Как не пройти внешний аудит

Для того чтобы получить массу несоответствий на внешнем аудите, а в идеале – отзыв или приостановку действия сертификата, нужно очень постараться. 

1. Готовьтесь заранее

Первым делом пустите все на самотек – не вмешивайтесь. Ни в коем случае не стоит:

• тратить средства на развитие и реконструкцию производства;

• обращать внимание на жалобы работников и обращения потребителей;

• выполнять корректирующие действия. 

Желательно заниматься очковтирательством:

• вести двойную бухгалтерию;

• искажать данные в отчетах;

• вести фиктивные записи;

• забывать делать необходимые записи. 

Хорошо бы упразднить все внутренние нормативные документы. В крайнем случае их попросту можно не актуализировать. Игнорируйте требования законодательства, а особенно произошедшие изменения. 

Личным примером демонстрируйте своим работникам пренебрежительное отношение к безопасным условиям работы и к применению  средств индивидуальной защиты . 

2. Стройте «потемкинские деревни»

Главное – убедить проверяющих, что все у вас идет хорошо. Это, конечно, не составит никакого труда. Ведь аудиторы – недалекие люди и поверят вам на слово. Но на всякий случай работников следует запугать, чтобы, не дай Бог, лишнего не ляпнули. Пусть улыбаются и машут. А еще лучше молчат, словно воды в рот набрали. 

Пугать нужно не абы как, а со всей серьезностью: пригрозить лишением премии, а то и увольнением. В общем, направить все усилия на то, чтобы работники при виде аудитора разбегались по углам. А те, которые все-таки попадутся в лапы безжалостному проверяющему, рта раскрыть не смели и на самые элементарные вопросы, например, такой как: «Кто является вашим непосредственным руководителем?», могли только еле слышно вымолвить: «Не знаю, я ничего не знаю».

На высокий уровень прессинга сотрудников способны не многие. Только самые сильные и уверенные в себе руководители. Не отчаивайтесь, эти способности можно в себе развить.

Лайфхак, как запугать аудитора

Вам уже повезло, и вы всегда сможете доказать свою правоту, если вы мужчина весом более ста килограммов и ростом около двух метров. Вам вдвойне повезло, если проверку проводит маленький щупленький аудитор, например, какая-нибудь женщина. Возможно, вам будет сложно справиться одному, но если вы призовете на подмогу двух-трех своих крупногабаритных коллег, то сделать это будет гораздо легче. 

Используйте «пацанский» прием: окружите аудитора со всех сторон, громко кричите, потрясая кулаками и брызгая слюной. Пусть проверяющий боится! Можно раза два употребить крепкие нецензурные выражения, но не больше, вы же культурные люди! 

Со стороны данная картина выглядит довольно комично, но не берите в голову. Главное – доказать аудитору, что открытый и неогороженный люк в полутемном цехе, на полу которого разлито машинное масло, – часть кадровой политики по повышению концентрации внимания работников в целях сохранения их жизни и здоровья в будущем.

подробнее

3. Отвлекающие маневры 

При внешнем аудите все средства хороши. Поэтому попытайтесь отвлечь внимание аудитора от процесса проверки и «потянуть время». Можно использовать следующие проверенные приемы:

• опоздайте к назначенной встрече;

• «травите байки», рассказывайте смешные анекдоты и случаи из жизни в течение всего отведенного на аудит времени, пресекайте попытки аудитора вернуть разговор в нужное русло;

• «повисните на телефоне», ведь вы очень занятой человек и у вас есть другие, более важные дела;

• уйдите из кабинета в поисках нужного документа не менее чем на полчаса;

• пространно жалуйтесь на руководство, своих коллег, тещу и на жизнь в целом;

• активно интересуйтесь личной жизнью аудитора;

• тратьте на перемещения между подразделениями как можно больше времени, водите аудитора кругами;

• при перемещении на большие расстояния между цехами не используйте автотранспорт;

• вводите аудитора в заблуждение;

• уходите от конкретного вопроса;

• диктуйте проверяющему свой темп аудита;

• используйте эмоциональный шантаж;

• не предлагайте аудитору воды – нигде и никогда;

• продержите аудитора на проходной как можно дольше;

• не приходите сами и уговорите своих коллег не приходить на начальное и заключительное совещание, и еще множество подобных способов.

4. Относитесь к аудитору как к врагу

Помните, что к вам пришел недруг, поэтому не дайте себя обмануть – не верьте его дружелюбию и открытой улыбке. С порога покажите, что вы о нем думаете:

• смотрите на него с ненавистью в упор;

• разговаривайте резко и отрывисто;

• обрывайте его на полуслове;

• во время разговора хлопайте по столу ладонью и повышайте голос. 

Если аудитор говорит вам о том, что в вашем подразделении выявлены несоответствия, воспринимайте эти заявления как личную обиду. Доказывайте свою правоту, не сдавайтесь и бейтесь до конца! Даже если в душе совершенно согласны с замечаниями, все равно – спорьте до хрипоты, отрицайте все факты.

5. Как заставить аудитора написать «правильный» отчет

1. Можно попытаться подкупить аудитора. Ну а что такого? Всем кушать хочется, и аудитор тоже человек. Можно предложить ему деньги или другие материальные ценности.

2. Можно попробовать соблазнить проверяющего. Если проверяющий мужчина, то уговорить его пересмотреть свои негативные выводы о деятельности компании поможет прелестная девушка, и, наоборот, галантный мужчина несомненно убедит даму-аудитора в том, что система менеджмента в проверяемой организации работает безукоризненно. На практике такой способ почему-то не работает, но попытаться все-таки стоит.

3. Можно начать плакать и сетовать на судьбу. Перечисляйте все обиды, которые только вспомните. Это хороший способ разжалобить аудитора, чтобы он закрыл глаза на все несоответствия. 

4. Можно в попытке отстоять свою точку зрения наброситься на аудитора с кулаками и даже попытаться его задушить. Но такие порывы почему-то всегда заканчиваются увольнением эмоционального борца «за правду». 

Как видите, на то, чтобы испортить процесс аудита, нужно потратить массу сил, энергии и времени, проявить при этом изрядную долю выдумки и фантазии. Но если вы задались такой целью, то вредные советы вам однозначно в этом помогут.

Если без шуток, то, к моему огромному счастью, во время проведения проверок я встречаюсь с настоящими профессионалами, людьми, которые болеют душой за дело, ценят свое время и время окружающих, искренне стремятся внести вклад в развитие компании, с уважением относятся к проверяющим и с благодарностью – к выданным ими пожеланиям к улучшениям. 

Для того чтобы аудиты проходили с пользой и без заминок, важно понимать, какие бывают проверки и цель их проведения. 

Различают три вида аудиторских проверок:

1. Первой стороны – внутренний аудит, проверка организацией своих собственных систем и процедур;

2. Второй стороны – внешний аудит, проверка поставщиков или подрядчиков;

3. Третьей стороны – внешний аудит, проверка органами по сертификации.

Цель аудита третьей стороны – определить, что система менеджмента качества создана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в соответствии с требованиями стандарта. Сертификационные органы всегда выдают сертификаты с пониманием того, что они подтверждают компетентность организации в результативном управлении своими процессами. Внешний аудитор оценивает организацию и результаты внутреннего аудита системы менеджмента качества с целью определения их результативности. Поэтому внутренний аудит –это очень важная и неотъемлемая часть хорошо функционирующей системы менеджмента.

Проверка делается на основании выборки, внешний аудитор не в состоянии досконально просмотреть каждую деталь системы. Для того чтобы внешний аудит был результативен и у проверяющего была возможность провести объективную оценку, важно заблаговременно предоставить аудитору актуальную информацию о «контрольных точках», таких как:

• область применения СМК;

• политика в области качества;

• цели и задачи СМК;

• организационная структура компании. 

При проведении проверки нужно предоставлять по запросу аудитора актуальную информацию и открыто отвечать на поставленные вопросы.

Мои коллеги-аудиторы, со своей стороны, тоже нацелены на эффективное проведение проверки и ведут себя максимально корректно. Поэтому аудиты проходят в рамках правил делового поведения и нормальных человеческих взаимоотношений. А если и бывают некоторые недоразумения и недопонимания между аудитором и проверяемыми, то на помощь всегда приходят чувство юмора, выдержка и профессионализм.