прочитано
#процессное управление #программное обеспечение #процессы #бизнес-процессы #гайд

Реализовать BPM в управлении могут только крупные компании, в том числе потому, что это вопрос больших денег. Развенчаем этот миф и рассмотрим ключевые точки, на которые нужно обратить внимание при внедрении процессного подхода в малом и среднем бизнесе.

2 26

Детально рассмотреть особенности BPM невозможно без глубокого и систематизированного анализа основ организационного дизайна. Генри Минцберг в своих работах определяет пять способов координации деятельности в организациях, их также можно назвать способами контроля.

К ним относятся:

  • взаимное согласование;

  • прямой контроль;

  • стандартизация выпуска;

  • стандартизация навыков и знаний;

  • стандартизация процессов.

Кратко разберем каждый из них и ответим на вопрос: что из представленного подходит для малого и среднего бизнеса, а что нет?

1

Взаимное согласование подразумевает координацию посредством встреч рабочих групп. Является гибким и эффективным инструментом. Согласование всех нюансов в ходе встречи, безусловно, является более продуктивным в отличие от недельной переписки по почте.

Однако этот способ не идеален. Совокупные затраты на организацию постоянных совещаний очень велики.

Чтобы встреча была максимально успешной и результативной, участники должны к ней подготовиться. Кроме того, эффективная встреча возможна лишь при числе участников не более пяти. Если их больше, то ее нужно делить на части. Здесь уместна формула:

Рассчет эффективности совещания

Получается, что данный способ координации хорошо работает лишь в компаниях, которые делают свои первые шаги. В противном случае количество встреч рискует превысить рабочее время ключевых сотрудников и возникнет потребность в переходе к другим формам координации.

На самом деле и здесь есть исключение – бирюзовые организации. Так, например, в энергетической компании AES работает 27 000 человек, и, несмотря на масштаб, основополагающей формой контроля является взаимное согласование.

2

Прямой контроль проявляется в связке «руководитель – подчиненный». Чтобы свести к минимуму риск потери эффективности, лучше иметь в прямом подчинении не более 7 сотрудников. Именно на этой концепции базируется деление на отделы, управления, департаменты и т.д. Прямой контроль рождает всем известную организационную структуру. Эта форма управления является одной из самых распространенных на сегодняшний день. Она имеет как явные плюсы, так и очевидные минусы. К плюсам можно отнести передачу управленческого воздействия от руководителя к подчиненному, а к минусам – отсутствие ответственности за конечный результат, ограниченность функциональными обязанностями сотрудников, а также недостаток маневренности .

3

Стандартизация навыков и знаний (квалификации) – управление компанией через фиксацию уровня подготовки сотрудников. Яркий пример – хирург и медицинская сестра. Оба понимают друг друга с полуслова, и может показаться, что данные специалисты действуют автономно. Однако на самом деле ими управляют стандарты и процедуры, которые они изучали ранее.

Эта форма контроля является специфической и уместной далеко не во всех сферах деятельности.

4

Стандартизация выпуска – фиксация параметров продукта либо услуги, производственных планов. То, как именно исполнители будут добиваться этих результатов, является их личным делом.

В качестве наглядного примера можно привести схему взаимодействия между пассажиром и водителем такси. Пассажир не говорит, как управлять машиной или с какой скоростью ехать. Он просто задает конечную цель – когда и куда ему нужно приехать.

5

Стандартизация процессов – здесь речь идет о BPM – управлении процессами организации. Эта управленческая дисциплина уходит корнями в 20-е годы XX века. Прародителем BPM была теория управления Фредерика Тейлора .

Концепция BPM не стоит на месте, постоянно модернизируется и совершенствуется, вбирая в себя новые инструменты. Такие, как LowCode -платформы, RPA , AI и т.д.


Рассмотрев пять основных механизмов координации деятельности организации, хотелось бы отметить, что по мере роста компании средства координации, безусловно, меняются. Они могут видоизменяться постепенно или стремительно, мягко или кардинально. Модель координации нередко переходит от взаимного согласования к прямому контролю, одному из трех типов стандартизации или даже всем сразу.

Малому и среднему бизнесу доступны все виды координации. Однако в качестве основных выступают прямой контроль и управление процессами организации. Три оставшихся являются специфичными и подходят не каждой компании. При этом BPM отвечает всем современным требованиям и вызовам. Какие преимущества может получить организация, выбрав именно BPM, рассмотрим позже.

Доступность технологий

До недавнего времени компаниям с небольшим бюджетом был доступен очень ограниченный набор инструментов, по крайней мере, в области BPM. На текущий момент ситуация кардинально изменилась. Появились Open Source решения и Community Edition , когда вам бесплатно доступен инструмент с ограниченными возможностями.

Рассмотрим самые интересные решения, которые доступны на текущий момент:

1. Платформы по управлению бизнес-процессами – BPMS:

  • ELMA Community – бесплатная отечественная BPMS с ограниченным функционалом (нет ограничений по количеству сотрудников).

  • Bonita BPM – Open Source решение. Уже несколько лет попадает в квадрат Gartner, что косвенно подтверждает потенциал и возможности системы.

  • Bizagi – очень интересное предложение от одного из лидеров квадрата Gartner (занимает 4-е место по результатам 2018 года). Пользователям предоставляется бесплатная полнофункциональная система, ограниченная лишь по числу пользователей (20 сотрудников).

2. Платформы по роботизации процессов – RPA:

  • UI Path – лидер по исследованиям Forrester . Предоставляют пользователям двух роботов бесплатно. Настройка роботов практически на 100% осуществляется с помощью мышки.

  • SikuliX – Open Source решение, для работы с этим инструментом пригодятся навыки программирования.

Таким образом, никаких барьеров в технологиях BPMS и RPA для малого и среднего бизнеса нет. Даже программные продукты лидеров в этих областях являются доступными, понятными, удобными и легко применимыми.

Инсорс vs аутсорс

Актуальность аутсорсинга возрастает с каждым днем. Сегодня компаниям выгодно и удобно привлекать к определенным работам или направлениям деятельности различные сторонние организации.

Аутсорс эффективен и интересен организациям разной величины, в том числе малому и среднему бизнесу. Основными преимуществами являются гибкое регулирование уровня собственных затрат и возможность потребления разных объемов услуг. Альтернативой можно назвать развитие компетенций внутри компании.

Компетенции в BPM как управленческой дисциплине при переходе на процессное управление необходимо развивать внутри компании. Вы ведь не хотите передать управление своей компанией кому-то постороннему? С другой стороны, надо понимать, что BPM не сводится к рисованию квадратиков и стрелочек. Специалист по бизнес-процессам – это самостоятельная профессия, как врач, маркетолог, экономист. Она требует специфичных знаний в области BPM, владения лучшими практиками, а также умения использовать в своей работе современные ИТ-инструменты, например BPMS и RPA.

Никто не пойдет лечить зубы к «специалисту», который просто знает несколько терминов и держал в руках зонд, пинцет и зеркало. А вот в области BPM заниматься процессами зачастую доверяют «специалистам», которые часто не могут сформулировать, что такое бизнес-процесс. Безусловно, это является огромной ошибкой и ничем хорошим не заканчивается как, например, и в случае со стоматологом.

Поэтому, на первых шагах, если внутри компании нет специалиста по BPM, важно обратить внимание на аутсорсинг, привлекая к работе экспертов в области BPM. В перечень услуг для аутсорсера необходимо обязательно включить внутреннее обучение персонала процессному управлению и инструментам, которые будут использованы в ваших проектах. Это дальновидное решение позволит существенно повысить внутреннюю компетенцию в компании.

В дальнейшем вы всегда сможете либо полностью перейти на инсорсинг, либо комбинировать инсорсинг и аутсорсинг. Например, привлекать стороннюю компанию в дальнейшем будет уместно для крупных и масштабных проектов.

Что дает BPM + BPMS

Преимуществам процессного управления можно посвятить отдельную статью. Ниже рассмотрим только те элементы, которые будут интересны именно малому и среднему бизнесу:

1. Таблетка от болезни роста

Практически каждая организация на разных этапах своего развития сталкивается с этой проблемой. Чаще всего она проявляется при взрывном росте популярности продукта или услуги и, как следствие, массовом притоке клиентов. Если никак на это не реагировать, то компания рискует потерять клиентов, либо большое количество заказов неизбежно приведет к снижению качества.

Автоматизируя бизнес посредством BPMS, организация перекладывает почти весь контроль над процедурами и качеством на машину, которая не ошибается и не устает. За всеми отклонениями также следит система. Она незамедлительно информирует о каких-либо сбоях или инцидентах. Это позволяет максимально оперативно реагировать на проблемы и сбои, не затягивая их и не превращая в снежный ком.

2. Масштабируемость бизнеса

Плох тот солдат, который не желает быть генералом. Всегда хочется сделать шаг от локального бизнеса к глобальному, выйти на рынок в других городах и странах. С помощью связки BPM плюс BPMS можно создать цифровой двойник компании. В дальнейшем, открывая новые точки присутствия, достаточно просто предоставить доступ набранным сотрудникам к существующей BPMS. В результате новый офис начнет работать по тем же отточенным принципам и стандартам.

Ярким примером подобной системы является компания «Додо Пицца». В центре этого бизнеса стоит ИТ-система, которая позволяет динамично масштабировать бизнес, открывая пиццерии по всему миру. В настоящий момент пиццерия из Сыктывкара представлена в 11 странах мира.

3. Agility 

Маневренность – один из краеугольных камней современности. Та компания, чья система управления окажется более эффективной и отвечающей вызовам современности, сможет в итоге выжить на современном рынке.

Технологические революции, которые переворачивают целые индустрии, происходят все чаще и чаще. Если вовремя не отреагировать и не уловить современные технологические веяния, организацию не спасут ни ее размеры, ни доля рынка. Показательный пример – компания KODAK, которая проигнорировала появление цифровой фотографии.

BPM в связке с BPMS, с одной стороны, благодаря быстрой разработке позволяют непрерывно тестировать рынок. От идеи до создания Proof Of Concept проходит один-два дня. С другой, чтобы изменить деятельность компании, не нужно долго вносить изменения в регламенты, согласовывать изменения, переобучать сотрудников и т.д. Достаточно лишь внести изменение в процесс, согласовав это с владельцем процесса. Через несколько щелчков мыши организация будет жить и функционировать согласно обновленной процедуре.

4. Независимость

Очень актуальная тема, особенно когда в компании много специалистов, стоявших у истоков компании. В такой ситуации очень много важной информации еще не формализовано, а весь бизнес живет в головах ключевых сотрудников. Уход каждого из них может дорого обойтись компании. Именно поэтому важно как можно скорее систематизировать знания, а процессы – упорядочить и оптимизировать. В случае если основные бизнес-процессы поставлены на надежные рельсы BPMS, компания начинает существовать как полноценная система, а зависимость от ключевых сотрудников снижается.

Многие актуальные вопросы были рассмотрены в статье, а многие еще предстоит осознать и изложить. Подводя итог, хотелось бы выделить четыре основополагающих момента:

  1. BPM – один из пяти способов управления компанией.

  2. Технологии BPMS и RPA доступны не только большим, но и маленьким компаниям с небольшим бюджетом.

  3. Схема BPM + BPMS, безусловно, не является волшебной таблеткой, но может помочь даже малому бизнесу выйти на новый уровень развития, справиться с текущими вызовами и т.д.

  4. Развивать BPM должны профессионалы. Если их нет в вашей команде, то настройкой процессного управления могут заняться специалисты-аутсорсеры.

24.06.2019 21:00:02
Ответить
В ногу со временем!
Ответить
13.06.2019 12:00:16
Ответить
Георгий! Спасибо за новую статью!!! С нетерпением ждём следующих!
Ответить