Карта аудита

Внутренние аудиты  – проверки, которые проводятся самой организацией. Это ключевой управленческий инструмент для оценки соответствия системы менеджмента стандарту. Если вы являетесь руководителем и имеете отношение к качеству в компании, вам пригодится наш гайд.

Для реализации проверки нужно выполнить определенные шаги:

1. Разработать программу внутреннего аудита, чек-листы, утвердить процедуру;

2. Запланировать внутренний аудит;

3. Сформировать команды внутренних аудиторов под задачу;

4. Провести аудит;

5. Выпустить отчет;

6. Получить список корректирующих и предупреждающих действий для дальнейшего контроля. 

Рассмотрим аудит поэтапно и отметим самые важные моменты. Основной акцент будет на внутреннем аудите пищевого производства, однако методику можно назвать универсальной: добавив отраслевую специфику, ее можно использовать почти в любой сфере деятельности. 

Разрабатываем документацию 

Внутренний аудит начинается с разработки процедуры, которая должна содержать как минимум:

• область применения;

• термины и определения;

• нормативные ссылки;

• информацию об ответственных лицах;

• программу внутреннего аудита;

• план внутреннего аудита;

• метод оценки внутренних аудиторов;

• чек-лист;

• требования к отчету и плану корректирующих мероприятий;

• порядок согласования результатов аудита;

• мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий. 

Программу обычно составляют на год, в ней планируют проведение аудитов. В программу аудитов включают в том числе цели, объекты аудита, процедуры, методы, критерии, ресурсы, включая командировочные расходы, а также информацию о том, кто будет проводить проверку, где и когда. 

Как часто проводить внутренние плановые аудиты, руководство компании решает самостоятельно. Иногда одного раза в год бывает достаточно, но все зависит от сферы деятельности и потенциальных рисков.

Обязательно следует прописать в процедуре основания для внеплановых внутренних аудитов, например, такие как: 

• регулярные проблемы с качеством продукции;

• претензии потребителей;

• изменения в технологии производства; 

• изменения в плане  ХАССП .

Создать чек-листы для аудиторов можно, например, на основании стандартов и внутренних процедур, а также  КПЭ . Для каждого процесса сделайте отдельный чек-лист, предусмотрите в нем места для указания даты, команды аудита и подписи проверяемого.

Обычно в чек-лист аудита по пищевой безопасности включают вопросы по темам:

• ХАССП;

• Анализ рисков;

• Санитарная программа;

• Борьба с вредителями;

• Контроль  опасностей ;

• Прослеживаемость и отзыв товара;

• Проверка поставщиков;

• Хорошие производственные практики;

• Работа с жалобами потребителей;

• Приемка, хранение и отгрузка ингредиентов и продукции;

• Обучение;

• Профилактическое обслуживание оборудования;

• Соблюдение параметров производства и рецептур;

• Лабораторные исследования продукции;

• Мониторинг окружающей среды и др.

Формируем команды

Заранее подумайте, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов, каковы будут критерии принятия решений. Оценку проводите перед каждым внутренним аудитом и документируйте ее так, как установили в процедуре «Внутренний аудит», например, в баллах. 

При оценке нужно учесть личные и профессиональные качества и навыки внутреннего аудитора. Среди личных качеств могут быть:

• наблюдательность; 

• этичность;

• доброжелательность;

• организационные навыки;

• умение слушать.

Среди профессиональных:

• пройденное обучение;

• сертификаты;

• опыт участия в предыдущих внутренних аудитах;

• опыт работы по требуемому направлению;

• репутация сотрудника;

• отсутствие взысканий. 

Можно оценить и soft skills. Например, ответив на вопросы:

• может ли аудитор сделать так, чтобы проверяемые захотели ему помочь;

• признает ли он свои ошибки, как только их обнаруживает.

Оцените объективность, беспристрастность и независимость аудиторов от процесса или деятельности, подлежащей аудиту. Например, сотрудник не должен проверять подразделение, в котором работает или ранее  работал . 

Если проверку проводят сразу несколько аудиторов, назначьте руководителя проверки. Выбрать его можно, исходя из количества набранных баллов при оценке аудиторов. 

Организационные вопросы 

План внутреннего аудита составляется непосредственно перед аудитом. Он основывается на программе аудита, а также информации, предоставленной проверяемым подразделением. План должен способствовать наилучшей координации, соблюдению последовательности и сроков выполнения работ. Он содержит подробную информацию о том, кто будет в группе по аудиту, о разделении обязанностей, времени для аудита каждого подразделения или процесса, применяемых методах проверки. 

Аудит может быть объявленным или необъявленным. В первом случае аудируемое подразделение заранее предупреждают о дате проведения аудита, чаще компании применяют метод формального письменного уведомления. 

Уведомите проверяемого об  объеме аудита и плане его проведения : какие люди в каком отделе и в какое время будут задействованы. Уточните, что на вводном и заключительном собрании очень желательно присутствие руководства. 

Что касается необъявленного аудита, то в нем есть смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками входит в основной функционал аудиторов либо если высоки риски злоупотреблений, халатного отношения, мошенничества.

Необъявленные аудиты часто воспринимаются негативнее, чем объявленные, но достоверность результатов такого аудита может быть гораздо выше, ведь аудиторов не ждут и можно оценить реальное состояние дел. Кроме того, такая практика держит в тонусе работников. 

Если было принято решение о проведении необъявленного внутреннего аудита, позаботьтесь о том, чтобы информация о его проведении не утекла раньше времени. Например:

• план необъявленных аудитов должен знать только руководитель подразделения внутреннего аудита, а аудитору сообщайте о том, какое подразделение он проверяет, непосредственно перед проверкой;

• если необходима командировка, покупайте билет самостоятельно, а не через компанию. Командировочное удостоверение оформляйте уже  по факту . 

Проверка и отчет

Обязательно начните аудит с проведения вводного собрания, на котором:

• объясните, что внутренний аудит будет проверять и по каким стандартам/требованиям;

• напомните, как в соответствии с процедурой будут категоризированы риски. Например: критическое несоответствие; несоответствие; соответствие или возможность для улучшения;

• сообщите, кто будет задействован в процессе и когда;

• определите, какие инструменты будут применять аудиторы. Например: анализ документации, осмотр производства, опрос персонала;

• уточните, в какие сроки необходимо будет составить и реализовать план корректирующих и предупреждающих мероприятий; 

• обсудите запрос документов и данных, которые могут понадобиться при проведении аудита; 

• не забудьте уточнить, что у вас нет цели найти виновных или несоответствия, а наоборот, цель – собрать свидетельства того, что система работает.

Теперь переходим к самой проверке.

Подробно записывайте все увиденное и услышанное. При просмотре документации записывайте подробности: название документа, ссылку, дату выпуска и так далее. Опрашивая персонал, документируйте имя сотрудника, должность и отдел. Когда осматриваете производство и иные процессы или помещения, записывайте или делайте подробные фото того, что было фактически замечено. К примеру, используемое оборудование, его состояние, даты последнего обслуживания. Все это понадобится при написании отчета.

Помните: проводя аудит, вы собираете информацию, а не предоставляете ее.

Несколько советов:

• Все участники аудита должны сотрудничать для достижения целей аудита.

• Аудиторам нужно соблюдать те же правила техники безопасности и производственные практики, что и другим сотрудникам.

• Сопровождающие аудитора не должны отвечать на все вопросы. Например, если аудитор спрашивает сотрудника, ответственного за мойку инвентаря, о правилах его работы, на вопрос должен ответить именно ответственный за мойку.

• Не забудьте проверить действия по результатам предыдущего внутреннего аудита: были ли предприняты корректирующие меры, и если да, то какова их эффективность.

По итогам аудита важно получить подтверждение того, что:

1.  процесс документирован;

2. результаты деятельности компании измеряются;

3. компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями;

4. персонал понимает свою роль. 

На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за их помощь во время внутреннего аудита. Объясните, что внутренний аудит основан на выборке и что это срез ситуации в данный момент. Напомните, что любые вопросы приветствуются. 

Еще раз уточните объем и цели аудита, чтобы удостовериться, что все понимают, что было проверено.

Дайте общее резюме своих выводов во время аудита. Это возможность обобщить свои мысли и дать обратную связь по тем областям, в которых система работает хорошо. Этот совет поможет избавить людей от стереотипа, что аудит – это поиск несоответствий. После можно обсудить и выявленные проблемы: выслушайте любые высказанные замечания и вопросы. Несоответствия, которые не принимаются, должны быть изучены дополнительно, и вам нужно попытаться достичь соглашения и убедиться в достаточной обоснованности своих выводов. Если соглашения достичь не удалось, информацию о наличии несоответствия и разногласиях надо довести до  менеджера по качеству . 

Наконец, аудитор должен поблагодарить проверяемых за их сотрудничество во время аудита и проинформировать их о том, когда будет подготовлен аудиторский отчет, а также о сроках предоставления плана корректирующих мероприятий.

После завершения проверки сформируйте отчет по внутреннему аудиту. Он должен быть написан просто и понятно. Представьте, что его читает человек, далекий от тематики аудита: отчет не должен вызывать у него вопросов. Согласуйте его, утвердите и направьте аудируемым.

В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственного и планируемой даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение.

Результат внутреннего аудита и программы корректирующих мероприятий являются фундаментальным элементом для процесса анализа со стороны руководства, а также важным инструментом для снижения рисков.