прочитано
#СМК #стандарты ИСО #управление рисками #ликбез

Как правильно вести себя в спорных ситуациях организациям, которые внедрили (или думают, что внедрили) стандарт ИСО 9001-2015?

0 8

Продолжаем рассказывать о коллизиях аудита. 

Коллизия третья. Про делопроизводство

Ситуация: в ходе проверки было выявлено несоответствие – нарушение инструкции по делопроизводству. Аудитор сформулировал суть проблемы следующим образом: «В инструкции по делопроизводству указано, что служебные записки должны:

  1. Оформляться на бумажном носителе;

  2. Передаваться адресатам под роспись в получении. 

Только так и никак иначе. Притом по факту было обнаружено:

  1. Записку оформили в электронном виде, переслали по e-mail. 

  2. Ее не передавали адресату под роспись.

Требования инструкции по делопроизводству выполнены не были, несмотря на то, что в ответном письме пришло подтверждение получения служебной записки.

  • Вопрос: прав ли аудитор?

  • Ответ: прав.

В данном случае речь идет об обмене информацией. Обратите внимание на пункт 7.4   ИСО 9001. Компания продемонстрировала инструкцию, которая «раскрывает» порядок выполнения указанных в данном пункте требований. Но не выполнила их в полной мере.

Пункт 7.4. предписывает организации определить порядок внутреннего и внешнего обмена информацией, относящейся к СМК. В том числе в подпункте d содержится требование к тому, каким образом будет передаваться информация.

Коллизия четвертая. Про документы и здравый смысл

Ситуация: при посещении одного из филиалов организации аудиторы запросили:

  • технические задания (ТЗ) – документы, устанавливающие требования потребителя к исполнению работ по договору, согласно которым велись работы.

  • все свидетельства исполнения филиалом обязанностей в рамках работы по данному договору. 

На момент аудита все запрошенное было предоставлено филиалом. Примерно неделю спустя аудиторы приехали в центральный офис, запросили ТЗ и договор, ранее рассмотренные в филиале. Все документы были предоставлены повторно. 

Но за день до приезда проверяющих лиц потребитель прислал проект дополнений к ТЗ

На момент посещения аудиторами центрального офиса дополнительное соглашение находилось в стадии подготовки. 

Аудиторы написали в листе наблюдения, что данной информации не было предоставлено в филиале. И там об этом никто ничего не знает. Привязка наблюдения была сделана к пункту 8.2.4 «Если требования к продукции и услугам изменены, организация должна обеспечить, чтобы в соответствующую документированную информацию были внесены поправки, а соответствующий персонал был поставлен в известность об изменившихся требованиях».

  • Вопрос: правы ли аудиторы?

  • Ответ: не правы.

В данном случае играет роль такой важный фактор, как «здравый смысл». На момент посещения аудиторами филиала не было и намека со стороны потребителя об изменениях или намерениях внести их в ТЗ. Предугадывать настолько точно маневры потребителя стандарт не требует, поскольку это абсурд.

Кроме того, обратите внимание на пункт 8.2.4: если требования к продукции и услугам изменены «…» соответствующий персонал должен быть поставлен в известность об изменившихся требованиях.

Есть стопроцентное свидетельство того, что на момент аудита в центральном офисе требования еще не были изменены. Проект дополнительного соглашения только формировался, а значит, доводить до персонала филиалов было нечего. 

В приведенной ситуации ничего не нарушено, нет поводов даже для написания листа рекомендаций, не то что для листа наблюдений .