Подходы к рационализаторству в компании

Рационализация – это деятельность сотрудников компании, направленная на улучшение процессов. Создание в организации соответствующей среды и условий для творчества, направленного на улучшение рабочих процессов, относится к зоне ответственности руководства. Первые лица компании должны активно содействовать разработке системы подачи предложений и мотивации персонала. От ее эффективности будет зависеть, как быстро работники включатся в эту деятельность. 

Справка 

Рационализаторским предложением признается техническое или организационное решение, являющееся новым и полезным для предприятия, которому оно подано, и дающее экономию энергетических или финансовых ресурсов или улучшение условий, труда и экологии.

К техническим решениям можно отнести предложения, предусматривающие изменение: 

• конструкции изделий;

• способа производства;

• технологического процесса; 

• применяемой техники;

• состава материала. 

К организационным решениям относятся предложения, дающие экономию:

• трудовых,

• сырьевых,

• топливно-энергетических

• и других материальных и финансовых ресурсов.

Также к организационным решениям относят и предложения, улучшающие условия труда и/или экологию.

Рационализаторским предложением признается также решение, содержащее новые для данного предприятия алгоритм, специализированное ПО, если их использование в решении конкретной задачи дает экономию собственно машинного времени, а также повышение производительности оборудования, работающего в комплексе с ПО.

По материалам модельного закона СНГ «О рационализаторской деятельности» (постановление № 37-5 от 17 мая 2012 года. Опубликовано не было).

подробнее

Кроме рацпредложений, руководство может рассматривать и предложения сотрудников по улучшению. Предложение по улучшению – это идея по улучшению производственных процессов. И основное отличие предложений по улучшению от рационализаторских предложений заключается в том, что предложения по улучшению:

• относятся к любой сфере деятельности;

• не требуют больших временных и материальных затрат на внедрение.

Стоит отметить, что четкого деления нет. Компания вправе сама устанавливать признаки, по которым предложение относится к категории рационализаторских предложений или предложений по улучшению.

Например, к предложениям по улучшению можно отнести предложения:

• по совершенствованию существующих рабочих процессов, таких как более рациональное размещение оборудования или офисной мебели;

• по улучшению состояния рабочих мест;

• по пересмотру офисных алгоритмов и пр.

Сюда же можно отнести идеи по изменению порядка планирования, финансирования, сбора и предоставления информации и т.п. 

Если в компании рассматриваются только предложения по улучшениям, то к ним может применяться градация в зависимости от получаемого эффекта и объекта, на который направлено изменение.

Компания может выбрать один из вариантов выстраивания работы с новыми идеями:

• рассмотрение рационализаторских предложений сотрудников;

• рассмотрение предложений по улучшению;

• совмещение этих двух направлений.

Мотивация к творчеству

Какой бы вариант компания ни выбрала по работе с новаторскими предложениями, требуется разработать эффективную систему подачи предложений и мотивации персонала. Без нее от рационализации ожидаемого эффекта не будет. 

Работодатель может устанавливать выплаты и определять их размер. 

Сумма вознаграждения может быть любой:

• фиксированной;

• меняться в зависимости от получаемого эффекта.

Систему денежной мотивации целесообразно задокументировать, чтобы впоследствии с авторами не возникло ненужных споров и конфликтных ситуаций. Можно разработать и утвердить документ, регулирующий деятельность по подаче, рассмотрению предложений и выплату вознаграждений. 

Регламентирование рационализации

Правоотношения, связанные с рационализаторскими предложениями, на законодательном уровне не регулируются, поэтому организации вправе самостоятельно разрабатывать внутренние нормативные документы,  регламентирующие рационализаторскую деятельность . 

Нормативным документом может быть регламент, стандарт организации или положение. Это зависит от того, какая система документооборота установлена в компании. Самое главное то, что в нем должны быть четко прописаны роли, ответственность и сроки в рамках деятельности по улучшению.

Можно прописать в документе форму подачи предложений. Свои идеи сотрудники могут подавать как в бумажном, так и электронном виде. Это опять же зависит от того, какая форма документооборота принята в компании. Встречаются и современные варианты – через мобильное приложение, и классический – на бумажном носителе через специально оборудованные ящики.

Подача предложения на бумажном носителе имеет свои недостатки:

• сложность отслеживания автором статуса поданного заявления;

• несоблюдение сроков рассмотрения заявлений ответственными лицами;

• возможность утери предложения на бумажном носителе.

В условиях смены поколений и омоложения коллектива предпочтение, безусловно, следует отдавать современным способам обмена информации. 

Подача предложений в электронном виде имеет ряд преимуществ:

• возможность подачи предложения по улучшению в любой момент времени из любого места нахождения;

• возможность отслеживания статуса предложения в любой момент времени;

• контроль соблюдения сроков рассмотрения предложения в системе электронного документооборота;

• быстрое реагирование на реализацию предложений по улучшениям.

Результатом такого подхода станет большое количество предложений по улучшению. Но увеличение интересных идей может повлечь за собой и большие расходы на выплату вознаграждений авторам. Поэтому необходимо заблаговременно запланировать  ресурсы  на реализацию предложений.

Получение инициатив от сотрудников является неотъемлемой частью культуры рационализаторства. Новаторские идеи могут касаться всех сфер деятельность компании, начиная от грамотной организации рабочего места и до внесения серьезных изменений в технологический процесс. Поэтому подойти к вопросу развития системы подачи предложений, направленных на улучшение, стоит очень основательно. 

Важно изначально понимать, что это небыстрый процесс, который требует по ходу развития внесения корректировок, доработок. Как невозможно заставить девять женщин родить здорового ребенка за один месяц, так и здесь не стоит без нужды форсировать события. 

С чего начать рационализаторство

Перед тем как начинать работу по созданию системы рационализаторства, нужно понимать следующее:

1. Какие идеи будут рассматриваться? Будет ли внесено разделение на инициативные предложения/предложения по улучшениям и рационализаторские? Какие критерии будут определять отнесение к разным категориям? 

2. Кто будет являться организатором этой работы?

3. Кто будет ответственным лицом за сбор и анализ инициатив в компании?

4. Кто будет ответственным за принятие решений по внедрению инициативы? Это должен быть грамотный и дальновидный руководитель. К примеру, несколько лет назад в одной из компаний предложение по замене ртутных лам на светодиодные светильники было отклонено, несмотря на то, что предложение приносило финансовые выгоды и снижало нагрузку на экологию.

5. Кто будет ответственным за реализацию принятого решения в компании? 

6. В какие сроки в компании будут готовы рассмотреть идею, дать обратную связь работнику и реализовать инициативу на практике?

7. Какие ресурсы будут выделены на реализацию мероприятий по внедрению инициатив? Нужны финансовые средства на выплату вознаграждения авторам идей, средства на их реализацию, люди, которые будут непосредственно реализовывать эти идеи на практике. Это очень важный момент: если идея своевременно не будет реализована и/или автор не получит вознаграждения, то в результате будет достигнут обратный эффект.

Только тогда, когда у вас будет четкие ответы на эти вопросы, вы сможете приступить к созданию плана по развитию новаторства.

Процесс развития рационализаторской деятельности, создания в коллективе творческой атмосферы можно сравнить с посадкой яблони: при грамотном подходе плоды обязательно появятся, пусть и не сразу. И кроме ощутимого экономического эффекта от внедрения новаторских идей работодатель получает сплоченность и заинтересованность персонала, что немаловажно в условиях кризиса.