Lean-лидерство: четыре аспекта ответственности в условиях кризиса. Часть 2

Что нужно для перезапуска

Случился кризис, и ваши предприятия пришлось закрыть или резко сократить их деятельность. Такая ситуация, возможно, сохраняется несколько дней или недель, но сейчас вы планируете возобновить деятельность в прежних масштабах, как это было до кризиса. Для этого сначала нужно пересмотреть список  процедур закрытия , а затем подумать, как вы будете осуществлять процесс восстановления наиболее эффективно.

Как стабилизировать ситуацию в момент кризиса и обезопасить сотрудников, читайте на портале в статье «Lean-лидерство: четыре аспекта ответственности в условиях кризиса»

Руководители подразделений охраны труда, безопасности, управления людскими ресурсами, по связям с общественностью, ИТ/коммуникаций, управления зданиями и сооружениями, производства, логистики, продаж, а также высшее руководство должны быть с самого начала привлечены к планированию процессов восстановления. Если у вас уже есть план восстановления, то команда должна еще раз пересмотреть его, чтобы убедиться, что все учтено.

Имеется три критичных аспекта для лидеров организации, на которые нужно обратить особое внимание:

• Люди.

• Процессы.

• Финансы.

Вопросы с персоналом должны стоять на первом месте, потому что это самый важный ресурс. Сначала и работникам, и руководителям придется адаптироваться после работы дома или на альтернативном месте расположения организации.

Возможно, сотрудники будут вынуждены работать в условиях, далеких от идеальных: нехватка материалов, поврежденное оборудование,  давление обстоятельств .  Лидеры должны помогать персоналу в адаптации к работе с тем, что есть.

Финансовые вопросы будут критичны на всех уровнях. Зарплаты, запасы, ремонтные работы, маркетинг — все это снова приходит в движение и начинает истощать доступные средства, которые необходимо восполнять.

Чек-лист с вопросами (пример) 

Люди:

1. Как и когда мы будем возвращать людей на работу?

Не все из них смогут вернуться в принципе, а некоторые приступят к выполнению своих обязанностей с опозданием в связи с медицинскими или семейными вопросами.

2. Как отдел HR будет оценивать способность каждого сотрудника выполнять свою работу?

Нужно производить психологическую оценку состояния работников, чтобы понять уровень стресса, накопившегося за  период нахождения дома . Имеются различные  общественные информационные ресурсы , помогающие решать такие проблемы.

3. Как отдел работы с персоналом отследит и заполнит освободившиеся вакансии?

Процессы:

4. Если мы остановили работу, как ее можно возобновить?

Определен ли ключевой персонал, отвечающий за это, обучен ли он?

5. Кто из руководителей ремонтных служб, служб безопасности, охраны труда должен выходить на работу в первую очередь, чтобы подготовить участки к выходу остальных работников?

6. Как обеспечить доход в краткосрочной перспективе?

Есть ли какая-либо продукция, которую можно производить, или услуги, которые можно оказывать?

7. Какие процессы можно запустить сразу же?

Пока мы ждем поступления материалов, запасов, завершения ремонта, то есть до начала полномасштабного производства.

8. Как сделать так, чтобы руководители не требовали от работников повышенной производительности для возмещения убытков от простаивающих участков производства?

Рост брака и  несчастных случаев  обеспечен, если работники интуитивно будут стараться восполнить возникший дефицит производства или услуг.

9. Как восстановить прежний уровень запасов сырья и готовой продукции?

10. Каково состояние наших систем ИТ и услуг?

Насколько защищены наши данные и информационные системы?

Финансы:

11. Как организовать финансы так, чтобы обеспечить зарплаты работникам?

Финансы — это критичный вопрос, они истощены, а новых поступлений в ходе кризиса нет.

12. Как организовать взаимодействие служб финансов, закупок и продаж при восстановлении взаимодействия с заказчиками и поставщиками?

13. Как можно убедить поставщиков дать нам отсрочку по платежам до тех пор, пока не начнутся продажи и не поступит доход?

Вы не можете быть везде одновременно. Назначьте ответственных за восстановление различных направлений. Они должны находиться в точках выполнения работ и принимать решения на месте. При этом руководители должны быть уже обучены действиям, необходимым при перезапуске.

Будь готов! Всегда готов!

План готовности к кризису — это зачастую объемный документ с множеством разделов и описанием сложных процедур. Экземпляры плана находятся в офисе директора и, если повезет, в офисе службы безопасности. А когда последний раз его читали или обсуждали с сотрудниками, чтобы понять, насколько они этот план понимают?

План нельзя усложнять. Он должен быть кратким, соответствовать виду предполагаемой угрозы или риска и объяснять необходимые действия. Люди, которые будут физически задействованы в реализации плана, должны участвовать в его разработке.  Любой сотрудник  может оказаться тем, кому придется реагировать на ситуацию. Этот человек должен знать, кого оповещать, чтобы были срочно приняты меры. План готовности к кризису должен быть продуктом коллективных усилий, а не одного человека или малой группы.

Если вы не сумели спланировать, вы спланировали не суметь.

Бенджамин Франклин

Команда, составленная из представителей различных подразделений и высшего руководства, должна определить общую глубину плана, включая три фазы управления кризисом:

• Готовность: определить действия по подготовке к кризису и минимизации его воздействия.

• Реакция: планы и действия как безопасная реакция на ситуацию.

• Восстановление: действия, необходимые для возвращения ситуации к полному объему производства.

Подготовка плана требует тщательности и точности в составлении документации.

В план должны входить, кроме прочего, следующие пункты:

• Матрица рисков и вероятности.

• План готовности.  

• Безопасность зданий и людей.

• Меры по охране труда.

• План коммуникации с обеспечением точки непрерывных контактов.

• Определение необходимости в обучении для членов команды реагирования и восстановления.

• Результаты предыдущих прогонов исполнения плана (отчеты о проведении).

• План реагирования.

• Требования к реакции руководителей в первый час, первый день, первую неделю.

• Процедуры немедленного реагирования при различных видах кризисов.

• Оповещение местных властей, клиентов и поставщиков.

• Планы реагирования при затягивании кризиса.

• Инструкции по организации убежищ на дому и на предприятии.

• План восстановления.

• Инструкции для команды по оценке ущерба.

• Инструкции по восстановлению активов сотрудников .

• Правила по восстановлению физических активов .

• Инструкции для клиентов и поставщиков по восстановлению на длительную перспективу.

• Планы по финансовому восстановлению.

• Итоговый отчет .

• Результаты реализации планов готовности, реагирования восстановления.

Если вы не можете объяснить что-либо просто, вы сами это не понимаете достаточно хорошо.

Альберт Эйнштейн

Планы у разных организаций будут различаться, они должны составляться индивидуально в соответствии с потребностями.

Когда план готовности к кризису составлен, его необходимо рассмотреть еще раз и задать критичные вопросы, чтобы удостовериться, что вы ничего не забыли. Ревизию плана нужно производить как минимум раз в год, а лучше раз в полгода. Вот некоторые вопросы, которые можно задать при оценке его готовности:

Вопросы по оценке  

• Обновлена ли матрица рисков и вероятностей?

• Случались ли крупные изменения в организации?

• Когда последний раз проходили обучение члены кризисной команды?

• Когда производилось последний раз опробование кризисного плана?

• Готовы ли представители высшего руководства отвечать на вопросы СМИ?

• Есть ли у вашей команды реагирования на кризис способы виртуальной коммуникации, кроме электронной почты и сотовых телефонов?

• Как вы будете реагировать на вопросы семей и общественности в случае многочисленных травм/жертв?

• Установлена ли иерархия подчинения в кризисных ситуациях, если нет лидера?

• Опробовалась ли ситуация утраты и восстановления критичных данных ИТ, если «да», то когда?

• Опробовались ли процедуры безопасности и охраны труда и когда?

Кризисы будут случаться по всему миру без предупреждения. Мы должны быть готовы обеспечить благополучие сотрудников и длительное выживание организации. Эта серия материалов — только краткий взгляд на проблемы, к которым нужно быть готовыми. Надеюсь, что и вы, и ваша организация переживете кризисы.