СМК по-человечески: как быть в ресурсе

Сначала считай, потом делай

Внимательно изучим пункт стандарта 7.1.1 «Общие положения»:

Организация должна определить и обеспечить наличие ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания и постоянного улучшения системы менеджмента качества.

Организация должна рассматривать:

• возможности и ограничения, связанные с существующими внутренними ресурсами;

• то, что необходимо получить от внешних поставщиков.

Какой маленький пункт стандарта и какой огромный и важный смысл заложен в эти несколько абзацев текста.

Давайте проведем аналогию с человеком. Для того чтобы человек полностью функционировал и достигал заложенных в него природой результатов, то есть жил, питался, размножался и даже своевременно умирал, все посчитано и продумано без нашего прямого участия. Сколько и какие для этого необходимы органы, сколько рук, глаз, ушей и так далее. При этом для комфортной и успешной жизни человеку важно учитывать собственные индивидуальные возможности и развиваться с учетом поставленных целей.

Например, человек наделен хорошей физической формой и хочет стать атлетом. Для этого он развивает свою ресурсную базу: наращивает мышцы, накапливает и поддерживает нужную массу, тренирует гибкость. Он знает необходимые для победы характеристики и стремится к ним, вкладывая в это свои силы и время.

То же самое можно сказать и про предприятия. Организаторы компании должны понимать цели и задачи, которых хотят достичь, а дальше необходимо посчитать, сколько надо для этого людей и с какими компетенциями, какое оборудование и в каком количестве, какие производственные помещения. При этом, как и в человеческом организме, чем тщательнее и детальнее будет данный расчет, тем больше вероятность получить нужный результат.

Как ни странно, в современном мире – и Россия здесь не исключение – об этом никто не задумывается. Иногда доходит до абсурда: компания решила, что надо производить и продавать пирожки, наняли юристов, экономистов, продажников – намного больше, чем надо, а про поваров, кастрюли и половники забыли. Получается, что ресурсная база рассчитывается не заранее, как того просит стандарт, а методом «срочно нужно, мы забыли» и наполняется уже в процессе работы. Если проводить аналогию с человеком, то представьте, что ребенок только родился, а его уже записали на чемпионат по марафонскому бегу и соревнования начнутся через две недели.   

Еще один пример, который довольно часто встречается: компания, уже имеющая определенную ресурсную базу и возможности, ставит задачи по развитию чего-либо, например, выпуск новой продукции, увеличение объема производства, выход на новые рынки и т.д., но расчет необходимого количества ресурсов для новых видов деятельности не проводит. Это как будто мастер спорта по шахматам без подготовки внезапно записывается на соревнования сумоистов. Полагаю, в таком случае итог поединка предсказуем.

Чаще всего после провала начинаются разбирательства, проводятся расследования, ищутся виновные. Как правило, находят «крайнего» и проводят с ним корректирующие мероприятия. А ресурсная база остается той же. 

Резюмируем: требование стандарта очень простое – посчитайте: что, сколько, какого объема и мощности вам надо, чтобы достичь тех результатов, которые вы ставите перед предприятием. Посчитайте, сколько вам надо человек в цех, сколько в отдел продаж, сколько юристов. Наберите персонал, купите и установите оборудование – столько, сколько надо сейчас для достижения уже запланированных результатов, а уже потом добирайте, докупайте под новые задачи оборудование или расширяйте площади под увеличенные объемы работ.

Разбираемся со штатом

Последующие пункты стандарта ИСО 9001 уточняют требования к ресурсной базе непосредственно по видам ресурсов и их поддержанию в достаточном количестве. Рассмотрим подробнее пункт 7.1.2 «Человеческие ресурсы»:

Организация должна определить и обеспечить наличие должностных лиц, необходимых для результативного внедрения системы менеджмента качества и для функционирования и управления ее процессами.

Давайте представим, что люди, работающие в организации, – это клетки человеческого организма, основа. Чем больше и «толще» организация, тем больше у нее клеток. При этом стоит отметить, что основные органы у всех людей примерно одинаковые по структуре и функционалу.

В нашем случае чем больше организация, тем больше у нее основные органы: цех, склад, офис – и тем больше клеток нужно в этом органе, чтобы тот справлялся с объемом заданного функционала. В идеале их ровно столько, сколько необходимо для выполнения всех необходимых операций без перенапряжения, иначе клетки начнут ломаться. Увеличиваться и расти они должны взаимосвязанно с задачами. Но на практике все далеко от совершенства. Зачастую в компаниях никто рационально не рассчитывает необходимое количество сотрудников. Например, на предприятии работает 80 человек, из которых 20 – это производство, пять конструкторов, три человека на складе и 10 юристов. Спрашиваешь: зачем вам 10 юристов, почему не восемь или не 12? Нет ответа. Кто посчитал необходимый штат юридической службы, как, по каким метрикам и методикам? Тишина.

Опять же, если человеческий организм худеет, то в целом это происходит более-менее равномерно. У компаний же часто при сокращении уходят производственники, конструкторы или логисты, а юристов почему-то становится больше. Представьте, человек сел на диету, а правое ухо у него почему-то растет. 

Резюмируем: требования пункта 7.1.2 касаются непосредственно количества персонала, без учета компетентности и квалификации людей. Выполнить его несложно – посчитайте, сколько вам необходимо сотрудников в том или ином отделе, под тот объем и те задачи, которые стоят перед предприятием сегодня. Поменяются задачи – пересчитаете.

Требования пунктов стандарта 7.1.3-7.1.6 разберем в наших следующих статьях.