Закупки по стандарту

Очень часто перед внедрением или сертификацией СМК в организациях вместо реально работающей и лаконичной системы оценки поставщика появляются надуманные и монструозные методики. Это происходит несмотря на то, что реальная оценка подрядчиков в компаниях проводится почти всегда.

Как минимум организации отслеживают критерий «цена товара», а если его рассмотрение не проводится — это повод задуматься, сколько в результате компания переплачивает. После этого рассматриваются критерии, связанные с важными для организации моментами: партнерские отношения, сроки, условия оплаты, опыт работы и т.д. В некоторых случаях оценки по цене оказывается достаточно, например, если производитель — один, а сроки поставки не важны.

Получается, что монструозные методики появляются из-за того, что специалисту компании или приглашенному консультанту проще «нарисовать» систему оценки, чем вникнуть в существующую.

Работая с консультантом, важно помнить, что он предлагает методику как образец, но именно вы как специалист предприятия правите ее под себя и согласуете с консультантом.

Подтверждаем осмысленный выбор

Часто возникает вопрос: как подтвердить проведение этой оценки поставщиков? Ведь согласно требованиям  ИСО 9001 , должна сохраняться соответствующая документированная информация. К сожалению, часто в компаниях, особенно небольших, эти данные действительно не сохраняются. Рассмотрим несколько примеров, как можно организовать сбор такой информации:

1. Для закупки чаще всего запрашиваются счета или коммерческие предложения. В этом случае они являются уже готовым набором подтверждающих документов. Главное — сохранять эту информацию в бумажном или электронном виде какое-то время, например в течение года. К примеру, руководителю приносят набор счетов с пометками менеджера в случае  неочевидности выбора , а руководитель указывает, с кем конкретно работать. Выбор может быть оформлен в виде резолюции или подписи. Это готовая система оценки поставщиков, которую можно предъявлять аудиторам.

2. Для руководителя каждый раз при закупке составляется таблица возможных поставщиков с оценкой наиболее важных факторов: цена, сроки, условия оплаты, примечания, а топ-менеджер принимает решение. Самый простой способ подтвердить выбор поставщика — поставит подпись напротив того, с кем предстоит работать.

3. Выбор поставщика с помощью тендера. В этом случае вся информация будет на сайте закупок и никаких дополнительных документов не требуется.

4. Оценка накопительным итогом на основе анализа качества закупленной продукции. Как правило, она проводится по результатам года. Этот метод — скорее, дополнительный механизм, позволяющий отбросить «некачественных» поставщиков. Фактически — это формирование перечня одобренных поставщиков. Кстати, стандарт  ИСО 9001 не требует наличия каких-либо списков поставщиков и их категоризации.

Выбираем правильное время

Когда проводить первичную оценку поставщика? Для предприятий, которые не занимаются проектированием, — при первой закупке. Однако организациям, занимавшимся разработкой новых продуктов, важно помнить, что первичная оценка должна проводиться на этапе проектирования.

Оценку в данном случае целесообразно проводить только с целью определения дальнейших правил взаимодействия с данным заводом — объем входного контроля, планирование сроков поставки и объемов запасов.

На самом деле сотрудник, занимающийся проектированием, при разработке нового продукта всегда проводит такую оценку. Это связано с тем, что ему нужно выбрать поставщика с учетом требуемых параметров, беря в расчет опыт ранее произведенных изделий.

Таким образом, задача специалиста по  СМК  — убедить проектировщика сохранять эту информацию как входные данные проекта, описывая факторы, определившие конкретный выбор. Кроме того, эта информация может быть полезна при внесении корректировок в проект и обеспечит сохранность знаний, даже если сотрудник, ответственный за разработку, покинет компанию.

Записываем только нужное

В любой организации проходит множество закупок: канцтовары, услуги связи, электроэнергия, станки, комплектующие, материалы, транспортные услуги и т.д. Разберемся, в каких случаях результаты оценки поставщиков должны быть обязательно документированы. Требование стандарта  ИСО 9001  распространяется на те случаи, когда:

• продукция и услуги от внешних поставщиков предназначены для включения их в состав продукции и услуг, предлагаемых самой организацией;

• продукция и услуги поставляются внешними поставщиками напрямую потребителю(ям) от имени организации;

• процесс или его часть выполняется внешним поставщиком в результате принятия решения организацией.

Самым очевидным является второй пункт. Если компания является посредником, то все, что она закупила для перепродажи, должно пройти оценку.

Под первый пункт попадает все, что входит в состав продукции или услуги, оказываемой организации. Например, компании, производящей мебель, нужно оценивать винты, стяжки, пленку, уголки, петли, ДСП и т.д. Кроме того, если организация занимается поставкой собственной продукции и не имеет автопарка, то услуга по транспортировке также подлежит оценке. Стоит отметить, что в этом случае транспортные услуги можно рассматривать как третий случай, когда часть процесса передана на аутсорсинг.

Третий пункт — непосредственно аутсорсинг. Под эту часть попадают те процессы жизненного цикла продукции, которые для организации оказывается нецелесообразно выполнять самостоятельно. Причинами для передачи процесса на аутсорсинг могут быть, например: отсутствие возможности самостоятельно обеспечить необходимое качество, низкая рентабельность данной операции, высокая стоимость вложений для ее осуществления и т.п. Так, при металлообработке чаще всего на аутсорсинг передают такие процессы, как закалка, гальванопокрытие, окраска.

Разбираемся с военным стандартом

У отдела закупок часто вызывают вопросы требования пункта 7.4.1.2 военного стандарта  ГОСТ РВ 0015-002-2012 . Эту проблему следует рассмотреть отдельно.

Это требование очень часто понимается неправильно. Отдать предпочтение — это не выбрать сертифицированную по ГОСТ РВ 0015-002 организацию при прочих равных условиях, а выбрать сертифицированную по данному стандарту организацию, вне зависимости от  остальных факторов .

Разберемся на примере. Компания планирует необходимые микросхемы. Существует два варианта с подходящими характеристиками. Первый — дешевле и качественней, на взгляд специалиста по закупкам, но система менеджмента в организации не сертифицирована по  ГОСТ РВ 0015-002-2012 . Во второй организации система сертифицирована, но продукт дороже и менее качественный. В результате компания обязана выбрать вторую организацию, сертифицированную по военному стандарту.

Специалист, который приходит из гражданской сферы, удивится: «Как же так? Ведь это нелогично!». Давайте разберемся в тонкостях такого решения.

1. Если организация сертифицирована, то она работает по общим правилам, которые определены в военном стандарте. Следовательно, компания соблюдает условия хранения, производства, проектирования и закупки комплектующих. В частности, пользуется межотраслевыми ограничительными перечнями. В результате в военную технику не попадут  непроверенные комплектующие.

2. Работая в единой системе, можно рассчитывать на гарантии, связанные со  сроками   и работой с рекламациями: их удовлетворение, исследование причин и т.д.

3. Сотрудничество с сертифицированными организациями, а не с иностранными контрагентами, приводит к развитию организаций в системе.

4. Для компании этот выбор является элементом в обязательном обосновании ресурсного обеспечения выполнения работ, который является составной частью договора по гособоронзаказу, согласно порядку определения состава затрат на производство продукции оборонного назначения, поставляемой по государственному оборонному заказу, утвержденному приказом Министерства промышленности и энергетики РФ от 23.08.2006 № 200 с изменениями и дополнениями от 07 ноября 2013 года, и Федеральному закону от 29.12.2012 № 275-ФЗ . Следовательно, сколько компания заложит — столько и вернет с учетом допустимых наценок.  Госзаказчик также имеет свои преимущества: финансирование остается в системных предприятиях.

В результате это требование является вполне обоснованным и законным.