Цифровизация бизнес-процессов в кризис

Сейчас все мы переживаем непростые времена. Это касается и нас, и нашего бизнеса. Многие сферы либо уже столкнулись с кризисными ситуациями, либо потенциально могут оказаться под ударом в ближайшее время. Каждая бизнес-модель подвергается жесткому стресс-тестированию. Кто-то легко адаптируется под текущую ситуацию, а кто-то до сих пор не осознает важности незамедлительных изменений и скорейшей адаптации.

Не будем обсуждать все нюансы текущей ситуации, а сразу рассмотрим главный вопрос: как изменились или меняются способы управления компанией.

Доминирующим способом управления в России, да и во всем мире, является прямой контроль — классическая иерархическая структура с руководителями и подчиненными. Плюс, прямой контроль «разбавляется» ежедневными встречами.

О существующих способах вы можете прочитать в статье «BPM для всех».

В настоящее время встречи перешли в онлайн, а их число существенно возросло, так как многие пытаются компенсировать невозможность быстрой коммуникации с соседом по офису из-за удаленной работы. Не будем забывать о том, что каждая встреча отнимает наше драгоценное время. Поэтому качество работы и, как следствие, наших товаров и услуг падает.

Чтобы предотвратить кризисные ситуации, связанные с недостаточно эффективной коммуникацией и расфокусом, важно задуматься о результативных и проверенных альтернативах. Давайте обратимся к последним наработкам в области  BPM . Речь пойдет о BPMS . Представим, что мы счастливчики, которые автоматизировали основные процессы еще до текущего кризиса. Что в итоге мы имеем:

1. SLA (уровень предоставления качества услуг) контролирует сама система.

2. Компания не зависит от местонахождения участников бизнес-процесса. Люди могут сидеть в одном офисе или находиться на разных континентах. Это не повлияет негативно на работу, так как вся коммуникация будет осуществляться через систему.

3. Абсолютная прозрачность всех процессов. Руководство в режиме реального времени отслеживает ситуацию.

4. Возможность перестраивать процессы за часы и дни. Не нужно переписывать регламенты и обучать сотрудников, чтобы изменить процессы компании. Достаточно опубликовать новую версию процесса.

5. Организация может тестировать новые идеи, продукты, рынки за минимальный временной промежуток. Подробнее в статье «Успеть за спросом».

Думаю, каждый из нас на вопрос: «Как ты и твой бизнес чувствуете себя в текущей ситуации?» — хотел бы ответить, что именно так. Если у вас еще нет BPMS, расстраиваться не стоит. Цель данной статьи — помочь вам внедрить эту систему максимально быстро и эффективно.

Шаг 1. Определить роль и место BPMS в вашей компании

Перед тем как выбрать систему из данного класса, необходимо определить ее роль и место в компании. Делать выбор достаточно легко, так как есть лишь два эффективных способа использования этой системы:

1. Замена или поглощение текущих систем

В этом случае BPMS последовательно начинает играть роль  CRM ,  ECM  и т.д. Если всего этого набора у вас нет, то вы просто добавляете этот функционал в BPMS. Если же какие-то системы уже присутствовали, то последовательно их заменяете.

Когда может возникнуть подобная ситуация?

• в компании еще нет  этих систем ,  и вместо покупки и внедрения целого набора систем, которые еще надо будет «подружить» друг с другом, вы настраиваете все процессы в одной BPMS;

• в компании уже есть подобные системы, но был негативный опыт, связанный с долгосрочностью или высокой стоимостью внесения изменений в эти системы.

На собственной практике я неоднократно сталкивался с ситуациями, когда компании, представители разработчика системы, за небольшие изменения просят деньги, сопоставимые с внедрением новой BPMS.

Если идете этим путем, попросите разработчика системы продемонстрировать вам примеры реализации CRM, ECM и т.д. на их платформе. Очень часто у разработчика на сайте есть готовые группы процессов под эти задачи, которые можно взять за основу и за короткий срок адаптировать под ваши нужды.

2.  Оркестровка  текущими системами 

В этом случае BPMS играет роль единого центра управления людьми и системами, который склеивает ваш бизнес в один организм. В итоге у вас появляется возможность создания сквозных процессов, когда заявка клиента последовательно пробегает по всем системам и сотрудникам компании.

Отсюда вытекают преимущества данного подхода:

• нет дополнительных затрат на обучение;

• нет проблем с сопротивлением со стороны персонала;

• вы получаете возможность вынесения всей бизнес-логики в BPMS.

В данном случае необходимость постоянно вносить изменения в ваши системы отпадает сама собой.

Если вы выбрали оркестровку, то обращайте внимание на те системы, где уже есть готовые модули (коннекторы) для связи с вашими системами. Кроме того, обращайте внимание на те BPMS, где подключать сторонние сервисы по  API  можно в самой BPMS без единой строчки кода. Готовые модули и инструменты по работе с API помогут вам в кратчайшие сроки собрать все системы воедино и эффективно управлять ими из BPMS.

Шаг 2. Выбрать BPMS

В первую очередь нужно определить, что больше подходит вашей компании — BPMS или BPM-движок. Разберемся, в чем отличие?

BPMS — готовая платформа, которая включает в себя множество инструментов для быстрого прототипирования и автоматизации. Схема процесса, объектная модель, пользовательская форма, перенос процесса с сервера разработки на сервер тестирования и т.д. — для всего есть свои внутренние инструменты.

Главная цель BPMS — сместить тяжесть разработки непосредственно с разработчиков на аналитиков. Следовательно, если вы выбираете BPMS, основную работу в них будет выполнять либо аналитик, либо сам бизнес.

Если у вас уже есть сильная команда разработчиков, которая будет заниматься внедрением BPMS, то обратите внимание на BPM-движки (Camunda, Zeebe, Activiti и т.д.) У них противоположная философия: дать инструмент по описанию процесса, а дальше максимально не ограничивать разработчиков. Все вышеперечисленные шаги: пользовательская форма, объектная модель и т.д., потребуют программирования. С одной стороны, это, безусловно, дольше, чем в BPMS, но с другой — никак не ограничивает вас и ваших разработчиков.

Далее нужно разделиться. Для крупных компаний первоочередной является следующая последовательность: составьте список ПО из выбранного класса и пригласите разработчиков этих систем или их представителей поучаствовать в тендере. В обязательном порядке попросите провести онлайн-мастер-класс по автоматизации небольшого процесса. Всем участникам давайте один и тот же процесс. Обратите внимание на сложность и особенность реализации этого процесса в различных BPMS.

Для маленьких компаний я готов дать более конкретный совет:

• если у вас нет собственных серверов и вы не хотите арендовать их, то обратите внимание на облачные решения. Например, на отечественный сервис quickbpm.io;

• если у вас есть сервера или вы готовы  арендовать сервер под новую систему,  обратите внимание на бесплатные решения от различных российских и мировых разработчиков. Например, один из лидеров —  Gartner   — предоставляет полнофункциональную систему на 20 лицензий абсолютно бесплатно. Речь идет о Bizagi Studio;

• если BPMS для вас кажутся слишком сложными и у вас пока нет ни денег, ни времени на их изучение, обратите внимание на облачные сервисы, которые позволяют объединять системы в цепочки без единой строчки кода. Например, Integromat. Конечно, подобный сервис не является заменой полноценной BPMS, но выстроить небольшие процессы и собрать различные сервисы с его помощью можно легко.

Шаг 3. Как автоматизировать первый процесс

Это очень важный этап. В текущей ситуации мы не можем себе позволить ни шести месяцев автоматизации, ни, тем более, неудачного проекта, когда за отведенное время и деньги не будет получен нужный результат. Поэтому при автоматизации первых процессов разделите проект на два этапа:  MVP  и целевой процесс.

Цель на этапе MVP — получить процесс, работающий не хуже текущих процесса и процедур, но при этом максимально исключить из данного этапа все интеграции, которых у вас пока нет в наличии и которые потребуется разрабатывать, тестировать и т.д. Включите в этот этап только те интеграции, которые уже есть в системе. Все новое оставьте на следующий этап. Таким образом вы за короткий промежуток времени (это могут быть дни, а не недели) получите автоматизированный процесс и попробуете его в деле.

На следующем шаге, имея на руках замечания и предложения по изменению первой версии, вы приступите к реализации второй, постепенно добавляя новые интеграции и автоматизируя рутинные задачи. Постепенно, этап за этапом вы будете приближаться к целевому процессу, при этом минимизируете риск построения «космического корабля», который окажется никому не нужен. Второе преимущество данного подхода — быстрый эффект от автоматизации, так как работающий продукт вы получаете уже на этапе MVP.

Как быстро получить эффект?

Для ответа на этот вопрос давайте рассмотрим несколько простых примеров с трудозатратами, которые требуются на каждом из этапов.

Предположим, мы — небольшой магазин, который до текущего момента работал только офлайн. Теперь владелец бизнеса сталкивается с суровой реальностью. Либо придется переходить в онлайн, адаптируясь к современным вызовам, либо закрывать бизнес, признавая фиаско. Предположим, что в нашей команде есть системный администратор (сотрудник компании или «приходящий» исполнитель). Какие шаги мы будем предпринимать?

Шаг 1 

Оркестровать системы в этом случае нечем, поэтому просто с нуля внедрим BPMS.

Шаг 2 

Выбор и подготовка BPMS. Просим нашего администратора подготовить сервер и установить на нем Bizagi Studio:

• выбор и аренда сервера, 2 часа,

• установка и настройка Bizagi Studio, 2 часа.

Шаг 3 

Автоматизация сквозного процесса от заявки клиента до доставки товаров клиенту:

• настройка Google-формы для приема заказов, 1 час,

• автоматизация процесса по приему и обработке заявок в Bizagi (сбор требований, схема процесса, пользовательские формы, и т.д.) на сервере разработки, 8 часов,

• тестирование и доработка процесса, 4 часа,

• соединяем Google-таблицу и процесс в Bizagi без единой строчки кода в сервисе Integromat, 2 часа.

Итого

За три полных дня у вас в компании появляется сквозной процесс по приему и обработке заявок, а также вы получаете возможность эффективной организации удаленной работы. В дальнейшем Google-форму можно заменить на полноценную форму на вашем сайте, вместо Integromat разработать интеграцию напрямую с BPMS. А самое главное — вы можете поэтапно улучшать свой новый процесс, добавляя в него оповещение по SMS, накапливая статистику по клиентам и т.д.

В разобранном примере приведены реальные сроки (даже с учетом небольшого временного запаса). Оптимизировать процессы и выйти на более эффективный способ организации вы сможете за короткий промежуток времени, что и требуется в современных реалиях.

Оперативно адаптирующиеся компании смогут не только выжить, но и приумножить свою эффективность, а долго раскачивающийся бизнес рискует пойти на дно. Это лишь вопрос времени.

На сегодняшний день рекордом в нашей практике является автоматизация курьерской службы в строительной компании. Автоматизация процесса была выполнена за 4 часа. Такой скорости удалось достичь, так как процесс ранее был формализован и описан.

Конечно, на скорость оптимизации влияют разные факторы. Например, в вашей команде может не быть администратора. Тогда, во-первых, вы можете сами попробовать установить BPMS, т.к. установка подобных систем мало отличается от установки программы на домашний компьютер. Во-вторых, вы можете взять на вооружение тот же подход, но еще сильнее упростив его. Например, оставив лишь Google-форму и небольшой процесс в сервисе Integromat.

Если вы по-прежнему не знаете, с какой стороны подойти к решению данной задачи, обращайтесь в нашу Ассоциацию профессионалов по управлению бизнес процессами. Здесь вы легко найдете специалистов, которые помогут вам сделать шаг в цифровой мир. Особенно сейчас, когда скорость перехода на дистанционную работу и своевременная оптимизация всех процессов многим может стоить бизнеса.