейчас внедряем модуль «Управление техническими условиями». Все предприятия ТМК работают в модулях системы АСУ ТМК КСМК и подключены к КБНТИ.

Вопросами автоматизации мы занимаемся уже более 15 лет, с 2007 года. В 2008 году была внедрена «Корпоративная база нормативно-технической информации». В 2018 году внедрили «Автоматизированную систему управления ТМК КСМК». 

Мы продолжаем динамично развивать систему, внедряя новые доработки и тем самым улучшая как работу автоматизированной системы, так и инфраструктуру СМК и работу пользователей/сотрудников.

ProКачество: С чего начался процесс автоматизации? На каких этапах возникали сложности? Как справлялись с вызовами?

Светлана Арбузова: В первую очередь, процесс автоматизации начинался с этапа принятия решения о целесообразности открытия такого крупного и затратного проекта. 

Далее действовали по стандартной схеме: открытие проекта, выбор поставщика услуг, разработка технического задания, внедрение, опытно-промышленная эксплуатация.

Безусловно, при внедрении возникали проблемы:

• техническая оснащенность рабочих мест пользователей. На заводах разное техническое оснащение, и некоторым предприятиям пришлось выделять дополнительные спец. каналы под новую систему;

• поиск консенсуса при принятии решений. Так как список участников был большим, необходимо было время для выработки единой позиции. Иногда для решения вопроса в установленный срок приходилось принимать волевое решение;

• интеграция организационной структуры АСУ ТМК КСМК с организационной структурой предприятий. Проблема интеграции заключается в том, что описание организационной структуры составлялось в ручном режиме, и был риск не успеть изменить роли в системе. На сегодняшний день данная проблема решена и систему интегрировали с цифровой системой управления персоналом.

ProКачество: Как меняются роли и задачи сотрудников служб качества в связи с внедрением автоматизации? Каких новых компетенций от них требуют новые технологии?

Светлана Арбузова: Сотрудникам, работающим в той или иной автоматизированной программе, необходимо повышать свои профессиональные навыки. 

Безусловно, все сотрудники, которые подключались к системе, прошли обучение. Проводились онлайн-курсы от разработчика, где коллег познакомили с функционалом системы и требованиями по работе с каждым модулем. 

Также предусмотрено самообучение на базе руководства пользователя, консультирование со стороны специалистов технической поддержки, которые оказывают сотрудникам методическую и техническую помощь.

Огромное преимущество нашей компании – собственный Корпоративный университет ТМК2U, который помогает сотрудникам регулярно повышать компетенции. Совместно с ТМК2U мы организовали электронные курсы по работе в шести модулях системы АСУ ТМК КСМК.

ProКачество: Приходилось ли преодолевать сопротивление сотрудников внедрению новых технологий? Если да, как удалось преодолеть?

Светлана Арбузова: Практически всегда, внедряя новые инструменты, мы сталкиваемся с реакцией сотрудников на планируемые и вводимые изменения. Как правило, есть сотрудники, которые убеждены, что изменения ничего хорошего не принесут. Но есть методы работы с сопротивлениями, которые успешно применяются в компании. 

Способы преодоления сопротивления изменениям:

• обучение и информирование;

• вовлечение работников в принятие решений;

• переговоры;

• поддержка.

ProКачество: Какие преимущества для компании вы увидели после автоматизации процесса?

Светлана Арбузова: Одно из важных преимуществ – это целостное восприятие корпоративной системы менеджмента качества. 

Сотрудники стали воспринимать СМК как общую систему комплексного характера, модель которой реализует все семь принципов ISO 9001:

1. Ориентация на потребителя;

2. Лидерство руководителей;

3. Вовлечение работников;

4. Процессный подход к менеджменту;

5. Постоянное улучшение;

6. Принятие решений, основанных на фактах;

7. Взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Мы смогли автоматизировать «процессный подход» на основных направлениях: мониторинг, аудиты, наблюдения, риски.

Во-вторых, мы получили единую точку доступа к актуальной информации по показателям КСМК.

В-третьих, система имеет автоматизированные настройки – соответственно, трудозатраты снижаются. 

Автоматические настройки:

• оповещение сотрудников о дате начала мониторинга;

• расчет показателей результативности процессов;

• формирование адресных наблюдений по источникам мониторинга;

• настройка поступления задач по жизненному циклу несоответствия или риска.

И последнее, но немаловажное – все пользователи могут теперь работать одновременно. 

ProКачество: Каким программным обеспечением пользуетесь? Какие планы по дальнейшему развитию КСМК?

Светлана Арбузова: Автоматизированная система КСМК у нас в компании реализована в виде веб-приложения на базе российской ЕСМ-платформы. Программа была разработана под индивидуальные требования ТМК. 

Стоит отметить, что сегодня уже на отечественном рынке появилось немало отечественных продуктов, которые решают вопросы автоматизации системы менеджмента. 

Сейчас в планах ТМК визуализировать процесс целеполагания по КСМК. Для этого мы создаем собственный инструмент совместно со специалистами по разработке витрин данных на базе аналитической платформы BI. 

В краткосрочной перспективе планируем установку обновленного модуля «Риски»: модуль адаптирован под новые корпоративные требования по управлению рисками. Также планируем доработать модуль «Мониторинг», изменив механизм сбора данных.

Подробнее о том, как структурировать процесс автоматизации менеджмента качества, читайте в нашей статье «Автоматизация менеджмента качества».