Как оцифровать работу с документами на производственном предприятии

Что было дано на старте?

Какой толк в ускорении производства, если, например,  договор с поставщиками согласуется неделями и непонятно, на каком сотруднике застопорился процесс? Или если процесс оплаты поставщикам растягивается на неопределенное время, из-за чего могут возникнуть перебои в поставках? Эти и другие задачи нам потребовалось решить в российском представительстве крупной  производственной компании . 

Эта международная компания в России открыла и поддерживает работу 11 производственных площадок. Сами предприятия производят комплектующие на продажу внешним контрагентам, но также осуществляют совместное производство. То есть детали с одного завода могут поступать на другой, где они собираются в конечный продукт. 

Почему для России не подошла система электронного документооборота  глобального рынка?

В головной компании уже была  система  для работы с документами. Однако она не отвечала российским нормативным требованиям. Если в Европе документ или договор, подписанный от руки и отсканированный, будет иметь юридическую значимость, то в России это будет просто картинка или фотография, с которой в случае конфликта в суд не пойдешь. Поэтому требовалась такая система работы с документами, которая бы обеспечила их юридическую значимость в соответствии с местным законодательством. Необходимо было учесть, что большинству сотрудников в российском сегменте удобнее работать на родном, русском языке. При этом топ-менеджмент компании работает и говорит в основном по-английски. Поэтому нужна была новая система, мультиязычный интерфейс которой обеспечил бы комфортную совместную работу всех сотрудников, говорящих на разных языках.

Зачем СЭД на производстве? 

Также стояла задача не только хранить документы, но и организовать сквозные процессы по работе с документами, включая доверенности, договоры, счета. Если бухгалтерия работает в  ERP-системе , отдел продаж фиксирует сделки в  CRM , а производство управляется в  MES-системах , то  СЭД  позволяет объединить данные и охватить общие процессы. Автоматизация функций  бэк-офиса  на производственных предприятиях ускоряет работу и делает ее прозрачной, отвечающей внутренним и внешним регламентам.

Как следствие, для реализации проекта требовалась гибкая платформа, которая позволила бы реализовать масштабный проект и поддержать дальнейшее развитие и рост функциональности. Выбор был сделан в пользу СЭД на платформе  Docsvision , которая отвечала заявленным требованиям.

Стратегия автоматизации внутренних процессов в рамках проекта:

• Перевод большинства бизнес-процессов компании в единую СЭД. Необходимо было связать процессы российских и европейских представителей в единой системе с учетом требований законодательства разных стран. Оптимизировать штат администраторов, получить возможность управления в одной системе. 

• Возможность работы в системе из любой точки мира. 90% своего времени топ-менеджмент проводит в командировках. Важно было обеспечить доступ к системе с любого устройства и из любого места – аэропорта, гостиницы и так далее. 

• Большой выбор схем согласования с учетом требований законодательства разных стран. На каждом заводе компании согласование идет по своим уникальным маршрутам. Используется большое количество вариантов согласования с учетом нюансов законодательства разных стран. В зависимости от вида договора и завода, его заключающего, на согласование документа выделяется свой уникальный список согласующих. 

Особенности проекта:

• миграция данных из старой системы, у которой отсутствует документация;

• интеграция с SAP  в части синхронизации контрагентов;

• запрет на редактирование документов; 

• работа топ-менеджмента с системой через обычную электронную почту.

Расскажем, что было сделано, как и с каким результатом. 

Кейс 1. Контроль срока действия электронных подписей и доверенностей

Если организация переводит документооборот из бумаги в цифру, то стоит вопрос: как поддержать подписание документов? Раньше все было понятно – поставил рукой подпись на документ, положил в архив. Для перевода процессов в электронный вид необходимо было выстроить процесс управления электронными подписями, которые будут использоваться в работе.

Все сотрудники, работающие в системе и имеющие учетную запись, могут использовать простые подписи.

В соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи» простая подпись определяется на основании логина и пароля пользователя. Усиленные  квалифицированные электронные подписи  выпускаются для пользователей финансовых служб и топ-менеджмента. Учет электронных подписей имеет следующий жизненный цикл: запрос, согласование, отслеживание срока действия. Блок учета  ЭП  тесно связан с блоком доверенностей. В системе имеется 14 шаблонов доверенностей, которые могут выдаваться сотрудникам компании, контрагентам и юридическим лицам. Если нет доверенности, нет и электронной подписи. За 15 дней до окончания срока действия документа появляется соответствующее предупреждение о необходимости продлить или отозвать доверенность целиком или частично (если документ оформляется сразу на нескольких сотрудников).

Кейс 2. Согласование контрагентов

Чтобы минимизировать финансовые и репутационные риски в компании, каждый новый контрагент проходит проверку на надежность. Если потенциальный партнер соответствует требованиям, стабильно работает на рынке в течение длительного времени, то с ним в дальнейшем будет заключен договор или продлен старый. Повторной проверке подвергаются контрагенты, с которыми организации не работали на протяжении последних 12 месяцев.

Новая система электронного документооборота поддерживает процесс такой проверки и согласования контрагента перед тем, как он будет добавлен в учетные системы. Сейчас все проверки проводят ответственные сотрудники, но в перспективе планируется интеграция с сервисом «Контур.Фокус» для автоматизации этого процесса. После добавления проверенного контрагента в учетные системы ответственный сотрудник может запустить процесс согласования договора с этим поставщиком или клиентом.

Так как в системе работают пользователи, говорящие на разных языках, то данные о контрагентах и их названия указываются на двух языках. 

Кейс 3. Согласование договоров

Изначально согласование договоров было отчасти автоматизировано, но подписание документов происходило в бумажном виде. Теперь эти операции оцифрованы и автоматизированы. При этом система полностью взяла на себя определение маршрута, по которому будет согласовываться договор. Этот маршрут складывается из ряда параметров. 

Особенности предприятия:

• 11 производственных точек;

• на каждом производстве есть четыре отдела, которые отвечают за хозяйственную деятельность и инициируют подписание или продление договоров: это закупки, продажи, канцелярия и отдел, обеспечивающий всю внутреннюю деятельность компании;

• около 30 шаблонов для двуязычных договоров.

Продуманная концепция, ручная настройка и отработанный механизм обеспечили высокую производительность при прохождении маршрутов согласования. Они имеют множество альтернативных и параллельных этапов. Большинство маршрутов содержат согласование и подписание с ЭП и без нее.

Кейс 4. Согласование срочных платежей

Кроме подписания договоров и документов на осуществление поставок система электронного документооборота поддерживает процесс согласования оплат. Бухгалтерия инициирует согласование и проверку объема выполненных работ, а руководитель цеха может в системе подтвердить корректность или инициировать согласование оплаты выше запланированной из-за каких-то особенностей. Чаще всего такие срочные платежи связаны с транспортными расходами.

Согласно внутренним регламентам, фактическая оплата может быть согласована между заказчиком услуги и бухгалтерией, если ставка за единицу услуги находится в пределах +/-10% от указанной в договоре. Если расхождение больше, то в процесс втягивается большее число ответственных сотрудников. Важно, что система позволяет объединить в сквозной процесс не только сотрудников бэк-офиса, но и руководителей производственных единиц, которые также несут финансовую и материальную ответственность. 

Кейс 5. Система пропусков

Большинство производственных предприятий поддерживают систему пропусков. В этом случае все посетители должны получить пропуск с отметкой о времени и цели визита. Сотрудники бэк-офиса готовят пропуск и передают списки на контрольно-пропускные пункты. Однако система электронного документооборота также способна автоматизировать этот процесс.

Новый процесс выглядит следующим образом. Сотрудники бэк-офиса или цеха заказывают пропуск, который затем согласовывается и поступает в папку, к которой имеют доступ сотрудники охраны. Охрана получит сводную таблицу с указанием посторонних людей, которые уже находятся на территории, тех, кто планирует пройти в ближайшее время или покидает территорию. 

Бизнес-выгоды от внедрения системы электронного документооборота:

• реализация механизма электронной подписи и унификация способов придания документам юридической значимости;

• возможность контроля исполнения регламентов обработки документов, их прослеживаемости, исполнительской дисциплины, контроль качества;

• единый интерфейс для работы с самыми разнообразными процессами и типами документов, предусмотрены механизмы удаленной работы с документами;

• возможность перехода на безбумажный договорной документооборот с контрагентами, бесшовная интеграция с операторами  ЭДО .